Funktionen der "Benutzer-Arbeitsschritte"

Bei der Definition eines Benutzer-Arbeitsschritts können Sie festlegen, welche Funktionen dem zuständigen Benutzer während der Ausführung einer Aufgabe zur Verfügung stehen sollen.
Die hier festgelegten Funktionen bestimmen den Aufbau des Arbeitsbereichs des zuständigen Benutzers für die Ausführung dieser Aufgabe.

Alle vorhandenen Funktionen werden Ihnen im Folgenden erläutert:

Für alle Funktionen gilt:

  • Stehen dem zuständigen Benutzer aufgrund der ausgewählten Funktionen mehrere Markierungen zur Verfügung (z.B. "Erledigt" und "Nicht zuständig"), kann er nur eine dieser Markierungen setzen.
  • Wenn dem Arbeitsschritt nur ein Workflow-Zweig folgt, wird die Beschriftung dieses Workflow-Zweigs im Workflow-Diagramm nicht angezeigt.
  • Erledigung bestätigen

    Kenntnisnahme bestätigen

    Entscheidung treffen

    Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Entscheidung" mit folgenden Feldern:

  • Mindestens eine der beiden Markierungen Jede Entscheidungsmöglichkeiten als eigenen Workflow-Zweig oder Getroffene Entscheidung in den Metadaten merken muss gesetzt werden.
  • Unterschreiben

  • Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Anwendungsmodul Elektronische Signatur im Einsatz haben.
  • Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Unterschreiben" mit folgender Konfigurationsmöglichkeit:

    Ablehnen

    Zurückschicken

    Weiterleiten

    Nicht zuständig

    Notiz eingeben

    Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Notiz" mit folgenden Optionen:

  • Nur eine der beiden Markierungen Eingegebene Notiz dauerhaft bei dem Objekt (z.B. Schriftstück) anzeigen und Eingegebene Notiz nur innerhalb des Workflow-Durchlaufs bei dem Objekt (z.B. Schriftstück) anzeigen ist möglich.
  • Datenfelder anzeigen/bearbeiten

    Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Datenfelder":
    Nähere Informationen zur Bearbeitung des Reiters, siehe: Reiter "Datenfelder".

    Datensatzmaske bearbeiten

  • Beim Dokumenteneingang kann diese Funktion auch genutzt werden, wenn das Schriftstück noch nicht abgelegt wurde und der Benutzer somit eigentlich noch keine Zugriffsberechtigung darauf besitzt.
    In diesem Fall muss der Benutzer auch (noch) nicht alle Pflichtfelder ausfüllen.
    Wenn der Benutzer jedoch das Feld Zugriff ausfüllt, wird hierdurch das Schriftstück automatisch abgelegt und es müssen somit alle Pflichtfelder gefüllt sein.
  • Datei bearbeiten