Funktionen der "Benutzer-Arbeitsschritte"
Bei der Definition eines Benutzer-Arbeitsschritts können Sie festlegen, welche Funktionen dem zuständigen Benutzer während der Ausführung einer Aufgabe zur Verfügung stehen sollen.
Die hier festgelegten Funktionen bestimmen den Aufbau des Arbeitsbereichs des zuständigen Benutzers für die Ausführung dieser Aufgabe.
Alle vorhandenen Funktionen werden Ihnen im Folgenden erläutert:
- Erledigung bestätigen
- Kenntnisnahme bestätigen
- Entscheidung treffen
- Unterschreiben
- Ablehnen
- Zurückschicken
- Weiterleiten
- Nicht zuständig
- Notiz eingeben
- Datenfelder anzeigen/bearbeiten
- Datensatzmaske bearbeiten
- Datei bearbeiten
Für alle Funktionen gilt:
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe eine Markierung Erledigt um die Erledigung der Aufgabe zu bestätigen.
Was geschieht im Workflow-Diagramm? Im Workflow-Diagramm entsteht ein Workflow-Zweig mit der Beschriftung "Erledigt", in dem der weitere Ablauf festgelegt werden muss.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe eine Markierung Bestätigen um die Kenntnisnahme des Schriftstücks etc. zur Aufgabe zu bestätigen.
Was geschieht im Workflow-Diagramm? Im Workflow-Diagramm entsteht ein Workflow-Zweig mit der Beschriftung "Bestätigt", in dem der weitere Ablauf festgelegt werden muss.
Wie wird die Entscheidungsmöglichkeit dem zuständigen Benutzer angezeigt? Jede Entscheidungsmöglichkeit wird dem zuständigen Benutzer während der Ausführung des Arbeitsschritts als Markierung angeboten.
Der zuständige Benutzer kann zwischen mehreren Entscheidungsmöglichkeiten auswählen, beispielsweise Ja / Nein, Einverstanden / Nicht einverstanden usw. .
Der zuständige Benutzer kann zwischen mehreren Entscheidungsmöglichkeiten auswählen, beispielsweise Ja / Nein, Einverstanden / Nicht einverstanden usw. .
Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Entscheidung" mit folgenden Feldern:
- Entscheidungsmöglichkeiten
Hier können Sie die anzubietenden Entscheidungsmöglichkeiten eintragen, welche dem zuständigen Benutzer angeboten werden sollen. (Angabe erfolgt durch Komma oder Semikolon getrennt)Wählen Sie hier aus einer Liste an vorgeschlagenen Entscheidungsmöglichkeiten aus oder tragen Sie beliebige eigene Entscheidungsmöglichkeiten ein.
Eine Entscheidungsmöglichkeiten kann maximal 20 Zeichen lang sein.
Es können bis zu fünf Entscheidungsmöglichkeiten eingetragen werden.
- Jede Entscheidungsmöglichkeiten als eigenen Workflow-Zweig
Was geschieht im Workflow-Diagramm?
Mit dieser Markierung kann festgelegt werden, dass im Workflow-Diagramm zu jeder Entscheidungsmöglichkeit ein eigener Workflow-Zweig entsteht, in dem die Schritte festgelegt werden müssen, die durchgeführt werden sollen, wenn sich der zuständige Benutzer für diese Entscheidungsmöglichkeit entscheidet.Ist diese Markierung nicht gesetzt, wird lediglich ein gemeinsamer Workflow-Zweig mit der Beschriftung "OK" erzeugt.
- Getroffene Entscheidung in den Metadaten merken
Mit der Markierung Getroffene Entscheidung in den Metadaten merken kann festgelegt werden, dass die vom zuständigen Benutzer getroffene Entscheidung in ein Metadatenfeld gesetzt wird. Der Name dieses Metadatenfeldes kann unter der Markierung im Eingabefeld Name des Metadatenfeldes beliebig festgelegt werden. Der Name wird in der Metadatenkategorie Workflow gespeichert.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer kann das Schriftstück im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabenach Setzen der Markierung Unterschreiben elektronisch unterschreiben.
Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Unterschreiben" mit folgender Konfigurationsmöglichkeit:
- Zeichnungsart
Hier können Sie die Zeichnungsart für die Funktion Unterschreiben festlegen.
Hintergrundinformationen "Zeichnungsarten"
Sie können in regisafe beliebig viele sogenannte Zeichnungsarten festlegen. Zeichnungsarten können z.B. Mitzeichnung, Schlusszeichnung sein oder Genehmigt, Versandfertig usw. Letztlich wird damit der Zweck der Unterschrift genauer festgelegt.
Die Zeichnungsarten können berechtigte Benutzer in der Auswahlfeld-Liste Zeichnungsarten definieren.
Bei jeder Unterschrift muss die Zeichnungsart ausgewählt werden. Solange in der Auswahlfeld-Liste noch keine Zeichnungsarten definiert sind, können also auch keine Schriftstücke/Dokumente elektronisch unterschrieben werden.Durch die Zeichnungsart wird außerdem festgelegt, ob beim Unterschreiben die fortgeschrittene Signatur (Option Passwort), die qualifizierte Signatur (Option Qualifiziert) oder beide zur Verfügung stehen sollen. Ist in der betreffenden Zeichnungsart keine der beiden Signatur-Arten markiert, stehen automatisch beide Signatur-Arten zur Verfügung.Hinweis: Welche Signatur-Arten beim Unterschreiben zur Verfügung stehen, hängt neben der Zeichnungsart außerdem davon ab, ob das Modul Elektronische Signatur mit Governikus (siehe unten) eingesetzt wird und ob die entsprechende Berechtigung Elektronisch unterschreiben (fortgeschrittene Signatur) bzw. Elektronisch qualifiziert unterschreiben (qualifizierte Signatur) vorliegt.
Was geschieht im Workflow-Diagramm? Im Workflow-Diagramm entsteht ein Workflow-Zweig mit der Beschriftung "Unterschrieben", in dem festgelegt werden muss, was im weiteren Ablauf passieren soll.
- Innerhalb des Workflow-Tests wird keine Unterschrift durchgeführt, stattdessen wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Workflow ohne Unterschrift fortgesetzt.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe eine Markierung Ablehnen um die Ausführung der Aufgabe zu verweigern.
Was geschieht im Workflow-Diagramm? Im Workflow-Diagramm entsteht ein Workflow-Zweig mit der Beschriftung "Abgelehnt", in dem festgelegt werden muss, was in diesem Fall passieren soll.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe eine Markierung Zurückschicken um zu bestimmen, dass das Schriftstück ö.a. zu einem anderen Benutzer zurückgeschickt werden soll.
Was geschieht im Workflow-Diagramm? Im Workflow-Diagramm entsteht ein Workflow-Zweig mit der Beschriftung "Zurückschicken", in dem festgelegt werden muss, was in diesem Fall passieren soll z.B. ein Sprung zu einem vorhergehenden Workflow-Schritt.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe eine Markierung Aufgabe weiterleiten um diese Aufgabe an einen anderen Benutzer weiterzuleiten.
Folgende zusätzliche Felder werden dem zuständigen Benutzer bei Auswahl angeboten:
- Neuer zuständiger Benutzer
Angabe des Benutzers an welchen die Aufgabe weitergeleitet werden soll. - Hinweis für den neuen zuständigen Benutzer
Angabe eines Hinweises, welcher dem neuen zuständigen Benutzer angezeigt werden soll.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe eine Markierung Nicht zuständig um sich als nicht zuständig zu erklären.
Was geschieht im Workflow-Diagramm? Im Workflow-Diagramm entsteht ein Workflow-Zweig mit der Beschriftung "Nicht zuständig", in dem festgelegt werden muss, was in diesem Fall passieren soll.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe ein mehrzeiliges Eingabefeld Notizen, in das er beliebige Notizen eintragen kann.
Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Notiz" mit folgenden Optionen:
- Der zuständige Benutzer muss eine Notiz eingeben
Hier können Sie festlegen, dass das Feld Notizen beim zuständigen Benutzer als Pflichtfeld bestimmt wird. - Wenn der Benutzer ein negatives Ergebnis wie beispielsweise "Abgelehnt" oder "Nicht zuständig" wählt, werden die Pflichtfelder jedoch nicht überprüft, d.h., der Benutzer kann in diesem Fall die Durchführung der Aufgabe auch dann mit OK bestätigen, wenn er keine Notiz eingetragen hat.
- Eingegebene Notiz dauerhaft bei dem Objekt (z.B. Schriftstück) anzeigen
Hier können Sie festlegen, dass die Notiz bei dem jeweiligen Objekt des Workflow-Durchlaufs (z.B. Schriftstück) gespeichert wird.
Sie entspricht damit einer Notiz, die mit dem Notiz-Symbol in der Dateianzeige oder mit dem Befehl Notizen und Stempel | Neue Notiz erstellt wurde und wird jedem Benutzer angezeigt, der auf das Objekt Zugriff besitzt und es sich anzeigen lässt.
- Eingegebene Notiz nur innerhalb des Workflow-Durchlaufs bei dem Objekt (z.B. Schriftstück) anzeigen
Hier können Sie festlegen, dass die Notiz nicht bei dem Objekt sondern beim Workflow-Durchlauf gespeichert wird und nur während des weiteren Durchlaufs des Workflows bei allen Benutzern, die eine Aufgabe durchführen, angezeigt wird.
Die Anzeige erfolgt auf gleiche Weise und gemeinsam mit den anderen Notizen, auf der rechten Seite einer Dateianzeige oder der Datensatzmaske. Als Symbol wird bei der Notiz nicht das übliche Notizen-Symbol, sondern das Workflow-Symbol
dargestellt. - Außerhalb des Workflows wird die Notiz nicht angezeigt.
- Eingegebene Notiz in den Metadaten merken
Hier können Sie festlegen, dass die vom Benutzer eingegebene Notiz in ein Metadatenfeld (in der Metadatenkategorie Workflow) gesetzt wird. Der Name des Metadatenfeldes kann in dem Eingabefeld Name des Metadatenfeldes unterhalb dieser Markierung festgelegt werden. - Diese Option kann eigenständig oder zusammen mit einer der beiden anderen Optionen genutzt werden.
Datenfelder anzeigen/bearbeiten
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Dem zuständigen Benutzer werden im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite im Reiter Aufgabe die hier definierten Datenfelder zur Bearbeitung oder zur Erfassung angeboten.
- Bei diesen Datenfeldern kann es sich um Metadatenfelder oder um Datensatzfelder von Objekten (Schriftstück, Akten/Vorgänge etc.) handeln.
Im Dialogfenster "Benutzer-Arbeitsschritt" erhalten Sie einen neuen Reiter "Datenfelder":
Nähere Informationen zur Bearbeitung des Reiters, siehe: Reiter "Datenfelder".
- Beim Testen eines Workflows (per Menübefehl Workflow testen) werden Änderungen nur in durch den Workflow neu angelegten Objekten tatsächlich durchgeführt, ansonsten wird die Änderung nur simuliert.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Der zuständige Benutzer erhält im Programmreiter Aufgaben auf der rechten Seite neben dem Reiter Aufgabe einen weiteren Reiter zur Bearbeitung der Datensatzmaske des Objekts (z.B. Schriftstück-Datensatz) angeboten.
Sind dem Workflow mehrere Objekte zugeordnet, wird der Datensatz des Hauptobjekts bearbeitet.
- Ist das Schriftstück eine PDF- oder TIFF-Datei, dann wird in der Dateianzeige die sogenannte "Lasso-Funktion" aktiviert. Dies bedeutet: Das Markieren eines Bereichs auf einer gescannten Seite öffnet kein Kontext-Menü, sondern führt sofort eine Texterkennung durch und lässt den erkannten Text durch Anklicken eines Eingabefeldes übernehmen. Hierdurch ist ein besonders komfortables Ausfüllen von Feldern der Datensatzmaske mit Inhalten aus der angezeigten Datei möglich.
In diesem Fall muss der Benutzer auch (noch) nicht alle Pflichtfelder ausfüllen.
Wenn der Benutzer jedoch das Feld Zugriff ausfüllt, wird hierdurch das Schriftstück automatisch abgelegt und es müssen somit alle Pflichtfelder gefüllt sein.
Wie wird diese Funktion dem zuständigen Benutzer angezeigt? Dem zuständigen Benutzer wird im Programmreiter Aufgaben die Datei direkt in der Dateianzeige zur Bearbeitung angeboten.
- Diese Funktion hat nur eine Auswirkung, wenn dem Workflow ein Schriftstück mit einer Datei zugeordnet ist, die direkt in der regisafe-Dateianzeige bearbeitet werden kann, wie z.B. eine gescannte oder importierte PDF- oder TIFF-Datei.
- Beim Dokumenteneingang kann diese Funktion auch genutzt werden, wenn das Schriftstück noch nicht abgelegt wurde und der Benutzer somit eigentlich noch keine Zugriffsberechtigung darauf besitzt.