Aktion "Benutzer-Arbeitsschritt" erstellen - Reiter "Allgemein" bearbeiten

Der Reiter Allgemein des Dialogfensters zum Erstellen eines Benutzer-Arbeitsschritts enthält die wesentlichen Informationen zur Bezeichnung, eine ausführliche Beschreibung, alle auszuführenden Funktionen und Angaben zur Zuständigkeit.

Zusätzlich zum Reiter Allgemein werden ggf. weitere Reiter angeboten, abhängig von der Auswahl im Feld Funktionen.

• In diesen Reitern können die ausgewählten Funktionen angepasst werden. Es werden nur Reiter für Funktionen angeboten, welche eine Anpassung ermöglichen bzw. erfordern.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Reiter "Allgemein":

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Allgemein aktiviert ist.
• Tragen Sie im Feld Kurzbezeichnung die Bezeichnung ein, mit welcher die Aktion Benutzer-Arbeitsschritt durchlaufen werden soll.
  
  • Diese Kurzbezeichnung wird dem zuständigen Benutzer später im Programmreiter Aufgaben in der Aufgabenliste als Aufgabe angezeigt.
• Optional können Sie im Feld Ausführliche Beschreibung alle relevanten Informationen erfassen, welche für diesen Benutzer-Arbeitsschritt benötigt werden.
  • Diese Beschreibung wird dem zuständigen Benutzer während der Ausführung der Aufgabe angezeigt.
  • Damit der Benutzer diesen Benutzer-Arbeitsschritt bestmöglich durchführen kann, sollten hier alle Informationen enthalten sein, welche den Benutzer bei der Ausführung dieses Benutzer-Arbeitsschritts unterstützen.
• Geben Sie an, welche Funktionen bei Ausführung dieses Benutzer-Arbeitsschritts angeboten werden sollen.
  Wählen Sie dazu im Feld Funktionen die zutreffenden Funktionen aus.
  Welche Möglichkeiten gibt es? Und wie wirken sich die einzelnen Funktionen bei Ausführung der Aufgabe durch den zuständigen Benutzer aus?
  

  Nähere Informationen zu den Funktionen, siehe: Funktionen der "Benutzer-Arbeitsschritte"
• Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, die Angaben zur Zuständigkeit im unteren Abschnitt Zuständig ein.
  Wie werden diese Informationen eingegeben?

  Feld	Bedeutung	Format
  Benutzer/Gruppe festlegen	Legen Sie hier fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen für den Benutzer-Arbeitsschritt zuständig sein sollen. Beachten Sie: Bei mehreren Zuständigkeiten erweitert sich das Dialogfenster Benutzer-Arbeitsschritt um die Felder Bei mehreren Zuständigen und Folgende Benutzer ausschließen. Bei mehreren Zuständigen Wählen Sie hier, ob die Ausführung des Benutzer-Arbeitsschritts nur von einem oder von allen Zuständigen erfolgen soll. Folgende Benutzer ausschließen Hier können Sie einzelne Benutzer eintragen, welche von der Zuständigkeit ausgeschlossen werden sollen. Sie haben die Möglichkeit die Namen der auszuschließenden Benutzer entweder direkt einzugeben/auszuwählen oder Sie gehen über das Symbol [] um auf Metadatenfelder zuzugreifen.	Festlegen pro Benutzer und/oder Gruppe
  Benutzer/Gruppe aus Metadatenfelder ermitteln	Legen Sie hier fest, dass die zuständige Benutzer/Gruppe aus einem vorhandenen Metadatenfeld ermittelt wird. Wählen Sie hier über das Symbol [] das zugehörige Metadatenfeld aus oder geben Sie dieses entsprechend ein. Um ein Metadatenfeld für die Ermittlung der Benutzer/Gruppe zu verwenden, wird der vollständige Feldname in eckigen Klammern angegeben z.B. [Eigenschaften/Ersteller]. Beachten Sie: Bei mehreren Zuständigkeiten erweitert sich das Dialogfenster Benutzer-Arbeitsschritt um die Felder Bei mehreren Zuständigen, Folgende Benutzer ausschließen, Aus Benutzer-Zusatzdatenfeld und Wenn nicht gefüllt. Bei mehreren Zuständigen Wählen Sie hier, ob die Ausführung des Benutzer-Arbeitsschritts nur von einem oder von allen Zuständigen erfolgen soll. Folgende Benutzer ausschließen Hier können Sie einzelne Benutzer eintragen, welche von der Zuständigkeit ausgeschlossen werden sollen. Sie haben die Möglichkeit die Namen der auszuschließenden Benutzer entweder direkt einzugeben/auszuwählen oder Sie gehen über das Symbol [] um auf Metadatenfelder zuzugreifen. Aus Benutzer-Zusatzdatenfeld Hier können Sie das Benutzer-Zusatzdatenfeld angeben, aus welchem der zuständige Benutzer/Gruppe ermittelt werden soll. Haben Sie ein Benutzer-Zusatzdatenfeld ausgewählt, ist nicht der aus dem angegebenen Metadatenfeld ermittelte Benutzer zuständig, sondern der bei diesem im jeweiligen Benutzer-Zusatzdatenfeld eingetragene Benutzer. Dies gilt auch für mehrere Benutzer und bei Gruppen. Wenn nicht gefüllt Wählen Sie hier, wie bei Ausführung des Benutzer-Arbeitsschritts vorgegangen werden soll, wenn das angegebene Metadatenfeld bzw. Benutzer-Zusatzdatenfeld leer ist. Folgende Möglichkeiten werden Ihnen zur Auswahl angeboten: Als Fehler behandeln, Workflow abbrechen Ersatzzuständigkeit festlegen Über das Feld Ersatzzuständigkeit können Sie Benutzer/Gruppe festlegen, welche im Falle eines nicht vorhandenen Benutzers den Benutzer-Arbeitsschritt durchführen sollen. Überspringen in separatem Workflow-Zweig Ein zusätzlicher Workflow-Zweig Übersprungen wird nach verlassen der Aktion im Workflow-Diagramm erstellt.	Auswahl eines verfügbaren Metadatenfelds oder Anlegen eines neuen Metadatenfeld. Nähere Informationen finden Sie unter Metadatenfeld einfügen

  • Beide Felder können auch in Kombination für den Benutzer-Arbeitsschritt genutzt werden.
    Doppelt vorkommende Benutzer/Gruppen werden berücksichtigt.
• Speichern Sie Ihre Angaben mit OK.