regisafe-Daten an Word übergeben

Das Modul Microsoft-Word-Integration kann beim Neuanlegen oder Aktualisieren von Word-Dateien regisafe-Daten übergeben, z.B. das Aktenzeichen, den "Text" (Betreff), Benutzer-Zusatzdaten, die Adresse usw.
Welche Daten zur Übergabe zur Verfügung stehen, wird in den System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... definiert. Damit die Übergabe automatisch funktioniert, müssen die gewünschten Datenfelder entsprechend in die Vorlagen eingetragen werden.

Übergabe von Daten an Datenfelder

Die Daten werden an Word-Textformularfelder, Fill-in-Felder oder QR-Code-Felder übergeben. Dazu wird diesen Feldern der Name des regisafe-Formularfeldes zugewiesen.

Übergabe an Word-Textformularfelder

Dem Word-Textformularfeld kann der Name des regisafe-Formularfelds zugewiesen werden, indem auf das Word-Textformularfeld doppelt geklickt wird. Der Name des regisafe-Formularfelds wird in das Feld Textmarke eingegeben. Näheres dazu: Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion.
Der Name des regisafe-Formularfelds muss wie im Folgenden beschrieben aufgebaut sein. Dass diese Regelungen etwas kompliziert sind, liegt an den Einschränkungen von Word wie z.B. die maximale Länge des Textmarken-Namens von 20 Zeichen...

Übergabe an Fill-in-Felder

Dem Fill-in-Feld kann als "Gedächtnisstütze" über die Feldeigenschaften der Name des regisafe-Formularfelds zugewiesen werden. Ansonsten kann er auch in das Dialogfenster eingetragen werden, das sich nach dem Einfügen des Fill-in-Felds öffnet. Näheres dazu: Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion.
Der Name des regisafe-Formularfelds muss wie im Folgenden beschrieben aufgebaut sein.

Übergabe an QR-Code Felder

Ein QR-Code-Feld müssen Sie manuell setzen über Strg+F9 und die anschließende Eingabe von DISPLAYBARCODE "{FILLIN [Datensatzfeld]\* MERGEFORMAT }" QR \q m \s 100 \* MERGEFORMAT innerhalb der geschweiften Klammern.
Über den Parameter s können Sie den QR-Code skalieren. Die weiteren möglichen Parameter entnehmen Sie bitte der Word-Dokumentation.

Felder in zugeordneten Datensätzen

Für jedes Feld, das Daten aus regisafe übernehmen soll, muss ein der Name des regisafe-Datenfelds wie oben beschrieben eingetragen werden. 

Name von Textformularfeldern

Für Textformularfelder lautet das Schema für den Namen des Datenfelds XX_YYYYYYYYYYYYYYYYY bei einer maximalen Länge von 20 Zeichen.

Dieser Name setzt sich folgendermaßen zusammen:

Name von Fill-in-Feldern

Die Namen von Fill-in-Feldern können maximal 256 Zeichen lang sein. Für die Verwendung zur Übergabe von regisafe-Datenfeldern heißt das faktisch, dass die Namen der regisafe-Objekt-Typen und die Datenfeldnamen ungekürzt als Feldname übernommen werden können. Sie werden also auch nicht abgeschnitten.

Gegenüberstellung von Kürzel und Langform der Objekt-Typen:

Kürzel
(für Word-Textformularfelder)
Langform
(für Word-Fill-in-Felder)
AD Adresse
AZ Aktenzeichen
KP KommunalPLUS
SI Sitzung
SS Schriftstück
VE Verwaltung
VR Verteiler
VT Vorgang

Benutzer-Zusatzdaten

Für Übergabefelder, die sich auf einen regisafe-Benutzer beziehen (z.B. einen Sachbearbeiter) können auch die Zusatzdaten übergeben werden, die für diesen Benutzer in der Benutzerdefinition hinterlegt sind. Das Schema für den Namen von Textformularfeldern für diese regisafe-Datenfelder lautet XX_YYYYYYYY_ZZZZZZZZ.

Der Name des Textformularfelds setzt sich in diesem Fall folgendermaßen zusammen:

Spezielle Felder für Adressen (Anschriften)

Für die Adressen werden in den Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... zusätzlich zu den Datenfeldern die Felder 1 bis 10 sowie das Feld Briefanrede zur Verfügung gestellt.

Für diese gilt:

Übergabe langer Texte

Bei der Übergabe von regisafe-Daten an Word-Textformularfelder gibt es eine Begrenzung von 125 Zeichen pro ausgefülltem Feld. Manche Feldinhalte wie z.B. der Text/Betreff (Feld SS_Text) können jedoch durchaus länger sein.
Möchten Sie in Ihren Vorlagen vorsehen, dass auch längere Feldinhalte übergeben werden können, müssen Sie nach dem eigentlichen Datenfeld ein zweites direkt anfügen.
Dazu müssen Sie anschließend den Textmarken-Namen um eine 2 am Ende ergänzen. Falls der Textmarken-Name bereits 20 Zeichen lang ist, schneiden Sie ihn nach der 19. Stelle ab und setzen dort die 2 ein.
Möchten Sie mehr als 250 Zeichen (= zwei Felder à 125 Zeichen) vorsehen, können Sie das gleiche Spiel auch mit einem dritten Datenfeld fortsetzen. Statt der 2 schreiben Sie dort eine 3.Textformularfelder für die Übernahme von Inhalten aus regisafe-Datenfeldern, für die eine größere Länge zu erwarten ist, wie z.B. SS_Text, werden von regisafe bereits automatisch mehrfach eingefügt.Word-Fill-in-Felder können quasi unbegrenzt lange Inhalte aus regisafe-Datenfeldern übernehmen (512 MB Text). Eine Aneinanderreihung von identischen Fill-in-Feldern mit angehängter Ziffer im Feldnamen ist daher in der Praxis nicht notwendig.