regisafe-Daten an Word übergeben

Das Modul Microsoft-Word-Integration kann beim Neuanlegen oder Aktualisieren von Word-Dateien regisafe-Daten übergeben, z.B. das Aktenzeichen, den "Text" (Betreff), Benutzer-Zusatzdaten, die Adresse usw.
Welche Daten zur Übergabe zur Verfügung stehen, wird in den System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... definiert. Damit die Übergabe automatisch funktioniert, müssen die gewünschten Datenfelder entsprechend in die Vorlagen eingetragen werden.

• Anleitungen zum Einfügen von Fill-in-Feldern, Textformular-Feldern und QR-Codes in Word, finden Sie unter
  Einfügen von regisafe-Datenfeldern über das regisafe-Makro
  und
  Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion.
  
  Eine Anleitung zur Erstellung von Word-Vorlagen finden Sie unter Word-Vorlagen erstellen.
  Das spezielle Vorgehen für Kopf- und Fußzeilen finden Sie unter Daten an Kopf- und Fußzeilen in Word übergeben.
  
  

Übergabe von Daten an Datenfelder

Die Daten werden an Word-Textformularfelder, Fill-in-Felder oder QR-Code-Felder übergeben. Dazu wird diesen Feldern der Name des regisafe-Formularfeldes zugewiesen.

Übergabe an Word-Textformularfelder

Dem Word-Textformularfeld kann der Name des regisafe-Formularfelds zugewiesen werden, indem auf das Word-Textformularfeld doppelt geklickt wird. Der Name des regisafe-Formularfelds wird in das Feld Textmarke eingegeben. Näheres dazu: Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion.
Der Name des regisafe-Formularfelds muss wie im Folgenden beschrieben aufgebaut sein. Dass diese Regelungen etwas kompliziert sind, liegt an den Einschränkungen von Word wie z.B. die maximale Länge des Textmarken-Namens von 20 Zeichen...

Übergabe an Fill-in-Felder

Dem Fill-in-Feld kann als "Gedächtnisstütze" über die Feldeigenschaften der Name des regisafe-Formularfelds zugewiesen werden. Ansonsten kann er auch in das Dialogfenster eingetragen werden, das sich nach dem Einfügen des Fill-in-Felds öffnet. Näheres dazu: Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion.
Der Name des regisafe-Formularfelds muss wie im Folgenden beschrieben aufgebaut sein.

Übergabe an QR-Code Felder

• Für das Einfügen von regisafe-Datenfeldern als QR-Code wird dringend die Verwendung des Word-Makros Datenfelder aus regisafe empfohlen, da das benötigte Feld standardmäßig in Word nicht gelistet wird.

Ein QR-Code-Feld müssen Sie manuell setzen über Strg+F9 und die anschließende Eingabe von DISPLAYBARCODE "{FILLIN [Datensatzfeld]\* MERGEFORMAT }" QR \q m \s 100 \* MERGEFORMAT innerhalb der geschweiften Klammern.
Über den Parameter s können Sie den QR-Code skalieren. Die weiteren möglichen Parameter entnehmen Sie bitte der Word-Dokumentation.

Felder in zugeordneten Datensätzen

Für jedes Feld, das Daten aus regisafe übernehmen soll, muss ein der Name des regisafe-Datenfelds wie oben beschrieben eingetragen werden. 

Name von Textformularfeldern

Für Textformularfelder lautet das Schema für den Namen des Datenfelds XX_YYYYYYYYYYYYYYYYY bei einer maximalen Länge von 20 Zeichen.

Dieser Name setzt sich folgendermaßen zusammen:

• XX wird jeweils ersetzt durch...
• SS bei Übergabefeldern aus dem Schriftstück-Datensatz
• AZ bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Aktenzeichen-Datensatz
• VT bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Akte/Vorgang-Datensatz
• SI bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Sitzungs-Datensatz
• AD bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Adress-Datensatz
• VR bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Verteiler-Datensatz 
  • Ist ein Schriftstück z.B. mehreren Aktenzeichen zugeordnet, wird der Datensatz des ersten Aktenzeichens verwendet. Ist ein Schriftstück z.B. keiner Akte zugeordnet, bleiben Übergabefelder leer, die sich auf Akten/Vorgänge beziehen.
• YYYYYYYYYYYYYYYYY ist der Name des jeweiligen Feldes (interner Name), wie er in den System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... zur Übergabe freigegeben wurde (siehe dort).
  Ist der Feldname länger als 17 Zeichen, wird er nach dem 17ten Zeichen "abgeschnitten" (= damit inkl. dem XX_ nur 20 Zeichen übrig bleiben).

Name von Fill-in-Feldern

Die Namen von Fill-in-Feldern können maximal 256 Zeichen lang sein. Für die Verwendung zur Übergabe von regisafe-Datenfeldern heißt das faktisch, dass die Namen der regisafe-Objekt-Typen und die Datenfeldnamen ungekürzt als Feldname übernommen werden können. Sie werden also auch nicht abgeschnitten.

Gegenüberstellung von Kürzel und Langform der Objekt-Typen:

Kürzel (für Word-Textformularfelder)	Langform (für Word-Fill-in-Felder)
AD	Adresse
AZ	Aktenzeichen
KP	KommunalPLUS
SI	Sitzung
SS	Schriftstück
VE	Verwaltung
VR	Verteiler
VT	Vorgang

Benutzer-Zusatzdaten

Für Übergabefelder, die sich auf einen regisafe-Benutzer beziehen (z.B. einen Sachbearbeiter) können auch die Zusatzdaten übergeben werden, die für diesen Benutzer in der Benutzerdefinition hinterlegt sind. Das Schema für den Namen von Textformularfeldern für diese regisafe-Datenfelder lautet XX_YYYYYYYY_ZZZZZZZZ.

Der Name des Textformularfelds setzt sich in diesem Fall folgendermaßen zusammen:

• XX: siehe oben
• YYYYYYYY sind die ersten 8 Buchstaben des betreffenden Feldes (interner Name), in dem der Benutzer eingetragen ist, z.B.:
  SACHBEAR = Feld Sachbearbeiter
  SACHBERS = Feld Ersteller
  SACHBUNT = Feld Verantwortlicher/Unterzeichner
  

• ZZZZZZZZ sind die ersten 8 Buchstaben der Bezeichnung der Zusatzdaten. Die Zusatzdaten-Bezeichnungen sind in den System-Einstellungen in der Gruppe Benutzerverwaltung unter Benutzer-Zusatzdaten definiert.

• Für den Namen von Fill-in-Feldern gilt dieses Schema und die damit verbundenen Kürzungen der Angaben nicht. Hier sind lediglich die Angaben von Objekt-Typ, Benutzer und Zusatzdatenbezeichnung durch einen Unterstrich voneinander zu trennen.
  
  Beispiel:
  Schriftstück_SachbErsteller_Büro

Spezielle Felder für Adressen (Anschriften)

Für die Adressen werden in den Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... zusätzlich zu den Datenfeldern die Felder 1 bis 10 sowie das Feld Briefanrede zur Verfügung gestellt.

Für diese gilt:

• Die Felder 1 bis 10 werden auf Basis der Anschriftenformatierung für Adressen gefüllt: Das Feld 1 enthält die erste Zeile, das Feld 2 die zweite usw.
  Stehen mehrere Anschriftenformatierungen zur Verfügung, kann die gewünschte Formatierung beim Erstellen einer Word-Datei ausgewählt werden.
• Das Feld Briefanrede enthält eine abhängig vom ausgewählten Ansprechpartner generierte Briefanrede, standardmäßig in der Form Sehr geehrter Herr Mustermann.
  Das Format ist abhängig vom Feld Anrede der betreffenden Person. Es kann in der Auswahlfeld-Liste Adressverwaltung – Anreden in den Feldern Briefanrede1 bis Briefanrede7 konfiguriert werden. Sind mehrere Briefanreden-Formate definiert, wird bei der Übernahme der Adresse pro verwendeter Anrede (z.B. Herr) eine Auswahl angezeigt.
• Das Feld Ansprechpartner enthält nur den ausgewählten Ansprechpartner in der Form Herr Mustermann.
• In der Regel reicht es aus, die oben erwähnten "Spezial-Felder" in den System-Einstellungen übergeben zu lassen und diese in den Word-Vorlagen als Textformularfelder AD_1 bis max. AD_10 untereinander sowie an entsprechender Stelle AD_Briefanrede einzufügen.

Übergabe langer Texte

Bei der Übergabe von regisafe-Daten an Word-Textformularfelder gibt es eine Begrenzung von 125 Zeichen pro ausgefülltem Feld. Manche Feldinhalte wie z.B. der Text/Betreff (Feld SS_Text) können jedoch durchaus länger sein.
Möchten Sie in Ihren Vorlagen vorsehen, dass auch längere Feldinhalte übergeben werden können, müssen Sie nach dem eigentlichen Datenfeld ein zweites direkt anfügen.
Dazu müssen Sie anschließend den Textmarken-Namen um eine 2 am Ende ergänzen. Falls der Textmarken-Name bereits 20 Zeichen lang ist, schneiden Sie ihn nach der 19. Stelle ab und setzen dort die 2 ein.
Möchten Sie mehr als 250 Zeichen (= zwei Felder à 125 Zeichen) vorsehen, können Sie das gleiche Spiel auch mit einem dritten Datenfeld fortsetzen. Statt der 2 schreiben Sie dort eine 3.Textformularfelder für die Übernahme von Inhalten aus regisafe-Datenfeldern, für die eine größere Länge zu erwarten ist, wie z.B. SS_Text, werden von regisafe bereits automatisch mehrfach eingefügt.Word-Fill-in-Felder können quasi unbegrenzt lange Inhalte aus regisafe-Datenfeldern übernehmen (512 MB Text). Eine Aneinanderreihung von identischen Fill-in-Feldern mit angehängter Ziffer im Feldnamen ist daher in der Praxis nicht notwendig.