Funktionsumfang der Schnittstelle zu newsystem Finanzwesen

Die folgende Aufstellung beschreibt den Umfang der Schnittstelle zur regisafe-Version 4.15.

Ziele und Voraussetzungen der Schnittstelle:

• Ziel der Schnittstelle ist es, Belege und Anordnungen aus dem HKR-System Infoma newsystem und Belege aus dessen integriertem Rechnungsworkflow revisionssicher im Dokumentenmanagementsystem regisafe zu archivieren.
• Es ist möglich, Belege aus regisafe im HKR-System anzuzeigen, welche zuvor mithilfe der Schnittstelle übergeben wurden. Auf diese Weise können auch für in regisafe archivierte Belege alle Funktionen von Infoma newsystem zur Prozessverfolgung und Signatur genutzt werden.
• Führendes System für den Workflow und die Verarbeitung von Belegen innerhalb des Fachverfahrens - insbesondere auch für den Abgleich zwischen Infoma newsystem und dem zugehörigen Dokumentenmanagement in Infoma newsystem Rechnungsworkflow - ist das Infoma Storage Management (ISM).

Rechnungen

Folgende Funktionen umfasst die Schnittstelle zur Verarbeitung von Rechnungen:

• Automatische Übergabe von manuell in regisafe abgelegten Rechnungen an Infoma newsystem.
  Beim Ablegen einer Rechnung als Infoma newsystem-Rechnung werden die Metadaten der Rechnung automatisch im Schriftstück gefüllt.
  Zudem kann ein Bearbeitungsstatus gesetzt werden, der die automatische Übergabe an Infoma newsystem startet, sowie ein Startpunkt für den Rechnungsworkflow in Infoma newsystem festgelegt werden.

Anordnungen

Folgende Funktionen umfasst die Schnittstelle zur Verarbeitung von Anordnungen:

• Automatische Übergabe der Metadaten einer Anordnung an regisafe via Indexdatei Indexdateien legen für jeden Import fest, welche Datenfelder an regisafe übergeben werden.
  • Die Metadaten zur Übergabe an regisafe werden von Infoma newsystem fest vorgegeben. Diese Daten können aber individuell zur Ablage in regisafe konfiguriert werden.
    Zur späteren automatischen Zuordnung der zugehörigen Dokumente müssen die Metadaten zwingend eine Barcodenummer enthalten.
• Automatischer Import in regisafe
• Nachträgliches Scannen von Anordnungen inklusive begründenden Belegen
  • Diese Dokumente müssen zwingend über einen Barcode verfügen (von Infoma newsystem auf die Anordnung gedruckt), damit das regisafe-Modul Schriftgut-Scanner Capture sie nach dem Scannen den bereits abgelegten Metadaten zuordnen kann.
• Automatische Verknüpfung der Anordnungen mit Belegen, die denselben Barcode haben.
• Abgelegte Anordnungen (und begründende Belege) können jederzeit aus dem HKR-Fachverfahren heraus in regisafe aufgerufen werden.
  Die Anforderung wird entweder direkt von Infoma newsystem an regisafe übermittelt oder, z.B. wenn Infoma newsystem vom Rechenzentrum gehostet wird, von Infoma newsystem als XML-Datei in ein überwachtes Übergabeverzeichnis kopiert.
• Abgelegte Anordnungen, die derselben Finanzadresse Eine Finanzadresse fasst Buchungen für unterschiedliche Objekte oder Zwecke einer Person/Firma zusammen. Z.B. alle Grundstücke eines Steuerzahlers in einer Gemeinde. zugeordnet sind, können zusätzlich aus dem HKR-Fachverfahren heraus in einer regisafe-Liste angezeigt werden
• "Unvollständige" Anordnungen (Metadaten ohne zugehörige Dokumente) können in regisafe gezielt mithilfe der Vollständigkeitsprüfung gefunden werden.
• Eine schnelle und einfache Suche nach allen aus dem HKR-Fachverfahren übernommenen Dokumenten ermöglicht die Schnellsuche in regisafe mit der Suchart Infoma newsystem-Dokumente.
• Individuelle Suchen nach allen übergebenen und verwendeten Metadaten ermöglicht die Erweiterte Suche in regisafe
  • Mehr zu HKR-Anordnungen und zum Arbeitsablauf bei der Übergabe an regisafe finden Sie unter Anordnungen.

Bescheide

Folgende Funktionen umfasst die Schnittstelle zur Verarbeitung von Bescheiden:

• Automatische Übergabe der Metadaten eines Bescheides an regisafe via "Indexdatei" und zugehöriger PDF-Datei.
  Die PDF-Datei enthält den bildlich übereinstimmenden Inhalt des Ausgangsbescheides aus Infoma newsystem.
  • Die Metadaten zur Übergabe an regisafe werden von Infoma newsystem fest vorgegeben. Diese Daten können aber individuell zur Ablage in regisafe konfiguriert werden.
• Automatischer Import in regisafe
• Die PDF-Datei wird automatisch an das entsprechend erzeugte regisafe-Schriftstück angehängt.
• Automatische Verknüpfung der Bescheide mit Belegen, die denselben Barcode haben.
• Abgelegte Bescheide können jederzeit aus dem HKR-Fachverfahren heraus in regisafe aufgerufen werden.
  Die Anforderung wird entweder direkt von Infoma newsystem an regisafe übermittelt oder, z.B. wenn Infoma newsystem vom Rechenzentrum gehostet wird, von Infoma newsystem Rechnungsworkflow als XML-Datei in ein überwachtes Übergabeverzeichnis kopiert.
• Abgelegte Bescheide, die derselben "Finanzadresse" zugeordnet sind, können zusätzlich aus dem HKR-Fachverfahren heraus in einer regisafe-Liste angezeigt werden
• Eine schnelle und einfache Suche nach allen aus dem HKR-Fachverfahren übernommenen Dokumenten ermöglicht die Schnellsuche in regisafe
• Individuelle Suchen nach allen übergebenen und verwendeten Metadaten ermöglicht die Erweiterte Suche in regisafe
  • Mehr zu HKR-Bescheiden und dem Arbeitsablauf bei der Übergabe an regisafe finden Sie unter Bescheide.