Dateien verwalten

Dateien eines Schriftstücks können übersichtlich im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung angezeigt und verwaltet werden.
Insbesondere können hier Dateinamen geändert, Dateien bequem u.a. per Drag & Drop hinzugefügt oder Dateien gelöscht werden.

• Einen Einblick in wichtige Funktionen der Datei-Vorschau/Verwaltung erhalten Sie auch auf unserem Youtube-Kanal.
  Der Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung steht auch dann zur Verfügung, wenn das regisafe-Modul Schriftstück-Viewer nicht vorhanden ist. Eine Anzeige der Dateien ist in diesem Fall allerdings nicht möglich, es können lediglich die Dateiverwaltungsfunktionen genutzt werden.

Die Datei-Vorschau/Verwaltung bietet folgende Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung der Dateien:

• Sie können aus der geöffneten Dateiauswahl einzelne oder mehrere Dateien mit der Maus in eine externe Anwendung ziehen (Drag & Drop), beispielsweise in den Windows-Explorer, in eine Web-Anwendung oder in eine Outlook-Mail.
  Die Dateien werden dabei grundsätzlich kopiert, sie bleiben also in dem Schriftstück weiterhin vorhanden.
  • Erforderlich für die Nutzung dieser Funktionalität ist die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien in Windows-Ordner kopieren.
• Sie können PDF- und TIFF-Dateien direkt in der Datei-Vorschau im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung eines Schriftstücks bearbeiten, ein Öffnen der Datei ist dazu nicht notwendig.
• Sofern Sie die erforderliche Berechtigung zum Ändern der Datei besitzen, wird die Datei automatisch im Änderungsmodus angezeigt.
• Sobald Sie die erste Änderung durchführen, wird das Schriftstück automatisch gegen Änderungen durch andere Benutzer gesperrt.
• Sind in einem Schriftstück mehrere Dateien enthalten, können Sie zwischen den Dateien oder in andere Schriftstück-Detailreiter wechseln, wobei eventuell durchgeführte Änderungen dabei automatisch zwischengespeichert werden. Eine Übertragung der Änderungen zum Server findet aber erst statt, wenn Sie auf OK klicken.
• Wichtige Befehle zur Bearbeitung von Schriftstücken finden Sie in der Menüleiste auch unter dem Befehl Schriftstücke. Informationen zu diesen Befehlen finden Sie unter Schriftstücke-Menü verwenden.

• Wenn Sie in Ihrer Verwaltung das Modul THUMB-Konverter einsetzen, werden bei bestimmten Dateiformaten rechts neben der Dateiauswahl Miniaturansichten der einzelnen Seiten angezeigt (siehe auch Miniaturansichten und THUMB-Konverter).
  In diesem Fall und standardmäßig bei PDF- oder TIFF-Dateien können Sie eine oder mehrere Seiten einer Datei markieren und einige der unten genannten Befehle auch für einzelne Seiten ausführen. Eine ausführliche Beschreibung der Befehle, die auch für einzelne Seiten verfügbar sind, finden Sie unter Datei-Vorschau (Schriftstück-Viewer) .

Anleitung

So verwalten Sie die Dateien eines Schriftstücks:

• Öffnen Sie den Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung.
  
Wie wird die Datei-Vorschau/Verwaltung geöffnet?
So öffnen Sie die Datei-Vorschau/Verwaltung für ein Schriftstück:
• Zeigen Sie den gewünschten Schriftstück-Datensatz an und blenden Sie den Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das ▼-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
• Um die Dateien eines Schriftstücks verwalten und ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Dateiverwaltung verfügen.
  
  Sie können die Datei-Vorschau/Verwaltung auch aufrufen, wenn Sie nur Leseberechtigung auf das Schriftstück haben. Allerdings sind dann keine ändernden Aktionen möglich.
• Klappen Sie die Dateiauswahl auf.
• Prüfen Sie die angezeigten Dateien:
  Sind die Dateien vollständig?
  Sind die Dateinamen korrekt?
  Ist die richtige Datei als Hauptdatei festgelegt?
  • Die Hauptdatei eines Schriftstücks wird von regisafe immer zuerst verwendet (z.B. beim Anzeigen). Sie ist fett markiert. Näheres hierzu finden Sie unter Hauptdatei festlegen .
    Die Dateinamen werden von regisafe automatisch vergeben und verwaltet. In der Regel müssen Sie sich nicht selbst um die Namen einzelner Dateien kümmern. In der Dateiauswahl und in der linken Seitenleiste wird zusätzlich zum Dateinamen auch das Änderungsdatum der Datei sowie die Dateigröße (in Bytes) angezeigt, wenn Sie mit der Maus über den Dateinamen fahren.
• Markieren Sie eine Datei oder Seite (bei PDF- und TIFF-Dateien), die Sie bearbeiten wollen.
  
  • Sie können auch mehrere Dateien oder Seiten markieren, indem Sie die Strg-Taste drücken. Dann gelten die gewählten Befehle für alle markierten Dateien und Seiten. Ausnahmen bilden hier die Befehle Öffnen, Umbenennen, Eigenschaften und Als Hauptdatei festlegen, bei denen die gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Dateien keinen Sinn ergibt.
  • regisafe öffnet die Datei in der Datei-Vorschau. Dazu wird auf der rechten Seite des Detailreiters Datei-Vorschau/-Verwaltung eine Ansicht der Datei in der Datei-Vorschau eingeblendet, sofern der Schriftstück-Viewer eingesetzt wird.
    In dieser Ansicht stehen Ihnen die Befehle der Datei-Vorschau zur Verfügung, wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Datei-Vorschau klicken und das Kontextmenü aufrufen. Diese Befehle werden auch unterhalb der Datei-Vorschau angezeigt.
    Mit Doppelklick auf der Datei in der Dateiauswahl können Sie die Datei im Anwendungsprogramm öffnen.
    
• Wählen Sie in der Menüleiste oder im Kontextmenü einen Befehl zur Verwaltung der markierten Datei.
  
Was bewirken diese Befehle?

Symbol	Funktion
	Öffnen Öffnet eine markierte Datei im Anwendungsprogramm (z.B. Microsoft Word).
	Ausschneiden Kopiert die markierten Dateien oder Seiten in die Zwischenablage und löscht sie aus dem aktuellen Schriftstück. Mehr dazu: Dateien kopieren und ausschneiden
	Kopieren Kopiert die markierten Dateien oder Seiten in die Zwischenablage und belässt sie in dem aktuellen Schriftstück. Mehr dazu: Dateien kopieren und ausschneiden
	Einfügen Fügt Dateien oder Seiten aus der Zwischenablage in ein Schriftstück ein. Wenn bereits eine Datei mit gleichem Namen in dem Schriftstück vorhanden ist, wird sie überschrieben. Wenn Sie allerdings beim Klicken auf Einfügen die Strg-Taste gedrückt halten, wird eine Datei mit gleichem Namen nicht überschrieben. regisafe hängt dem Dateinamen der hinzugefügten Datei eine fortlaufende Nummer an. Wenn Sie eine Seite z.B. einer PDF-Datei markiert hatten, können Sie die gewünschte Position in den Miniaturansichten markieren und dort die Seite aus der Zwischenablage einfügen. Mehr dazu: PDF- und TIFF-Dateien bearbeiten Einfügen aus Zwischenablage Dieser Befehl entspricht dem Befehl Einfügen und steht zur Verfügung, wenn Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der aufgeklappten Dateiauswahl oder bei einem leeren Schriftstück auf die Schaltfläche Dateiauswahl zuklappen klicken.
	Ausschneiden als neues Schriftstück Schneidet markierte Dateien oder Seiten aus dem Schriftstück aus und erstellt ein neues Schriftstück. Mehr dazu: Dateien kopieren und ausschneiden als neues Schriftstück
	Kopieren als neues Schriftstück Kopiert markierte Dateien oder Seiten und erstellt neues Schriftstück. Mehr dazu: Dateien kopieren und ausschneiden als neues Schriftstück
	Kopieren in Windows-Ordner Kopiert markierte Dateien oder Seiten in das Verzeichnis, das Sie in einem Mini-Explorer auswählen können. Mehr dazu: Kopieren in Windows-Ordner
	Einfügen aus Windows-Ordner Öffnet einen Mini-Explorer, mit dem Sie Dateien aus einem Windows-Ordner in das Schriftstück einfügen können. Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner
	Löschen Entfernt die markierten Dateien oder Seiten zunächst aus dem Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung. Endgültig werden sie erst gelöscht, wenn Sie auf die Schaltfläche OK (speichert und schließt den Detailreiter) klicken. Ein Klick auf Abbrechen schließt den Detailreiter, ohne dass die Löschung ausgeführt wird. Wenn die einzige bzw. letzte Datei eines Schriftstücks gelöscht wird, erscheint eine Abfrage, ob das gesamte Schriftstück oder nur die Datei gelöscht werden soll.
	Umbenennen Öffnet ein Eingabefenster, in dem der Name der zuvor markierten Datei angezeigt wird und bearbeitet werden kann. Mit OK in diesem Eingabefenster wird eine Änderung zunächst im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung angezeigt. Endgültig wird die Änderung erst übernommen, wenn Sie im Detailreiter auf die Schaltfläche OK (speichert und schließt den Detailreiter) klicken. Ein Klick auf Abbrechen schließt den Detailreiter, ohne dass die Änderung übernommen wird. Der Dateiname eines Excel-Schriftstücks, wie er in der regisafe-Dateiverwaltung eingetragen ist, darf nicht geändert werden, nachdem Excel Zellenverweise eingetragen hat. Ansonsten kann Excel die Verweise nicht mehr aktualisieren!
	Als Hauptdatei festlegen Wenn ein Schriftstück mehrere Dateien enthält, ist eine Datei davon als Hauptdatei definiert. Sie ist in der Dateiauswahl der Datei-Vorschau/Verwaltung fett markiert, wird in der Datei-Vorschau als Erstes angezeigt und in Auswahldialogen standardmäßig vorgegeben. Im Standard ist immer diejenige die Hauptdatei, die als Erstes in ein Schriftstück eingefügt wurde. Mehr dazu: Hauptdatei festlegen
	Eigenschaften Zeigt in einem Dialogfenster die Eigenschaften einer markierten Datei an. Sie erhalten abhängig vom Dateiformat detaillierte Informationen z.B. zu Dateityp und -größe, zur letzten Änderung, Seitenzahl, sowie weitere Datei-spezifische Informationen.

 

Wenn Sie im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung Alle Befehle wählen oder die Taste F10 drücken, stehen Ihnen zusätzlich die folgenden Befehle zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Eine Datei zurückblättern / Eine Datei vorblättern "Blättert" nacheinander durch die einzelnen Dateien eines Schriftstücks. Wenn der Viewer für ein Schriftstück in einer Liste geöffnet wurde, können Sie darüber hinaus auch durch die Dateien der benachbarten Schriftstücke blättern!
	Versteckte Dateien anzeigen Wenn das Schriftstück versteckte Dateien enthält, werden diese nach Aufruf dieses Befehls zusammen mit den anderen Dateien in der aufgeklappten Dateiauswahl eingeblendet. Normalerweise werden versteckte Dateien nicht angezeigt. Zu den versteckten Dateien zählen beispielsweise Dateien, welche mit einem Unterstrich beginnen.

• Nutzen Sie ggf. die Schaltfläche Aktualisieren, um die Anzeige der Datei-Vorschau zu aktualisieren. Hierdurch wird die angezeigte Datei geschlossen, das Schriftstück im aktuellen Stand neu eingelesen und die Datei dann wieder angezeigt.
  
• Der Schalter Aktualisieren ist nicht aktiv, wenn noch ungespeicherte Änderungen in der Datei-Vorschau vorhanden sind bzw. die Datei noch im Anwendungsprogramm geöffnet ist.
  Wenn Sie allerdings Änderungen im Schriftstück-Datensatz vorgenommen haben, müssen Sie den Befehl Schriftstück | Datei | Datei öffnen und aktualisieren verwenden, um eventuell geänderte Formularfelder aus regisafe in die Datei neu einzulesen.
• Schließen Sie den Detailreiter über die Schaltfläche OK, um Ihre Änderungen zu speichern. Mit der Schaltfläche Abbrechen können Sie Ihre Änderungen verwerfen. Wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben, schließen Sie den Schriftstück-Reiter mit der Schaltfläche Schließen.