Schriftstücke-Menü verwenden

Im Start-Menü und im Start-Reitermenü stellt Ihnen regisafe unter Schriftstücke Befehle zur Verfügung, die Sie zur Bearbeitung und Verwendung von Schriftstücken benötigen.
Die wichtigsten Befehle werden Ihnen auch in den Menüleisten der regisafe-Reiter und -Fenster angeboten; die vollständige Liste der Befehle einer Menüleiste wird Ihnen angezeigt, wenn Sie in der Menüleiste auf Alle Befehle klicken oder die Taste F10 drücken.
Außerdem stellt Ihnen regisafe Befehle auch im Kontextmenü von Schriftstücken zur Verfügung, die Sie in regisafe-Listen markiert haben.

Die in den Menüs angebotenen Befehle varieren, je nachdem, ob
n Sie sich im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung eines Schriftstück-Datensatzes befinden
n in einer Liste ein Schriftstück markiert ist (z.B. Ändern oder Löschen).
n entsprechende Anwendungsmodule eingesetzt werden
n Sie die entsprechende Berechtigung von Ihrem Administrator erhalten haben.

Sie können die Menüleiste nach Ihren Wünschen anpassen. Wählen Sie dazu unter Alle Befehle den Befehl Menüleiste anpassen.

Funktion der einzelnen Befehle

Die folgende Liste enthält eine kurze Erklärung der einzelnen Befehle, die für die Bearbeitung von Schriftstücken zur Verfügung stehen.
Bei den meisten Befehlen verweist die Kurzbeschreibung außerdem auf eine ausführliche Anleitung.

Folgende Befehle stehen zur Bearbeitung von Schriftstücken zur Verfügung:

Befehle zur Bearbeitung von Schriftstück-Datensätzen und Schriftstück-Dateien finden Sie in Kontextmenüs, Menüleisten, der Funktionsleiste, Reitermenüs, dem Start-Menü und im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung. Die untenstehende Tabelle listet alle dort vorkommenden Befehle alphabetisch auf.

Symbol	Funktion
	Abonnements Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Abonnieren Abonniert die markierten Schriftstücke. Abonnement beenden Beendet Ihr Abonnement der markierten Schriftstücke. Abonnenten anzeigen Öffnet den Detailreiter Abonnenten des markierten Schriftstücks. Sofern vorhanden, wird darin Ihr eigenes Abonnement markiert. Mehr dazu: Reiter "Abonnenten" verwenden Meine Abonnements Öffnet den Reiter Abonnements im regisafe-Programmfenster. Mehr dazu: Abonnements ansehen
	Ändern Öffnet den Schriftstück-Reiter im editierbaren Modus zur Änderung des markierten Schriftstücks. Mehr dazu: Schriftstück ändern
	Alle Befehle Zeigt eine Liste aller Befehle an, die für das Schriftstück zur Verfügung stehen. Damit sind auch solche Befehle direkt im Fenster aufrufbar, die aufgrund einer eingeschränkten Fensterbreite nicht mehr in der Menüleiste angeboten werden können.
	Als Standard-Vorlage definieren Zeigt eine Auswahlliste der bestehenden Vorlagenarten an. Legt das markierte Schriftstück als Standard-Vorlage zur Erstellung neuer Schriftstücke auf der Grundlage der ausgewählten Vorlagenart fest. Die Standard-Vorlage wird verwendet, wenn der Befehl Schriftstücke \| Neu anlegen verwendet wird. Gibt es mehr als eine Standard-Vorlage, wird eine Auswahl angeboten. Mehr dazu: Schriftstück als Standard-Vorlage definieren
	Anzeigen Zeigt den Schriftstück-Reiter an. Änderungen können in dieser Ansicht nur mithilfe der Schaltfläche Ändern gemacht werden. Mehr zum Inhalt des Reiters: Schriftstück ändern.
	Aussonderung Sondert Schriftstücke aus, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Je nachdem ob Schriftstücke als archivwürdig oder als zu vernichten gekennzeichnet sind, werden diese durch die Aussonderung gelöscht oder dauerhaft archiviert. Mehr dazu: Akten/Vorgänge und Schriftstücke aussondern
	Datei Befehle, die für die Bearbeitung von Schriftstück-Dateien zur Verfügung stehen. Datei öffnen Öffnet die Datei im Anwendungsprogramm zur Bearbeitung. Mehr dazu: Datei öffnen Datei öffnen und aktualisieren Nach Änderungen im Schriftstück-Datensatz werden mit diesem Befehl Daten aktualisiert, die zuvor aus einem Objektreiter in die Schriftstück-Datei übernommen wurden. Mehr dazu: Schriftstück ändern Datei-Vorschau/Verwaltung Öffnet abhängig von den Benutzer-Einstellungen die Datei-Vorschau in der Trefferliste oder den Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung eines Schriftstück-Datensatzes. Mehr dazu: Datei-Vorschau/Verwaltung Datei drucken Drucken von Schriftstücken zusammen mit dem Inhalt zugehöriger Dateien und mit allen sonstigen Daten, die regisafe für Schriftstücke speichert, z.B. Notizen und Stempel. Mehr dazu: Datei drucken Datei-Integrität prüfen Öffnet den Objektreiter des Schriftstücks, wobei der Detailreiter Datei-Integrität vorausgewählt ist. Dort wird geprüft, ob die aktuelle Version der Datei mit der original gespeicherten Version übereinstimmt. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt. Mehr dazu: Schriftstück-Datei-Integrität prüfen Löschen und neu anlegen Löscht das markierte Schriftstück und legt es anschließend neu an. Die Schriftstück-Daten, die in den Original- Datensatzmaske enthalten sind, bleiben erhalten und werden an das neue Schriftstück übergeben. Mehr dazu: Löschen und neu anlegen Einfügen aus Windows-Ordner Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl von Dateien aus einem Windows-Verzeichnis. Die ausgewählten Dateien werden dem Schriftstück hinzugefügt. Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner Bestehende Datei zuordnen Öffnet das Fenster Datei zuordnen, mit dessen Hilfe Dateien als Schriftstück abgelegt werden können, die außerhalb von regisafe erstellt wurden. Dieser Befehl ist nur über das Startmenü Schriftstücke \| Datei erreichbar. Mehr dazu: Bestehende Datei zuordnen Kopieren in Windows-Ordner Kopiert eine oder mehrere Dateien des markierten Schriftstücks aus dem regisafe-Dateispeicher in einen beliebigen Windows-Ordner. Dabei können Sie die gewünschten Dateien des Schriftstücks auswählen. Mehr dazu: Kopieren in Windows-Ordner
	Drucken Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Datei drucken Druckt das markierte Schriftstück. Dabei können Sie auswählen, welche Bestandteile des Schriftstücks gedruckt werden sollen und welchen Drucker Sie verwenden wollen. Mehr dazu: Datei drucken Aktuelle Anzeige (Liste) drucken Druckt, je nach Auswahl, unterschiedliche Inhalte von der gesamten Akten-Trefferliste oder von Teilen daraus. Mehr dazu: Aktuelle Anzeige drucken.
	Einfügen Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Einfügen aus Zwischenablage Fügt den Inhalt aus der Zwischenablage dem Schriftstück hinzu. Mehr dazu: Einfügen aus Zwischenablage Einfügen aus Windows-Ordner Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl von Dateien aus einem Windows-Verzeichnis. Die ausgewählten Dateien werden dem Schriftstück hinzugefügt. Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner
	Einstellungen Schriftgutverwaltung Öffnet die Benutzer-Einstellungen, wobei die Gruppe Schriftgutverwaltung vorausgewählt ist. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Einstellungen vornehmen. Mehr zu den Benutzer-Einstellungen: Einstellungen für die Schriftgutverwaltung
	Elektronische Unterschrift Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Unterschreiben Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau mit speziellen Unterschriftsfunktionen in der rechten Seitenleiste vorausgewählt ist. Gleichzeitig wird das Dialogfenster zum Unterschreiben geöffnet. Hier können Sie Ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die entsprechende Berechtigung Elektronisch unterschreiben besitzen. Unterschrift anfordern Öffnet das Dialogfenster zum Anfordern einer neuen Unterschrift. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen. Unterschriften anzeigen Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau mit speziellen Unterschriftsfunktionen in der rechten Seitenleiste vorausgewählt ist. In der rechten Seitenleiste werden die vorhandenen Unterschriften angezeigt und Sie können Ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. oder die Unterschrift eines anderen Sachbearbeiters anfordern. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen.
	E-POST Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Über E-POST senden Sendet, nach Auswahl eines E-POST-Kontos, ausgewählte Schriftstücke zum Versand an die E-POST. Wenn der Empfänger ebenfalls über ein E-POST-Konto verfügt, wird die Post auch digital zugestellt. Mehr dazu: Über E-POST senden E-POST-Sendestatus abfragen Zeigt den Sendestatus ausgewählter Schriftstücke an. Diese Befehle und dieses Untermenü stehen nur zur Verfügung, wenn die Schnittstelle zu E-POST eingesetzt wird und Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Versenden über E-POST bzw. zum Abfragen des Sendestatus haben. Mehr dazu: E-POST-Sendestatus abfragen
	Erweiterte Suche Öffnet die "erweiterte Suche" nach Schriftstücken. Im Vergleich zur Schnellsuche erlaubt die Erweiterte Suche die Angabe zusätzlicher Kriterien. Mehr dazu: Erweiterte Suche - Schriftstücke
	Favoriten In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Zu den Favoriten hinzufügen Fügt das markierte Schriftstück zu den Favoriten hinzu und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Aus den Favoriten entfernen Entfernt das markierte Schriftstück aus den Favoriten und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Schriftstück-Favoriten anzeigen Zeigt die Schriftstück-Favoriten als Trefferliste an. In der Menüleiste bietet dieser Befehl eine Auswahl der verfügbaren Objekt-Typen. Im Start-Menü gibt es pro Objekt-Typ stattdessen den Befehl Favoriten anzeigen.
	Gelöschte Schriftstücke wiederherstellen Kann gelöschte Schriftstücke wiederherstellen, die innerhalb der letzten 90 Tage gelöscht wurden. Dazu öffnet der Befehl ein Suchfenster, mit dessen Hilfe Sie gelöschte Dateien gezielt suchen können. Mehr dazu: Gelöschte Schriftstücke wiederherstellen.
	Kopieren Verwendet das markierte Schriftstück als Vorlage für ein neues Schriftstück. Wenn mehrere Dateien im ausgewählten Schriftstück enthalten sind, können Sie auswählen, welche davon in das neue Schriftstück übernommen werden sollen. Mehr zum Kopieren von Schriftstücken: Schriftstück kopieren
	Löschen Löscht die markierten Schriftstücke. Sie benötigen dazu die Berechtigung Schriftstücke löschen. Löschen in den Detailreitern des Reiters Schriftstücke: Beim Löschen eines Schriftstücks mit mehreren Dateien werden können Sie die zu löschenden Dateien auswählen oder auch das gesamte Schriftstück löschen. Im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung wird die gerade angezeigte Datei zum Löschen angeboten. Alternativ können Sie zuvor die zu löschenden Dateien markieren.
	Mail/Wiedervorlage (Modul Mail/Wiedervorlage) Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Neue Mail... Sendet Schriftstücke-Verweise als Mail an andere regisafe-Benutzer; an externe Adressen können solche Verweise nicht versendet werden! Grund: Das Senden von Verweisen ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf das Objekt hat, auf das verwiesen wird. Bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage wird davon ausgegangen, dass für alle Nutzer derselben regisafe-Installation eine interne Mail-Adresse besteht. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird. Neue Wiedervorlage Sendet Schriftstücke-Verweise an einem bestimmten Tag als Erinnerung in Form einer Mail an regisafe-Benutzer. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird. Als Serien-Mail versenden... Schriftstücke, die mit einer Vorlage für Word oder Word Serienbrief erstellt wurden und mit Adressen und/oder Verteilern aus der Adressverwaltung verknüpft sind, können über diesen Befehl als Serien-Mail an die jeweiligen Empfänger versendet werden. Beim Senden von Serienbriefen werden aus dem Serienbrief Einzeldokumente erstellt und an die entsprechenden Empfänger versandt. Nach dem Versand öffnet sich im Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage der Sendebericht zur Prüfung. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird und es für den Versand von Serien-Mails eingerichtet wurde. Als E-Mail senden (Outlook) Ihr Administrator kann über die System-Einstellung Befehl 'Als E-Mail senden' festlegen, ob und wenn ja in welcher Form Sie Schriftstücke versenden können. Zur Auswahl können stehen: Verweise, Kopien und Konvertierungen. Der Befehl sendet Schriftstücke in der ausgewählten Form als E-Mail über Ihr externes Mail-System (z.B. Outlook) an andere regisafe-Benutzer. Der Versand als Verweis ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf die gesendeten Schriftstücke hat. Näheres zu diesem Befehl finden Sie hier: Als E-Mail senden. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie über die Berechtigung Schriftstücke als E-Mail senden verfügen. Wird das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, lautet die Berechtigung Neue Mail / Neue Wiedervorlage. In diesem Fall befindet sich dieser Befehl im Untermenü Mail/Wiedervorlage oder er ist deaktiviert.
	Menüleiste anpassen Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Menüleiste nach Ihren Wünschen konfigurieren können.
	Neu anlegen In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl zunächst ein Menü zur Auswahl des Objekt-Typs, also z.B. Akte/Vorgang, Schriftstück, Adresse etc. Sofern es zu dem Objekt-Typ mehrere Objekt-Arten bzw. Vorlagen gibt, werden diese in einem Untermenü zur Auswahl angeboten. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen öffnet dieser Befehl direkt ein Untermenü zur Auswahl der Objekt-Art bzw. Vorlage. Mehr dazu: Schriftstück neu anlegen
	Notizen und Stempel Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Neue Notiz Öffnet das Dialogfenster Notiz, in dem Sie Notizen zum markierten Schriftstück hinzufügen können. Für die einzelnen Notizen können Sie dort im Reiter Extras festlegen, welche Hintergrundfarbe die Notiz haben soll (abhängig von der entsprechenden System-Einstellung), ob sie unveränderbar sein soll und wer sie sehen darf. Mehr dazu: Schriftstück-Notizen verfassen, ändern und anzeigen Neuer Stempel Öffnet ein Untermenü zur Auswahl eines Stempels. Der ausgewählte Stempel wird dem Schriftstück hinzugefügt. Mehr dazu: Bearbeitungsnotizen-Stempel verwenden Notizen und Stempel anzeigen Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau vorausgewählt ist und vorhandene Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel eingeblendet sind. Dort können Sie über die entsprechenden Befehle in der Funktionsleiste neue Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel hinzufügen, Ihre bestehenden Notizen ändern sowie Ihre bestehenden Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel anzeigen oder löschen.
	Sicherheit Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Datei-Integrität prüfen Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Integrität vorausgewählt ist. Dort wird die Integritätsprüfung ausgeführt. Dort wird geprüft, ob die aktuelle Version der Datei mit der original gespeicherten Version übereinstimmt. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt. Aktivitätsprotokoll Zeigt das Aktivitätsprotokoll an, in dem alle Vorfälle zum markierten Objekt enthalten sind (z.B. Änderungen usw.). Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Aktivitätsprotokoll eingesetzt wird. Mehr dazu: Aktivitätsprotokoll anzeigen. Dort können auch Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll eingetragen werden, die regisafe nicht automatisch speichert (z.B. ein Telefonat). Mehr dazu: Eintrag in das Aktivitätsprotokoll vornehmen Versionen Zeigt Ihnen die Versionen des markierten Schriftstücks, die im Verlauf der Bearbeitung bisher abgespeichert wurden. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Versionskontrolle eingesetzt wird. Mehr dazu: Versionen anzeigen
	Stapel scannen Bietet die Möglichkeit, einen aus beliebig vielen Dokumenten bestehenden Stapel einzuscannen. Die eingescannten Dokumente werden als Stapel gespeichert und können anschließend oder auch später regisafe-Schriftstücken zugeordnet werden. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Schriftgut-Scanner eingesetzt wird.
	Stapel zuordnen Bietet die Möglichkeit, einen eingescannten Stapel regisafe-Schriftstücken zuzuordnen. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Schriftgut-Scanner eingesetzt wird.
	Suche Schriftstücke Öffnet die Schnellsuche. Sie ist automatisch auf Schriftstücke eingestellt (Schriftstücke ist im linken Feld markiert). Durch eine Angabe unter Suchbegriff Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Sitzungskennung, Adresskennung oder Verteilerbezeichnung kann die Suche eingegrenzt werden. Mehr dazu: Schriftstücke suchen
	Verlauf Öffnet ein Auswahlmenü der verschiedenen Objekt-Typen. Nach Auswahl des Objekt-Typs wird dessen Verlauf in der Trefferliste angezeigt. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen zeigt dieser Befehl den Verlauf in der Trefferliste an. Mehr zur Anzeige von Schriftstücken in Listen: Schriftstücke anzeigen
	Verweis in Zwischenablage kopieren Kopiert einen Verweis (IQO-Datei) auf das Schriftstück in die Zwischenablage. Von dort aus kann er in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er das Schriftstück durch einen Doppelklick auf die IQO-Datei in regisafe anzeigen, sofern er Zugriffsberechtigung darauf besitzt. Sie können auch mehrere Objekte des gleichen Typs, z.B. Schriftstücke, auf einmal markieren und dafür einen Verweis erzeugen. Sie können Verweise auf Objekte auch durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) aus Objektbäumen oder Objektlisten in externe Anwendungen einfügen. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen die Strg-Tasteund gleichzeitig die Alt-Taste gedrückt.
	Volltext-Suche in Datei-Inhalten Öffnet das Fenster Volltext-Suche, mit dessen Hilfe Sie Schriftstücke nicht nur nach den Angaben der Datensatzmaske suchen können, sondern auch nach dem Inhalt der Dateien. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Volltext-Recherche eingesetzt wird und Sie die entsprechende Berechtigung Volltext-Suche besitzen. Mehr dazu: Volltext-Suche in Datei-Inhalten
	Zuordnungen Öffnet ein Untermenü, in dem die zugeordneten und unter-/übergeordneten Objekte aufgerufen werden können. Dieselben Zuordnungen werden im Reiter Finden & Wissen auch im Teilfenster Zuordnungen angezeigt.