Auswahlfeld-Liste "Schnittstelle zu KM-Steuern/Abgaben | Ablage" bearbeiten

Die Konfiguration der automatischen Ablage von Anordnungen und Bescheiden ist eine Grundvoraussetzung für die Schnittstelle zu Komm.ONE KM-Steuern/Abgaben.
Die einzelnen Einträge der Auswahlfeld-Liste Schnittstelle zu KM-Steuern/Abgaben | Ablagelegen für unterschiedliche Steuerbescheid-Typen, die mithilfe der Schnittstelle importiert werden, unter anderem das Aktenzeichen, den Zugriff oder den Beschreibungstext fest.

Wo werden die Inhalte der Auswahlfeld-Liste festgelegt?

So öffnen Sie den Reiter "Auswahlfeld-Listen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Auswahlfeld-Listen.
   1. Der Reiter  Auswahlfeld-Listen wird geöffnet.
2. Wählen Sie unter Auswahlfeld-Listen die gewünschte Auswahlfeld-Liste.
   1. Die aktuellen Einträge der Auswahlfeld-Liste werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. Um eine bestimmte Auswahlfeld-Liste bearbeiten zu können, müssen Sie über die Berechtigung Auswahlfeld-Listen | Die Liste <Name der Liste> bearbeiten verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie einen Eintrag der Auswahlfeld-Liste "Schnittstelle zu KM-Steuern/Abgaben | Ablage":

• Stellen Sie sicher, dass Sie in der Auswahlfeld-Liste Schnittstelle zu KM-Steuern/Abgaben | Ablageeinen bestehenden oder neuen Eintrag geöffnet haben.
  Jeder Eintrag definiert einen bestimmten Steuerbescheid-Typ und dessen besondere Ablagekriterien.
• Legen Sie im Reiter Allgemein die grundlegenden Ablagekriterien des betreffenden Steuerbescheid-Typs fest.
  Dazu gehören der Typ des Bescheids und das Aktenzeichen.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Eintrag	Legt die Art des Steuerbescheids (z.B. Hundesteuerbescheid) fest. Der Eintrag muss exakt dem Inhalt des Feldes Belegtyp aus der übergebenen Indexdatei entsprechen, damit die Ablage nach den hier definierten Kriterien stattfinden kann.	Freie Eingabe des Belegtyps
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest, in dem die Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums abgelegt werden.	Beliebiges Aktenzeichen

• Legen Sie im Reiter Schriftstück fest, mit welchen Daten Anordnungen oder Bescheide automatisch als Schriftstück abgelegt werden sollen.
  Zu den Angaben gehören unter anderem Text/Beschreibung und Zugriff.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Zugriff auf das Schriftstück	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die abzulegenden Schriftstücke zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung für Schriftstück	Beschreibt den Inhalt des Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus der Indexdatei gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für Steuerakten.
Sachbearbeiter bzw. Ersteller bzw. Verantwortlicher/ Unterzeichner	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Sachbearbeiter, Ersteller oder Verantwortliche in das Schriftstück eingetragen werden sollen. An dieser Stelle eingetragene Benutzer werden in alle Schriftstücke eingetragen, die auf Basis dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Wenn kein sinnvoller Eintrag möglich ist, können Sie diese Felder auch leer lassen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Datum bzw. Änderungsdatum	Dieses Feld enthält das Erstellungs- bzw. Änderungsdatum des Schriftstücks. Diese Angaben können auch auf Basis der übergebenen Datenfelder aus der Indexdatei gebildet werden.	Eingabe oder Auswahl eines Datums bzw. Eingabe eines Datenfeldes Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für Steuerakten.
Aufbewahrungsfrist für Schriftstück	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)
Kategorie	Legt die Kategorie(n) fest, die Anordnungen oder Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie   Mehrfachauswahl ist möglich
Bearbeitungsstatus	Legt den Bearbeitungsstatus fest, den Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen. Achten Sie darauf, hier einen eindeutigen Bearbeitungsstatus zu wählen, da dieser auf Basis einer System-Einstellung auch für die Vollständigkeitsprüfung von Anordnungen verwendet wird!	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus
Schriftstück-Art	Legt die Schriftstück-Art fest.	Auswahl aus der Liste der verfügbaren Arten
Schriftstück-identifikation	Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Beispiel: KAS-EVA [Bilddateiname]	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für Steuerakten.
Volltextindizierung	Legt fest, ob auf diese Weise abgelegte Schriftstücke für die Volltext-Recherche zur Verfügung stehen sollen.	Auswahl durch Markierung

• Legen Sie im Reiter Akte/Vorgang fest, in welchen Akten/Vorgängen die Dokumente abgelegt werden sollen.
  Zu den Angaben gehören unter anderem Vorgangskennung, Text/Beschreibung und Zugriff.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Vorgangskennung	Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Beispiel: [Buchungszeichen] Falls es sich um eine hierarchisch untergeordnete Akte handelt, muss die Akten-/Vorgangskennung der übergeordneten Akte nach dem üblichen Schema mit angegeben werden! Das Aktenzeichen wird bei Bedarf automatisch von regisafe ergänzt! Dies ist von der Konfiguration Ihrer regisafe-Umgebung abhängig. Sie dürfen hier auf keinen Fall ein Aktenzeichen angeben.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für Steuerakten.
Zugriff auf Akte/Vorgang	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung für Akte/Vorgang	Beschreibt den Inhalt der Akte. Die Beschreibung sollte den Inhalt der Akte möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus der Schnittstelle zu Komm.One KM-Steuern/Abgaben gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für Steuerakten.
Zuständigkeit	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Zuständige in die Akte eingetragen werden sollen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Bearbeitungsstatus	Legt fest, welchen Bearbeitungsstatus die Akte erhalten soll.	Auswahl eines gültigen Bearbeitungsstatus aus der Auswahlfeld-Liste Akten-/Vorgangsverwaltung | Bearbeitungsstatus
Beginn	Dieses Feld enthält den "Beginn" der Akte. Als Datum kann der Inhalt eines übergebenen Datumsfeldes ausgewählt werden. Außerdem ist auch das aktuelle Datum wählbar.	Auswahl eines Datumsfeldes
Aufbewahrungsfrist für Akte/Vorgang	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die auf diese Weise angelegte Akten/Vorgänge erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)

• Geben Sie im Reiter Zugriff ein, wer diesen Eintrag der Auswahlfeld-Liste verwenden bzw. bearbeiten darf.
• Speichern Sie den Eintrag der Auswahlfeld-Liste Schnittstelle zu KM-Steuern/Abgaben | Ablage mit OK.
• Der Eintrag wird nach Ihren Angaben gespeichert und steht ab sofort zum automatischen Import von Steuerbescheiden zur Verfügung.

Beispiel:

Im Reiter Allgemein des Ablagekriteriums wird bestimmt, um welchen Bescheid-Typ es sich handelt, außerdem wird das Aktenzeichen festgelegt.

Im Reiter Schriftstück des Ablagekriteriums wird bestimmt, mit welchen Angaben das Schriftstück abgelegt wird.

Im Reiter Akte/Vorgang des Ablagekriteriums wird bestimmt, in welcher Akte das Schriftstück abgelegt wird.
Existiert die Akte noch nicht, wird diese angelegt.