Personalakte bearbeiten - Reiter "Prüfungen/Sichtungen"
Im Detailreiter Prüfungen/Sichtungen des Personal-Reiters können Sie Prüfungen/Sichtungen hinzufügen, ändern, löschen und mit Schriftstücken sowie E-Mail-Benachrichtigungen versehen. Als Prüfer können Sie außerdem Prüfungen abschließen und Folgeprüfungen eintragen.
Über angesetzte oder erfolgte Prüfungen/Sichtungen können folgende Auswertungen erstellt werden:
- Über das Start-Menü KommunalPLUS | Personal | Prüfungen/Sichtungen auswerten... können Sie Auswertungen über den gesamten Bestand der Personalakten erstellen.
Mehr dazu: Prüfungen/Sichtungen auswerten - In den einzelnen Personalakten können Sie über den Arbeitsschritt Prüfungshistorie erstellen eine Auswertung der Prüfungen/Sichtungen des einzelnen Mitarbeiters erstellen.
Mehr dazu: Personalakte bearbeiten - Reiter "Arbeitsschritte" - Für beide Arten von Auswertungen können Sie zuvor Filter definieren.
Wie wird der Personalakten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Personalakten-Reiter zum Anlegen einer neuen Personalakte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie
Akten/Vorgänge den Eintrag Alle und doppelklicken Sie anschließend auf 
Personal. - Wählen Sie im Start-Menü
KommunalPLUS | Personal | 
Personalakte anlegen.... - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die Art Personal.
Öffnen Sie den Personalakten-Reiter zum Ändern mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Personalakte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Personalakte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung| Doppelklick in Akte/Vorgang-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Personalakten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben.
- Um Personalakten ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung KommunalPLUS | Modul "Personal" verwenden verfügen.
Um Personalakten auch neu anlegen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Teilkaten/Vorgänge neu anlegen vom Typ "Personal" verfügen.
Anleitung
So fügen Sie neue "Prüfungen/Sichtungen" hinzu:
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Prüfungen/Sichtungen in der Personalakte aktiviert ist.
- Tragen Sie die Kontaktdaten ein, die zur Benachrichtigung der Person genutzt werden sollen:
- Wählen Sie zunächst im Feld Mitarbeiter regisafe Benutzer Ja oder Nein aus.
- Wählen Sie anschließend im Kontakt-Feld rechts daneben den regisafe-Benutzer aus bzw. wählen Sie eine externe E-Mail-Adresse aus oder geben Sie sie ein.
- Die Verwendung einer E-Mail-Adresse setzt voraus, dass das Versenden von externen E-Mails in der jeweiligen Installation möglich ist.
- Klicken Sie auf Prüfung hinzufügen...
- Das Dialogfenster Prüfungserfassung - Neuer Eintrag wird geöffnet.
- Tragen Sie die Daten der neuen Prüfung/Sichtung ein.
- Sollte das Datum der Prüfung/Sichtung nach dem Ende der Beschäftigung liegen, das im Detailreiter Personaldaten im Feld Ende der Beschäftigung eingetragen ist, werden Sie auf diesen Umstand hingewiesen und müssen die Anlage der Prüfung/Sichtung nochmals bestätigen.
- Klicken Sie auf OK, um die neu eingetragene Prüfung zu speichern.
- Die in der entsprechenden System-Einstellung festgelegten Personen werden über die neu angelegte Prüfung/Sichtung informiert.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Art der Prüfung/Sichtung |
Wählen Sie hier die gewünschte Art der Prüfung/Sichtung aus. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste KommunalPLUS | Personalverwaltung | Personal | Prüfung/Sichtung | Prüfungen |
| Datum der Prüfung/Sichtung |
Tragen Sie hier das Datum ein, an dem die Prüfung/Sichtung stattfinden soll. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat |
|
Prüfender/Sichtender |
Wählen Sie hier die Person aus, die die Prüfung durchführen soll. |
Eingabe oder Auswahl eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin |
|
Hinweise zur Prüfung |
Tragen Sie hier Anmerkungen und Hinweise zur Prüfung ein. |
Freitext |
|
Datum der nächsten Prüfung |
Wenn die Prüfung/Sichtung wiederholt werden soll, dann tragen Sie hier das Datum für die nächste Prüfung dieser Art ein. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat |
|
Abgeschlossen |
Setzen Sie diese Markierung, wenn Sie der Prüfer/die Prüferin sind und die Prüfung abgeschlossen haben. |
Setzen der Markierung |
|
Nächste Prüfung erforderlich |
Setzen Sie diese Markierung, wenn diese Prüfung wiederholt werden soll. |
Setzen Markierung |
So bearbeiten Sie vorhandene Prüfungen/Sichtungen:
- Wählen Sie die zu ändernde Prüfung in der Liste aus.
- Klicken Sie auf Prüfung bearbeiten...
- Tragen Sie im Fenster Prüfungserfassung die gewünschten Änderungen ein.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
- Die in der entsprechenden System-Einstellung festgelegten Personen werden über die Änderung informiert.
So fügen Sie Schriftstücke (z.B. Prüfungsnachweise) zu einer Prüfung hinzu:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Akte im Änderungsmodus geöffnet haben.
- Wählen Sie im Kontextmenü der gewünschten Prüfung Schriftstück hinzufügen..., suchen bzw. navigieren Sie zum gewünschten Schriftstück und fügen Sie es hinzu.
So schließen Sie als Prüfer/Prüferin eine Prüfung ab:
- Klicken Sie auf Prüfung abschließen oder setzen sie im Fenster Prüfungserfassung den Haken Abgeschlossen.
- Wenn gewünscht, tragen Sie eine Folgeprüfung ein.
So entfernen Sie eine Prüfung:
- Klicken Sie auf Prüfung entfernen und bestätigen Sie, dass Sie die Prüfung löschen wollen.
- Die in der entsprechenden System-Einstellung festgelegten Personen werden über die Änderung informiert.