Datenbankverwaltung verwenden

Im Hauptfenster der Datenbankverwaltung haben Sie zum einen den Überblick über die in der Datenbank gespeicherten Datenbanktypen, zum anderen können Sie darin alle administrative Funktionen der Datenbank aufrufen.

Die wesentlichen Datenbankfunktionen sind:

• Datensicherung durchführen
• Datenbankreorganisation durchführen
• Datenbankreorganisation planen
• Anzeigen von Informationen zu einzelnen Datensatztypen
• Reindizieren von Datenbank-Feldern
• Neuaufbau der Datensatztypdateien AUTHORIZ und DATAPOS
• Datenbankrekonstruktion am Server

Anwendung

So verwenden Sie das Dialogfenster "Datenbankverwaltung":

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Datenbankverwaltung geöffnet ist.
  • Unter Datensatztypen werden alle in der Datenbank enthaltenen, unterschiedlichen Datensatztypen (Objekttypen) angezeigt.
  Welche Informationen werden pro Datensatztyp angezeigt?
  Folgende Informationen werden pro Datensatztyp angezeigt:
  Feld	Bedeutung
  Datensatztyp	Interner Name des Datensatztyps
  Letzte Reorganisation	Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Durchführung einer Datenbankreorganisation. Wurde noch keine Reorganisation durchgeführt oder wurde inzwischen eine Reindizierung durchgeführt, ist diese Spalte leer.
  Letzte Änderung	Zeitpunkt des letzten schreibenden Zugriffs (Neuanlegen von Objekten, Ändern und Löschen) auf diesen Datensatztyp. Konnte dieser Zeitpunkt nicht ermittelt werden, wird die Spalte leer gelassen. Dies ist kein Fehlerzustand.
  Reorganisation	Aktueller Status der Datenbankreorganisation bzw. der Datenbankaktionen Reindizierung sowie Neuaufbau von AUTHORIZ- oder DATAPOS-Datei
  Folgende Status sind nur bei einer Reorganisation möglich:
  • möglich
    
    Eine Reorganisation des Datensatztyps wird von der eingesetzten Datenbank unterstützt.
  • nicht möglich
    
    Eine Reorganisation des Datensatztyps ist nicht möglich.
  • geplant für <Zeitangabe>
    
    Eine Reorganisation wurde geplant und wird zu dem hier angegebenen Zeitpunkt gestartet.
  • angehalten
    
    Die Reorganisation wurde vom Administrator angehalten und noch nicht wieder gestartet.
  • wird fortgesetzt
    
    Die Fortsetzung der Reorganisation wurde angestoßen, konnte aber noch nicht begonnen werden (z.B. weil gerade eine Reindizierung läuft).
  • wird automatisch fortgesetzt…
    Die Reorganisation wurde automatisch angehalten und soll nach einem Server-Neustart automatisch fortgesetzt werden.
  Folgende Status sind auch bei den Datenbankaktionen Reindizierung sowie Neuaufbau von AUTHORIZ- oder DATAPOS-Datei möglich:
  • <Datenbankaktion> läuft seit …, xxx % bearbeitet
    
    Eine Datenbankaktion wurde gestartet und läuft bereits.
  • angestoßen
    
    Eine Datenbankaktion wurde zwar angestoßen, läuft aber noch nicht (z.B. weil momentan eine Reorganisation eines anderen Datensatztyps läuft). Sobald möglich, wird die Datenbankaktion durchgeführt.
  • wird beendet
    
    Eine Datenbankaktion wird gerade beendet.
  • Welche Datensatztypen in Ihrer regisafe-Installation in der Datenbank angelegt sind (und damit hier angezeigt werden), hängt von den eingebundenen Modulen und der Konfiguration ab.
    Allgemeine Informationen über die regisafe-Datenbank finden Sie unter Datenbank, Informationen zu den Datensatztypen unter Datensatztypen & Objekte.
• Wählen Sie im Menü Datenbanksicherung einen der angebotenen Befehle zur Sicherung der Datenbank aus.
  Welche Auswirkungen haben diese Befehle?

  Befehl	Bedeutung
  Datensicherung starten	Startet eine Sicherung aller Datenbank-Dateien. Eine vorherige Auswahl einzelner Datensatztypen in der Liste ist nicht notwendig und wird ignoriert. Für diese Datensicherung wird die Konfiguration der Schlüssel BackupBasisVerzeichnis und BackupAnzahl in der Gruppe [Datenbank]“ der Konfigurationsdatei IQServer.ini verwendet (siehe Gruppe [Datenbank]). Nach Bestätigen der entsprechenden Abfrage wird die Datensicherung vom IQ-Server durchgeführt. Sobald sie beendet ist (was durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen kann) erhalten Sie eine entsprechende Meldung am Bildschirm. Datenbanksicherungen für QSearch-Datenbanken können auch während einer laufenden Reorganisation gestartet werden (nicht aber Reindizierungen). Außerdem warten neu angestoßene Reorganisationen und/oder Reindizierungen auf das Ende einer laufenden Datenbanksicherung. Nach einer Datensicherung werden folgende Angaben in die Protokolldatei backup.txt eingetragen, die im jeweiligen Backup-Verzeichnis liegt: n die Größe der erfolgreich gesicherten Dateien n die Größe der erfolgreich gesicherten Verzeichnisse (Datensatztypen) n die Gesamtgröße der gesicherten Datenbankdateien Außerdem wird die Gesamtgröße der gesicherten Datenbankdateien auch in die Protokolldatei des IQ-Servers eingetragen. Laufende Datenbanksicherungen werden beim Beenden des IQServers abgebrochen und müssen beim erneuten Starten des IQServers nochmals manuell angestoßen werden.
  Datensicherung stoppen	Wenn Sie eine mit Datensicherung starten initiierte Datensicherung stoppen möchten, solange diese noch läuft, können Sie dazu diesen Befehl verwenden. Der IQ-Server wird daraufhin aufgefordert, die Datensicherung abzubrechen. Bis zum tatsächlichen Abbruch kann noch kurze Zeit vergehen.

• Wählen Sie im Menü Datenbankreorganisation einen der angebotenen Befehle zur Reorganisation der Datenbank aus.
Welche Auswirkungen haben diese Befehle?

Feld	Bedeutung
Datenbank- reorganisation starten	Wählen Sie zunächst in der Liste den zu reorganisierenden Datensatztyp aus und rufen Sie dann den Befehl Datenbankreorganisation starten auf. Sie können auch mehrere (oder sogar alle) Datensatztypen markieren. Befinden sich darunter hierarchisch voneinander abhängige Datensatztypen, wird bei der Durchführung der Reorganisation automatisch dafür gesorgt, dass die richtige Reihenfolge eingehalten wird.   Nähere Informationen über die Arbeitsweise der Datenbankreorganisation finden Sie unter Arbeitsweise der Reorganisation.
Datenbank- reorganisation planen	Startet die Reorganisation zu einem bestimmten Zeitpunkt. Markieren Sie hierzu den zu reorganisierenden Datensatztyp (oder auch mehrere Datensatztypen) und rufen Sie dann den Befehl Datenbankreorganisation planen auf. Im Dialogfenster "Zeitpunkt für die Reorganisation" machen Sie folgende Angaben: Datum oder Wochentag Geben Sie entweder ein exaktes Datum ein oder einen Wochentag. Im letzteren Fall wird die Reorganisation am nächsten angegeben Wochentag gestartet. Es reicht die Angabe der ersten zwei Buchstaben (also z.B. FR). Geben Sie weder Datum noch Wochentag ein, wird die Reorganisation heute gestartet. Hierfür ist auch die Eingabe H möglich. Uhrzeit Geben Sie hier die Uhrzeit an, an der die Reorganisation gestartet werden soll. Die Form ist HH:MM. Nach einem Klick auf OK sorgt der IQ-Server dafür, dass die Reorganisation zum angegebenen Zeitpunkt automatisch gestartet wird. Ist dies zu dem Zeitpunkt nicht möglich (z.B. weil bereits eine andere Reorganisation läuft), wird die Reorganisation später durchgeführt, sobald dies möglich ist
Datenbank- reorganisation anhalten	Unterbricht eine laufende Reorganisation. Markieren Sie dazu den betreffenden Datensatztyp in der Liste (oder auch mehrere) und rufen Sie dann den Befehl Datenbankreorganisation anhalten auf.   Durch das Anhalten wird der Stand der Reorganisation gespeichert. Bei Bedarf kann die angehaltene Reorganisation später mit den entsprechenden Befehlen fortgesetzt oder endgültig abgebrochen werden.
Datenbank- reorganisation fortsetzen	Setzt eine unterbrochene (angehaltene) Reorganisation fort. Markieren Sie dazu den betreffenden Datensatztyp in der Liste (oder auch mehrere) und rufen Sie dann den Befehl Datenbankreorganisation fortsetzen auf. Hinweise zu automatisch angehaltenen Reorganisationen: Eine laufende  Reorganisation wird durch das Beenden des IQ-Servers automatisch angehalten und entsprechend beim Neustart des IQ-Servers auch wieder automatisch fortgesetzt. Dies gilt aber nur, wenn der IQ-Server "ordnungsgemäß" und nicht aufgrund eines Fehlers beendet wurde! Solch ein Fehler kann unter Umständen auch Auswirkungen auf die Reorganisation haben. "Nicht ordnungsgemäß" beendete Reorganisationen können eventuell durch den Befehl Datenbankreorganisation fortsetzen fortgesetzt werden. Allerdings sollte in diesem Fall genau geprüft werden (z.B. mithilfe der Protokolldateien), ob die Reorganisation beschädigt ist. Im Zweifel ist es besser, eine solche Reorganisation abzubrechen und neu zu starten.
Datenbank- reorganisation abbrechen	Beendet eine laufende Reorganisation. Markieren Sie dazu den betreffenden Datensatztyp in der Liste (oder auch mehrere) und rufen Sie dann den Befehl Datenbankreorganisation abbrechen auf.   Das Abbrechen einer bereits gestarteten Reorganisation ist problemlos möglich, ein Datenverlust ist nicht zu befürchten. Die Zwischenergebnisse der Reorganisation werden dabei vollständig gelöscht. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Beschreibung der Datenbankreorganisation unter Datenbankreorganisation.
Objekthierarchie neu aufbauen	Mit diesem Befehl wird das Dialogfenster Objekthierarchie neu aufbauen geöffnet. Dort müssen zunächst die Organisationsstrukturen (z.B. Aktenzeichen, Akten/Vorgänge, Adressen, Schriftstücke) markiert werden, für welche die Objekthierarchie neu aufgebaut werden soll. Mit der Schaltfläche Start wird der IQ-Server angewiesen, alle zugehörigen Objekte zu durchlaufen und dabei z.B. die Markierungsfelder für untergeordnete Objekte (welche in Trefferlisten als entsprechende Symbole angezeigt werden) sowie die Ebenen-Einordnung zu prüfen und ggf. zu aktualisieren (siehe auch Erläuterungen im Dialogfenster). Durch erneuten Aufruf des Befehls Objekthierarchie neu aufbauen kann jederzeit der Status abgefragt sowie die Aktion abgebrochen werden.   Objekthierarchie und Suchfunktion: Die Objekthierarchie wird auch von der Suchfunktion verwendet, die aufgrund der Objekthierarchie-Informationen der einzelnen Objekte deutlich schneller arbeiten kann. Umgekehrt ist das häufige Vorkommen unvollständiger Suchergebnisse ein Indiz für Fehler in der Objekthierarchie, die mithilfe dieses Befehls bereinigt werden können. Dieser Befehl steht nur zur Verfügung, wenn die Datenbankverwaltung am Client gestartet wurde.

• Wählen Sie im Menü Datensatztypverwaltung den Befehl Datensatztypverwaltung aufrufen, wenn Sie die Definitionen der einzelnen Datenbankfelder kontrollieren oder eine Reindizierung oder einen Neuaufbau der Datansatztypdateien AUTHORIZ und DATAPOS durchführen möchten.
  Details dazu siehe unter Datensatztypen verwalten.
• Wählen Sie im Menü Datenbankrekonstruktion einen der angebotenen Befehle zur Rekonstruktion der Datenbank aus.
  Welche Auswirkungen haben diese Befehle?

  Feld	Bedeutung
  Datenbank- rekonstruktion starten	Öffnet das Dialogfenster Optionen der Datenbankrekonstruktion, in dem Sie Details der Rekonstruktion festlegen und diese starten können.   Nähere Informationen zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Datenbankrekonstruktion durchführen.
  Datenbank- rekonstruktion abbrechen	Beendet eine laufende Datenbankrekonstruktion.

  • Das Menü Datenbankrekonstruktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Datenbankverwaltung am IQ-Server aufrufen und wenn das Modul Synchronsicherung eingesetzt wird (IQModul QDataSyncBackup).
• Wählen Sie im Menü Datenbankkonfiguration den angebotenen Befehl zur Konfiguration der Datenbank aus.
  
• Welche Auswirkungen haben diese Befehle?

  Feld	Bedeutung
  Löschen im Hintergrund	Öffnet das Dialogfenster Löschen im Hintergrund, in dem Sie Details der Rekonstruktion festlegen und diese starten können.   Nähere Informationen zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Löschen im Hintergrund.

• Wählen Sie im Menü Extras einen der angebotenen Befehle zur Änderung von Zugriffsberechtigungen aus.
Welche Auswirkungen haben diese Befehle?

Feld	Bedeutung
Änderung von Zugriffsberechtigungen starten	Öffnet das Dialogfenster Zugriffsberechtigungen ersetzen, in dem Sie Details der Änderung festlegen und diese starten können.   Nähere Informationen zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Ersetzen von Zugriffsberechtigungen durchführen.
Änderung von Zugriffsberechtigungen abbrechen	Beendet eine laufende Änderung von Zugriffsberechtigungen.

• Wählen Sie bei Bedarf die Schaltfläche Aktualisieren, um die Anzeige der Datensatztypen zu aktualisieren.
  Während eine Datenbankreorganisation läuft, wird diese auch automatisch in kurzen Abständen aktualisiert.
• Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfenster zu schließen.
  • Das Dialogfenster wird geschlossen.
    Angestoßene Aktionen wie z.B. eine Datenbankreorganisation werden dadurch jedoch nicht unterbrochen, sondern vom IQ-Server weiterhin ausgeführt. Sie können die Datenbankverwaltung jederzeit erneut aufrufen, um sich den aktuellen Status dieser Aktionen anzeigen zu lassen.