Hierarchie-Druckformate definieren

Zum Drucken einer hierarchischen Organisationsstruktur wie dem Aktenplan können neben den angebotenen Standard-Druckformaten auch individuelle Druckformate festgelegt werden.
Zu diesem Zweck wird das Dialogfenster Druckformat verwendet.

Anwendung

So bearbeiten Sie ein Hierarchie-Druckformat:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Druckformat geöffnet ist.
• Geben Sie zunächst Name und optionale Beschreibung für das Druckformat an.
• Legen Sie unter Gruppe und Seitenumbruch fest, wie die Hierarchiebenen im Druck zusammengefasst werden sollen.
Welche Auswirkungen haben diese Angaben?

Gruppe

Eine hierarchische Struktur ist in verschiedene Hierarchieebenen eingeteilt. Z.B. 1 / 12 / 123 / 123.1 usw. Geben Sie hier die Anzahl der Hierarchieebenen ein, die eine Gruppe definieren sollen. Diese Hierarchieebenen werden in der Titelleiste mit Nummer/Code und Text gedruckt.   Der sinnvolle Wert für Gruppe ist abhängig vom definierten Schema der Organisationsstruktur (hier Aktenplan). Für ein Schema ###.##... (Aktenplan Baden-Württemberg) wäre z.B. 3 sinnvoll, für ein Schema ####.##... (Aktenplan Bayern) dagegen 4.

Seitenumbruch

Anzahl der Hierarchieebenen, die eine Einheit bilden. Sie werden, soweit möglich, auf einer Seite gedruckt, der Seitenumbruch erfolgt danach. Diese Zahl muss gleich oder größer sein wie der Wert der Gruppe. Eine gängige Eingabe ist hier die 6. Auch hier ist wieder das Schema des Aktenplans die Grundlage.

• Wählen Sie unter Spaltenauswahl aus, welche Datenbank-Felder als Spalten angezeigt werden sollen.
  Zur Auswahl markieren Sie die Felder mithilfe der Strg- oder Umschalt-Taste.
  • Das Feld, welches die einzelnen Objekte der Organisationsstruktur eindeutig kennzeichnet (für den Aktenplan also das Feld Aktenzeichen) wird immer mit ausgedruckt.
• Legen Sie unter Schriftart die Schriftart für alle Teile des Ausdrucks fest.
  Beachten Sie, dass die gewählte Schrift auch beim jeweiligen Benutzer des Hierarchie-Drucks vorhanden sein muss. Die Schriftgröße wird für Überschriften, Spalten und Zeilen separat definiert.
• Legen Sie unter Druckrand... den Abstand des Inhalts zum Papierrand in Zentimetern fest.
  Wenn Sie nichts eintragen, werden die Standard-Werte des Druckers verwendet.
• Legen Sie unter Randtext die Randbeschriftung des Ausdrucks fest.
  Hier wird standardmäßig der Name des Lizenznehmers mit dem Copyright-Hinweis an den Rand gedruckt.
  Anstelle des registrierten Namens können Sie hier einen Alternativ-Text eingeben. Dies könnte z.B. die Beschreibung Ihres Druck-Formates oder der Namen Ihrer Verwaltung sein.
• Wählen Sie die Schaltfläche Titelleiste formatieren zur detaillierten Festlegung der Titelleiste in einem separaten Dialogfenster.
  Eine Anleitung zur Verwendung des Dialogfensters finden Sie unter Hierarchie-Druckformat: Titelleiste definieren.
• Wählen Sie die Schaltfläche Spalten formatieren zur detaillierten Festlegung der Spaltenformatierung in einem separaten Dialogfenster.
  Eine Anleitung zur Verwendung des Dialogfensters finden Sie unter Hierarchie-Druckformat: Spaltenformatierung definieren.
• Wählen Sie die Schaltfläche Zeilen formatieren zur detaillierten Festlegung der Zeilenformatierung in einem separaten Dialogfenster.
  Eine Anleitung zur Verwendung des Dialogfensters finden Sie unter Hierarchie-Druckformat: Zeilenformatierung definieren.
• Wählen Sie die Schaltfläche Vorschau anzeigen, um die Wirkung Ihrer Eingaben zu prüfen.
  Verwenden Sie dazu die vorhandenen Optionen.
Welche Optionen stehen zur Verfügung?

<Kennung> für die Vorschau	Geben Sie das Objekt ein, das Sie in der Vorschau auf der rechten Seite sehen wollen (also z.B. 100 für das Aktenzeichen 100.
Seitenvorschau A3 Seitenvorschau A4 Querformat	Kontrollieren Sie, durch Auswahl/Kombination dieser Optionen, ob der Ausdruck in den gewünschten Druckformaten zufriedenstellend ist. Die Auswahlmöglichkeiten haben keinen Einfluss auf den Ausdruck selbst. Der eigentliche Ausdruck wird vom jeweiligen Benutzer beim Drucken festgelegt.

• Speichern Sie die Druckdefinition mit OK.
  • Die Druckdefinition wird gespeichert und steht ab sofort zur Verwendung bereit.
    Sie selbst können es sofort verwenden, andere Benutzer erst nach einem Neustart des jeweiligen regisafe-Clients.
• Testen Sie das gespeicherte Druckformat am besten "live" im Dialogfenster <Kennung> drucken (z.B. Aktenzeichen drucken).
  Beachten Sie bitte, dass der Ausdruck der gesamten Hierarchie sehr zeitaufwändig ist, drucken Sie deshalb zum Testen nur kleine Bereiche (Von/Bis).