Arbeiten mit Design-Vorlagen

Sofern Sie das Modul Microsoft-Word-Integration lizenziert haben, können Sie für Schriftstück-Vorlagen Elemente aus zwei verschiedenen Vorlage-Dateien miteinander kombinieren. Die Datei des Vorlage-Schriftstücks enthält variable Vorlagenbestandteile, die Datei des Vorlage-Designs enthält solche Elemente, die für mehrere Vorlagen-Schriftstücke identisch sind.
Auf diese Weise muss bei Änderungen an "statischen" Elementen, wie z.B. ein neues Logo oder Änderungen der Verwaltungs- oder Amtsanschrift nur einmalig die Design-Vorlage angepasst werden. Diese Änderungen werden dann automatisch für alle Vorlagen-Schriftstücke wirksam, denen die Design-Vorlage zugeordnet ist.

• Design-Vorlage und Vorlage-Schriftstück dürfen nicht das gleiche Objekt sein. Das Zusammenfügen kann sonst fehlschlagen.
  

Sie können auch mehrere verschiedene Design-Vorlagen erstellen, z.B. für unterschiedliche Gemeinden einer Verbandsgemeinde.
Außerdem können Sie unter Verwendung ein und desselben Vorlage-Schriftstücks auch mehrere Standard-Vorlagen definieren und ihnen jeweils verschiedene Design-Vorlagen zuordnen, z.B. farbige oder schwarz/weiß Design-Vorlagen.

Folgende Word-Elemente werden aus der Design-Vorlage in das Vorlage-Schriftstück übernommen:

• Aus dem Word-Menüband "Start"
• Formatvorlagen
  Ist der Name der Formatvorlage im Schriftstück identisch mit dem aus der Design-Vorlage, dann wird die Formatvorlage sowie jeglicher bereits bestehender Text, der mit dieser Formatvorlage formatiert ist, entsprechend der Formatvorlage aus der Design-Vorlage modifiziert.
  Ist eine gleichnamige Formatvorlage im Schriftstück nicht vorhanden, wird sie importiert und kann dort verwendet werden.

• Aus dem Word-Menüband "Entwurf"
•  Designs
•  Dokumentformatierung
•  Farbe
• Schriftarten
  

• Aus dem Word-Menüband "Layout"
• Seitenränder (vordefiniert oder benutzerdefiniert)
• Seite einrichten | Seitenränder
  Einstellungen unter "Seitenränder", "Ausrichtung" und "Seiten"
• Seite einrichten | Papier
  Einstellungen unter "Papierformat"
• Seite einrichten | Layout
  Einstellungen unter "Kopf- und Fußzeile"
  

• Aus dem Word-Menüband "Kopf- und Fußzeile"
• Kopf- und Fußzeile
• Erste Seite anders
• Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich
• Kopfzeile von oben
• Fußzeile von unten

• Übernommen werden die unterschiedlichen Kopf- und Fußzeilen jedoch nur aus dem ersten Abschnitt der Design-Vorlage. Diese werden dann für alle Abschnittsumbrüche im Schriftstück angewandt.

Anleitungen

So erstellen Sie eine Design-Vorlage:

• Überlegen Sie zunächst, welche Elemente Ihrer Schriftstück-Vorlagen unveränderlich sein sollen, wie z.B. Logo, Kopf- und Fußzeile u.ä.
• Erstellen Sie ein neues Schriftstück der Art Word.
  Zur Erstellung stehen Ihnen die üblichen Möglichkeiten in regisafe zur Verfügung (z.B. Neu anlegen oder Kopieren).
  • Sinnvollerweise sollten Sie die Benennung und die Ablage von Vorlagen in regisafe einheitlich gestalten.
    Den Zugriff auf das Design-Vorlagen-Schriftstück sollten Sie auf diejenigen Benutzer beschränken, die für die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen zuständig sind. Idealerweise sollte für diesen Nutzerkreis in regisafe eine eigene Benutzergruppe angelegt sein. Der Zugriff regelt nur, wer das Schriftstück des Vorlagen-Designs bearbeiten darf.
  • regisafe speichert das neue Schriftstück und öffnet anschließend die zugehörige Word-Datei zur Bearbeitung.
• Gestalten Sie die Word-Datei nach Ihren Bedürfnissen, aber ausschließlich mit Elementen, die unveränderlich in Ihren Schriftstück-Vorlagen verwendet werden sollen.
  • Achten Sie darauf, für die verwendeten Formatierungen Formatvorlagen zu definieren, da die Formatvorlagen der Design-Vorlage, gleichnamige Formatvorlagen in den Schriftstück-Vorlagen überschreiben und nur so Änderungen in der Design-Vorlage in den Schriftstück-Vorlagen wirksam werden.
  • Auch in Vorlage-Design-Schriftstücken können Sie Textformular- und Fill-in-Felder nutzen, um regisafe-Datenfelder einzufügen.
    Näheres dazu finden Sie in Einfügen von regisafe-Datenfeldern über das regisafe-Makro und Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion.
• Speichern Sie die Datei und schließen Sie Word.
  • regisafe übernimmt die Word-Datei in das zugehörige regisafe-Schriftstück.

Beispiele:

Beispiel 1

Das Beispiel zeigt eine Serienbriefvorlage auf Basis einer externen Datenquelle mit Seriendruckfeldern und Textformularfeldern.

Die Namen der Seriendruckfelder sind in diesem Fall abhängig von der externen Datenquelle: Sie müssen mit der Angabe in der externen Datenquelle übereinstimmen.

In den Textformularfeldern sind "intern" die Feldnamen aus regisafe hinterlegt: z.B. enthält das Textformularfeld SS_ADatum den Verweis auf das Feld ADatum (letzte Änderung des Schriftstücks) und das Textformularfeld SS_Text für den Betreff verweist auf das Feld Text (Textfeld des Schriftstücks).
Darüber hinaus verweisen Textformularfelder wie SS_Sachbear_Name auf Zusatzdatenfelder des betreffenden regisafe-Benutzers.
Die verfügbaren Textformularfelder werden in den System-Einstellungen der Microsoft-Word-Integration unter Übergabefelder aus Schriftstück usw. festgelegt - dort werden auch die entsprechenden Namen angezeigt.

• Details zur Verwendung und Benennung von Textformularfeldern und Seriendruckfeldern finden Sie unterregisafe-Daten an Word übergeben bzw. Seriendruckfelder an Word übergeben.

Ansicht vor der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

Ansicht nach der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

Beispiel 2

Das Beispiel zeigt eine Serienbriefvorlage auf Basis von regisafe-Adressen - mit Seriendruckfeldern und Textformularfeldern.

Die Namen der Seriendruckfelder sind in diesem Fall abhängig von den regisafe-Adressdaten.
Die verfügbaren Felder und ihre Namen sind in den System-Einstellungen der Microsoft-Word-Integration unter Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen festgelegt.
Dem jeweiligen Feldnamen wird dazu der Präfix Adresse_ vorangestellt: Das Feld Briefanrede heißt deswegen als Seriendruckfeld Adresse_Briefanrede, das Feld 1 heißt demnach Adresse_1.

Die verfügbaren Textformularfelder werden in den System-Einstellungen der Microsoft-Word-Integration unter Übergabefelder aus Schriftstück usw. festgelegt - dort werden auch die entsprechenden Namen angezeigt.

• Details zur Verwendung und Benennung von Textformularfeldern und Seriendruckfeldern finden Sie unterregisafe-Daten an Word übergeben bzw. Seriendruckfelder an Word übergeben.

Ansicht vor der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

Ansicht nach der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

So fügen Sie einer bestehenden Standard-Vorlage eine Design-Vorlage hinzu:

• Öffnen Sie die Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung | Vorlagen für Schriftstück-Typ 'Word' bzw. ...| Vorlagen für Schriftstück-Typ 'Word Serienbrief'
• Markieren Sie rechts die Vorlage, der Sie eine Design-Vorlage zuordnen wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern....
  • Das Dialogfenster Word-Vorlage definieren wird geöffnet.
• Zeigen Sie im Dialogfenster den Reiter Vorlage-Design an, klicken Sie auf Neu zuordnen und befolgen Sie die eingeblendete Anleitung.
• Klicken Sie auf OK.
  • Die Änderung wird gespeichert.
    Schriftstücke, die auf der Basis dieser Vorlage neu angelegt werden, zeigen nun auch die Elemente der Design-Vorlage an.