Microsoft-Word-Integration

Das Modul Microsoft-Word-Integration (IQ-Modul DateitypDOC) enthält eine spezielle Schnittstelle zu Microsoft Word.
Diese erweitert die standardmäßig in regisafe vorhandene Möglichkeit, Word-Dateien (DOC, DOCX, DOCM) anzuzeigen, zu erstellen und zu bearbeiten.

Die Microsoft-Word-Integration verfügt standardmäßig über folgende Funktionen:

• Zuordnung von Vorlage-Schriftstück und Vorlage-Design
  Für regisafe-Standard-Vorlagen, deren Bezeichnung das Wort "Word" enthält ("Word", "Word Serienbrief", "Word-Autotext") können variable Elemente und unveränderliche Elemente in unterschiedlichen Schriftstück-Dateien angelegt und gepflegt werden.
  Diese Schriftstücke können anschließend der Standard-Vorlage als sogenanntes Vorlage-Schriftstück bzw. Vorlage-Design zugeordnet werden.
  Bei Erstellung eines neuen Schriftstücks auf Grundlage der Standard-Vorlage werden die Elemente aus Vorlagen-Schriftstück und Vorlage-Design zusammengeführt.
  
  Näheres dazu finden Sie unter: Arbeiten mit Design-Vorlagen
• Datenübergabe von regisafe an Word-Dateien
  Fill-in- und Textformularfelder können zur automatischen Übergabe variabler regisafe-Daten in Word-Dateien eingefügt werden. Zu den übergebenen Daten gehören z.B.: Aktenzeichen, Text (Betreff), Benutzer-Zusatzdaten usw.
  Darüber hinaus können auch Barcodes übergeben werden. Diese Möglichkeiten werden sinnvollerweise zur Erstellung von Vorlagen eingesetzt.
  • Eine Anleitung zum Erstellen von Word-Vorlagen finden Sie unter Word-Vorlagen erstellen.
    Dort ist auch beschrieben, wie Fill-in- und Textformularfelder sowie Barcodes zur automatischen Übergabe variabler regisafe-Daten in Word-Vorlagen eingefügt werden können.
• Übergabe von Adressen
  Bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung können Adressdaten automatisch an Word-Dateien übergeben werden. Dazu werden diese, wie sonstige regisafe-Daten auch, mithilfe von Textformularfeldern in Word-Vorlagen eingetragen.
  Sind in der Adresse mehrere Ansprechpartner oder Anschriften enthalten, werden diese zur Auswahl angeboten. Dasselbe gilt auch, wenn mehrere Adressen, Anschriftenformate oder Briefanreden zugeordnet sind.
• Erstellen von Serienbriefen
  Bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung können Serienbriefe auf Basis von regisafe-Adressen erstellt werden. Bei Verwendung eines Adressverteilers können zusätzlich auch verteilerabhängig erfasste, individuell festzulegende Adressdaten an Serienbriefe übergeben werden.
  Serienbriefe auf Basis von externen Datenquellen sind auch ohne die Adressverwaltung möglich.

Neben dem IQ-Modul "DateitypDOC" können Sie in der Konfigurationsdatei "regisafe.ini" folgende optionale Erweiterungen einbinden:

• DateitypDOCSpeichernInRegisafe
  Stellt innerhalb von Microsoft Word einen Befehl Speichern in regisafe zur Verfügung.
  Ist in Word ein Dokument geöffnet, das nicht aus regisafe heraus erstellt bzw. geöffnet wurde, kann es mit diesem Befehl in regisafe abgelegt werden.
  Bei aus regisafe heraus erstellten bzw. geöffneten Dokumenten hat dieser Befehl lediglich dieselbe Wirkung wie der Word-Befehl Datei | Speichern.
• DateitypDOCAutoText
  Bietet innerhalb von Microsoft Word eine Möglichkeit, auf in regisafe gespeicherte Mustertexte (Textbausteine) zurückzugreifen.
• In der Konfigurationsdatei IQServer.ini muss zusätzlich die Erweiterung DateitypDOCAutoTextServer eingebunden werden.
• DateitypDOCSerienbrief
  Stellt bei Serienbriefen innerhalb des Schriftstück-Reiters einen neuen Detailreiter Serienbrief zur Verfügung. Dort können Sie aus einem Serienbrief-Dokument automatisiert pro Empfänger-Adresse jeweils ein Einzeldokument erstellen lassen.
  Diese Funktionalität steht nur bei Serienbriefen zur Verfügung, welche auf die regisafe-Adressverwaltung zurückgreifen. Externe Datenquellen werden nicht unterstützt.
• In der Konfigurationsdatei IQServer.ini muss zusätzlich die Erweiterung DateitypDOCSerienbriefServer eingebunden werden.
• Serienbriefe, die vor dieser Installation erstellt wurden, müssen mit dem Befehl  Datei |  Datei öffnen und aktualisieren aktualisiert werden, bevor Einzeldokumente daraus erstellt werden können.
• DateitypDOCÜbernehmenInMail
  Stellt innerhalb von Microsoft Word den Befehl Senden an regisafe zur Verfügung. Dieser Befehl übergibt die aktuell in Word geöffnete Datei an den regisafe-Befehl Neue Mail des Moduls Mail/Wiedervorlage. Damit kann eine in Word geöffnete Datei, auch wenn diese nicht über regisafe geöffnet oder erstellt wurde, komfortabel via regisafe als Mail verschickt werden.
• DateitypDOCAuslesenDaten
  Stellt innerhalb von Microsoft Word den Befehl Daten auslesen zur Verfügung. Mit diesem kann der Benutzer an der aktuellen Cursorposition Daten aus regisafe einfügen, beispielsweise dasAktenzeichen oder Text/Beschreibung.
• DateitypDocFormularfelder
  Stellt innerhalb von Microsoft Word den Befehl Datenfelder aus regisafe zur Verfügung, mit dessen Hilfe Daten des zugehörigen regisafe-Schriftstücks als Datenfelder in Form von Fill-in-Feldern oder Textformularfeldern in das aktive Dokument eingefügt werden können.

• Weitere Voraussetzungen zur Verwendung der Microsoft-Word-Integration finden Sie unter Voraussetzungen für die Microsoft-Word-Integration.
  Anleitungen zur Verwendung der Microsoft-Word-Integration und deren optionalen Erweiterungen finden Sie in der Benutzer-Dokumentation unter Word-Schriftstücke bearbeiten.

Details zur Datenübergabe an Word finden Sie in den folgenden Themen: