Word-Vorlagen erstellen

Bei Verwendung von Microsoft Word als Textverarbeitungsprogramm in regisafe können unterschiedlichste Vorlagen mithilfe von regisafe-Standardfunktionen angelegt und verwendet werden.
Damit die Vorlagen möglichst variabel eingesetzt werden und somit dem Anwender soviel Arbeit wie möglich abnehmen können, müssen diese Vorlagen sorgfältig vorbereitet werden.

Folgendes ist beim Verwenden von Word-Vorlagen in regisafe zu beachten:

• Word-Vorlagen in regisafe sind "ganz normale" Word-Dateien. Word-Vorlagendateien (Format DOT) werden hier nicht verwendet.
• In regisafe als Schriftstücke abgelegte Word-Dateien werden mit dem Befehl Als Standard-Vorlage definieren | Standard-Vorlage für "Word" in die Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Schriftstück-Typ "Word" eingetragen.
  Dadurch stehen sie in regisafe als Vorlage zum Neuanlegen von Schriftstücken zur Verfügung (z.B. im Reiter Neu anlegen).
  Neben diesen Standard-Vorlagen für Word können auch Vorlagen für Serienbriefe als Standard-Vorlagen für Word-Serienbriefe oder Textbausteine als Standard-Vorlagen für Word-Autotexte festgelegt werden.
• Nur bei Verwendung der Microsoft-Word-Integration:
  Word-Vorlagen können aus zwei Vorlage-Dateien kombiniert werden. Neben dem Vorlage-Schriftstück, das variable Inhalte aufnimmt, können Inhalte, die bei allen Vorlagen identisch sind, wie z.B. Logo oder Fußzeilen, in die Design-Vorlage aufgenommen werden.
  Näheres dazu finden Sie unter: Arbeiten mit Design-Vorlagen.
• Nur bei Verwendung der Microsoft-Word-Integration:
  Word-Vorlagen in regisafe können Fill-in- und Textformular-Felder enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Datenfeldern beim Erstellen an die Word-Datei übergeben wird. Dabei ist es nicht nur möglich, Datenfelder des zugehörigen Schriftstücks zu übergeben, es können auch Datenfelder von Objekten übergeben werden, die dem Schriftstück zugeordnet sind (z.B. aus der übergeordneten Akte oder der zugeordneten Adresse).
  Näheres dazu finden Sie unter: Einfügen von regisafe-Datenfeldern über das regisafe-Makro und Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion
  In den System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... wird festgelegt, welche Datenfelder generell an Word-Dateien übergeben werden. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Datenfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von Word-Dateien gesteigert.
• Nur bei Verwendung der Microsoft-Word-Integration:
  Word-Serienbrief-Vorlagen werden in regisafe als Schriftstück der Art Word Serienbrief erstellt. Sie können neben Fill-in- und Textformular-Feldern (siehe oben) auch Seriendruckfelder enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Adressen oder externen Adress-Datenquellen beim Erstellen an die Word-Datei übergeben wird. Fill-in-Felder können auch Seriendruckfelder aufnehmen.
  
  Bei Verwendung von regisafe-Adressen wird in der System-Einstellung Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen festgelegt, welche Seriendruckfelder an Word-Dateien übergeben werden. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Seriendruckfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von Word-Dateien gesteigert.

• In der Regel ist die Erstellung von Word-Vorlagen den Administratoren vorbehalten, da nur diese Zugriff auf alle notwendigen regisafe-Einstellungen und -Informationen haben.

Anleitung

So erstellen Sie ein Vorlage-Schriftstück

• Erstellen Sie zunächst ein regisafe-Schriftstück der Art Word oder Word Serienbrief, je nachdem, ob Sie eine Vorlage für ein Standard-Dokument oder einen Serienbrief erstellen wollen.
  Zur Erstellung stehen Ihnen die üblichen Möglichkeiten in regisafe zur Verfügung (z.B. Neu anlegen oder Kopieren).
  • Sinnvollerweise sollten Sie die Benennung und die Ablage von Vorlagen in regisafe einheitlich gestalten.
    Den Zugriff auf das Vorlagen-Schriftstück sollten Sie auf diejenigen Benutzer beschränken, die für die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen zuständig sind. Idealerweise sollte für diesen Nutzerkreis in regisafe eine eigene Benutzergruppe angelegt sein. Der Zugriff regelt nur, wer das Vorlagen-Schriftstück bearbeiten darf.
  • Beim Anlegen eines Word-Serienbriefs auf Basis von Adressen müssen Sie im Vorlagen-Schriftstück selbst keine Adressen/Adressverteiler angeben. regisafe fragt dann aber, ob Sie eine externe Datenquelle verwenden wollen. Dies müssen Sie mit Nein beantworten.
    Soll der Word-Serienbrief auf Basis einer externen Datenquelle erstellt werden und wollen Sie die Seriendruckfelder bereits in der Vorlage eintragen, müssen Sie die Frage allerdings mit Ja beantworten und eine passende externe Datenquelle anschließend zuordnen (sie muss dazu in regisafe abgelegt sein).
  • regisafe speichert das neue Schriftstück und öffnet anschließend die zugehörige Word-Datei zur Bearbeitung.
• Gestalten Sie die Word-Datei nach Ihren Bedürfnissen - aber nur soweit, wie es zur Verwendung als Standard-Vorlage sinnvoll ist. Alle Stellen, an denen später individuelle Ergänzungen möglich sein sollen, lassen Sie in der Vorlage entweder leer oder Sie geben z.B. einen Mustertext vor.
  • Sofern Sie die Microsoft-Word-Integration lizenziert haben, beachten Sie bei der Gestaltung der Inhalte, dass Sie Elemente, die in mehreren Vorlagen identisch sind, wie z.B. das Logo oder Angaben in Fußzeilen u.ä. in eine Design-Vorlage aufnehmen sollten. Elemente in Vorlage-Design-Schriftstücken lassen sich später bequem auch mit mehreren Vorlage-Schriftstücken kombinieren.
    Näheres dazu finden Sie unter: Arbeiten mit Design-Vorlagen.
  • Notieren Sie sich die Namen der definierten Formatvorlagen. Wenn Sie später in der Design-Vorlage identisch benannte Formatvorlagen definieren, überschreiben diese die gleichnamigen Formatvorlagen in den Schriftstück-Vorlagen, sodass Sie Änderungen z.B. der Schriftart bequem nur einmalig in der Design-Vorlage vornehmen müssen.
• Ergänzen Sie nun Datenfelder an allen Stellen, die unterschiedliche Daten aus regisafe übernehmen sollen. Platzieren Sie dazu die Einfügemarke an die gewünschte Stelle.
  Unterscheiden Sie beim Einfügen von Datenfeldern zwischen Adressdaten für Serienbriefe, die als Seriendruckfelder einzugeben sind und den sonstigen Datenfeldern, für die Fill-in-Felder und Textformularfelder zur Verfügung stehen.
  Näheres dazu finden Sie in Einfügen von regisafe-Datenfeldern über das regisafe-Makro.
Wie werden Seriendruckfelder eingegeben?
Bei Seriendruckfeldern müssen Sie darauf achten, dass diese auf die verwendete Datenquelle abgestimmt sein müssen. Als Datenquelle kommen regisafe-Adressen bzw. -Verteiler sowie externe Datenquellen (z.B. Excel oder Access) infrage.
• Details zur Verwendung und Benennung von Seriendruckfeldern finden Sie unter Seriendruckfelder an Word übergeben.
So geben Sie Seriendruckfelder auf Basis von regisafe-Adressen und -Verteilern ein:
• Stellen Sie sicher, dass in der System-Einstellung Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen korrekt festgelegt ist, welche Felder von Adressen als Seriendruckfelder übergeben werden können.
  Der Name des jeweiligen Seriendruckfelds ergibt sich aus dem Präfix Adresse_ und dem jeweiligen Feldnamen (z.B. Adresse_Briefanrede für das Feld Briefanrede).
• Wählen Sie in der Word-Datei den Befehl Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie dort die Ansicht Datenbankfelder.
  Sie finden diesen Befehl bis zur Version Word 2003 in der Symbolleiste Seriendruck.
  Ab Word 2007 befindet sich der Befehl in der Multifunktionsleiste unter Sendungen.
  • Word öffnet das Dialogfenster Seriendruckfeld einfügen.
  • regisafe legt bei Schriftstücken der Art Word-Serienbrief automatisch eine entsprechende Datenquelle an und verknüpft diese mit der Word-Datei. In der Datenquelle sind die Namen der verfügbaren Seriendruckfelder eingetragen, auf die Word beim Ausführen des Befehls Seriendruckfeld einfügen zurückgreift.
• Markieren Sie das gewünschte Seriendruckfeld und wählen Sie dann Einfügen.
  • Das Seriendruckfeld wird eingefügt. Je nachdem, ob Sie die Vorschau für Seriendruckfelder aktiviert haben oder nicht, wird der Feldinhalt oder der Feldname in der Form <<Adresse_Feldname>> angezeigt.
So geben Sie Seriendruckfelder auf Basis externer Datenquellen ein:
• Stellen Sie sicher, dass eine externe Datenquelle in der von Ihnen benötigten Formatierung in regisafe abgelegt ist und beim Erstellen des Schriftstücks diesem zugeordnet wurde.
• Wählen Sie in der Word-Datei den Befehl Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie dort die Ansicht Datenbankfelder.
  Sie finden diesen Befehl bis zur Version Word 2003 in der Symbolleiste Seriendruck.
  Ab Word 2007 befindet sich der Befehl in der Multifunktionsleiste unter Sendungen.
  • Word öffnet das Dialogfenster Seriendruckfeld einfügen und bietet die in der verknüpften Datenquelle enthaltenen Seriendruckfelder zum Einfügen an.
• Markieren Sie das gewünschte Seriendruckfeld und wählen Sie dann Einfügen.
  • Das Seriendruckfeld wird eingefügt. Je nachdem, ob Sie die Vorschau aktiviert haben oder nicht, wird der Feldinhalt oder der Feldname in der Form <<Adresse_Feldname>> angezeigt.
• Speichern Sie die Datei und schließen Sie Word.
  • regisafe übernimmt die Word-Datei in das zugehörige regisafe-Schriftstück.
• Führen Sie für das Schriftstück den Befehl Als Standard-Vorlage definieren aus. Wählen Sie dabei nach Bedarf Standard-Vorlage für Word oder Standard-Vorlage für Word-Serienbrief aus.
  Näheres zur Definition von Standard-Vorlagen finden Sie unter Schriftstück als Standard-Vorlage definieren.
  
  • regisafe stellt die Vorlage nach Ihren Angaben zum Anlegen neuer Schriftstücke im Reiter Neu anlegen bereit.
  • Die Vorlage wird der Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung | Vorlagen für Schriftstück-Typ 'Word' bzw. ...| Vorlagen für Schriftstück-Typ 'Word Serienbrief' hinzugefügt.

Beispiele:

Beispiel 1

Das Beispiel zeigt eine Serienbriefvorlage auf Basis einer externen Datenquelle mit Seriendruckfeldern und Textformularfeldern.

Die Namen der Seriendruckfelder sind in diesem Fall abhängig von der externen Datenquelle: Sie müssen mit der Angabe in der externen Datenquelle übereinstimmen.

In den Textformularfeldern sind "intern" die Feldnamen aus regisafe hinterlegt: z.B. enthält das Textformularfeld SS_ADatum den Verweis auf das Feld ADatum (letzte Änderung des Schriftstücks) und das Textformularfeld SS_Text für den Betreff verweist auf das Feld Text (Textfeld des Schriftstücks).
Darüber hinaus verweisen Textformularfelder wie SS_Sachbear_Name auf Zusatzdatenfelder des betreffenden regisafe-Benutzers.
Die verfügbaren Textformularfelder werden in den System-Einstellungen der Microsoft-Word-Integration unter Übergabefelder aus Schriftstück usw. festgelegt - dort werden auch die entsprechenden Namen angezeigt.

• Details zur Verwendung und Benennung von Textformularfeldern und Seriendruckfeldern finden Sie unterregisafe-Daten an Word übergeben bzw. Seriendruckfelder an Word übergeben.

Ansicht vor der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

Ansicht nach der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

Beispiel 2

Das Beispiel zeigt eine Serienbriefvorlage auf Basis von regisafe-Adressen - mit Seriendruckfeldern und Textformularfeldern.

Die Namen der Seriendruckfelder sind in diesem Fall abhängig von den regisafe-Adressdaten.
Die verfügbaren Felder und ihre Namen sind in den System-Einstellungen der Microsoft-Word-Integration unter Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen festgelegt.
Dem jeweiligen Feldnamen wird dazu der Präfix Adresse_ vorangestellt: Das Feld Briefanrede heißt deswegen als Seriendruckfeld Adresse_Briefanrede, das Feld 1 heißt demnach Adresse_1.

Die verfügbaren Textformularfelder werden in den System-Einstellungen der Microsoft-Word-Integration unter Übergabefelder aus Schriftstück usw. festgelegt - dort werden auch die entsprechenden Namen angezeigt.

• Details zur Verwendung und Benennung von Textformularfeldern und Seriendruckfeldern finden Sie unterregisafe-Daten an Word übergeben bzw. Seriendruckfelder an Word übergeben.

Ansicht vor der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

Ansicht nach der Übergabe von Daten an den Serienbrief: