Funktionen für den Bearbeitungsstatus von Akten/Vorgängen festlegen

Bei der Bearbeitung der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus kann für jeden einzelnen Bearbeitungsstatus festgelegt werden, welche Funktionen ausgeführt werden sollen, sobald eine Akte/Vorgang den entsprechenden Bearbeitungsstatus erhält.

Anleitung

So bearbeiten Sie die Funktionen eines Bearbeitungsstatus einer Akte:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Funktionen für Status "<Bearbeitungsstatus>" geöffnet ist.
• Geben Sie zunächst im Reiter Beschreibung einen Namen für die Funktionen dieses Bearbeitungsstatus ein.
  Durch diese, rein informative Beschreibung kann später die zugeordnete Funktion schneller erkannt werden.
  • Sofern Sie einen bestehenden Status kopiert oder die Bezeichnung eines Status geändert hatten, prüfen Sie, ob die Beschreibung noch treffend ist, und passen Sie sie ggf. an.
• Geben Sie im Reiter Zugriff an, wie der Zugriff auf die Akte automatisch geändert werden soll, sobald der zugehörige Bearbeitungsstatus erstmals eingestellt wird.
  
Welche Zugriffe kann ich festlegen?

Feld	Bedeutung
Vorhandenen Zugriff entfernen	Ist diese Markierung gesetzt, werden die vom Anwender im Feld Zugriff der Akte definierten Berechtigungen entfernt. Diese Status-Funktion können Sie beispielsweise nutzen, wenn Sie mit der folgenden Status-Funktion Zugriff setzen:... einen ganz bestimmten Zugriff festlegen wollen, unabhängig von den Festlegungen des Anwenders.
Zugriff setzen:...	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter beliebige detaillierte Zugriffsrechte für Gruppen und Benutzer festlegen. Ist die vorhergehende Status-Funktion Vorhandenen Zugriff entfernen gesetzt, erhält die Akte genau den hier festgelegten Zugriff.
Keine Meldungen, Abfragen und Prüfungen zur Zugriffs-Vergabe	Ist diese Markierung gesetzt, wird der hier bzw. vom Benutzer festgelegte Zugriff immer akzeptiert. Es findet keine Prüfung statt (z.B. aufgrund der System-Einstellung Zugriff verbieten) und es werden keine Meldungen und Sicherheitsabfragen angezeigt.

• Geben Sie im Reiter Ändern an, wer eine Akte mit diesem Bearbeitungsstatus ändern darf. Die einzelnen Status-Funktionen können beliebig miteinander kombiniert werden.
  
Wie werden die Änderungs-Berechtigungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Änderung durch alle berechtigten Benutzer gemäß „Zugriff“	Alle Benutzer, die aufgrund des Feldes Zugriff (vom Anwender und/oder den Status-Funktionen in der Kategorie Zugriff gesetzt) Vollzugriff auf die Akte haben, dürfen sie ändern.   Ist diese Markierung nicht gesetzt, haben alle Benutzer grundsätzlich nur Leseberechtigung! Mit den folgenden Status-Funktionen können Sie dann speziellen Benutzern Änderungs-Berechtigung (Vollzugriff) einräumen.
Änderung durch unter "Zuständigkeit" angegebene Benutzer	Alle Benutzer, die aufgrund des Feldes Zuständigkeit für die Akte als zuständig angegeben sind, dürfen sie ändern.
Änderung durch folgende Benutzer	Hier können Sie beliebige Benutzer und/oder Gruppen festlegen, welche Änderungsberechtigung (Vollzugriff) auf die Akte erhalten sollen.

• Geben Sie im Reiter Löschen an, wer eine Akte mit diesem Bearbeitungsstatus löschen darf. Die einzelnen Status-Funktionen können beliebig miteinander kombiniert werden.
  
Wie werden die Löschen-Berechtigungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Löschen durch alle berechtigten Benutzer gemäß „Zugriff“	Alle Benutzer, die aufgrund des Feldes Zugriff (vom Anwender und/oder den Status-Funktionen in der Kategorie Zugriff gesetzt) Vollzugriff auf die Akte haben, dürfen sie löschen.
Löschen durch unter "Zuständigkeit" angegebene Benutzer	Die im Feld Zuständigkeit der Akte eingetragenen Benutzer dürfen die Akte löschen.
Löschen durch folgende Benutzer	Hier können Sie beliebige Benutzer und/oder Gruppen festlegen, welche die Akte löschen dürfen.

• Geben Sie im Reiter Aufbewahrung an, ob bestimmte Felder des Reiters Aufbewahrung des Akten-Datensatzes beim Speichern der Akte geändert werden sollen.
  
Wie werden die Aufbewahrungs-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Aufbewahrungsfrist setzen auf:...	Die hier ausgewählte Aufbewahrungsfrist wird für die Akte gesetzt, unabhängig von der dort ursprünglich eingetragenen Aufbewahrungsfrist.
Markierung „Archivwürdig“ setzen/entfernen	Hier können Sie festlegen, ob die Markierung Archivwürdig gesetzt oder entfernt werden soll. Nur wenn Sie beide Markierungsfunktionen nicht aktiviert haben, bleibt die ursprüngliche Markierung im Akten-Reiter unverändert.
Markierung „Vernichten“ setzen/entfernen	Hier können Sie festlegen, ob die Markierung Vernichten gesetzt oder entfernt werden soll. Nur wenn Sie beide Markierungsfunktionen nicht aktiviert haben, bleibt die ursprüngliche Markierung im Akten-Reiter unverändert.
Wenn Feld "Ende" leer: Auf aktuelles Datum setzen	Wenn Sie diese Markierung setzen, wird das Feld Ende in der Datensatzmaske der Akte automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt, sofern es leer ist.
Feld "Ende" leeren	Wenn Sie diese Markierung setzen, wird das Feld Ende in der Datensatzmaske der Akte automatisch geleert.

• Geben Sie im Reiter Farbe an, ob beim Speichern einer Akte die Felder Farb-Kennzeichnung und/oder Textfarbe auf eine bestimmte Farbe gesetzt werden sollen.
Wie werden die Farb-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Farb-Kennzeichnung setzen	In Trefferlisten etc. wird das Akten-Symbol mit der hier festgelegten Farbe hinterlegt. Dies ermöglicht es, Akten/Vorgänge besonders hervorzuheben, ohne die Textfarbe zu ändern.
Textfarbe setzen	In Trefferlisten etc. wird der Text aller Spalten in der hier festgelegten Farbe (und ggf. fett) am Bildschirm angezeigt.

• Geben Sie im Reiter Workflow/Bearbeitungsweg an, ob Sie einen Workflow starten oder einen Bearbeitungsweg setzen möchten und legen Sie ihn ggf. fest.
Wie wird ein Workflow oder Bearbeitungsweg eingerichtet?

Feld	Bedeutung
Workflowstarten	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter den Workflow auswählen, der gestartet werden soll. Die Liste zeigt alle verfügbaren Workflow-Definitionen, wobei die Namen jeweils die vollständige Hierarchie abbilden. Die Workflows müssen zuvor mithilfe des Moduls Workflow angelegt worden sein.
Bearbeitungsweg setzen	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter den Bearbeitungsweg auswählen. Die Bearbeitungswege müssen zuvor mithilfe des Moduls Bearbeitungsweg angelegt worden sein.

• Ist das Modul Bearbeitungsweg bzw. Workflow nicht lizenziert oder ist das Verwenden von Bearbeitungswegen oder Workflows für Akten/Vorgänge per System-Einstellung nicht erlaubt, werden die entsprechenden Felder deaktiviert.
• Geben Sie im Reiter Mail/Wiedervorlage an, ob beim Setzen des Bearbeitungsstatus geprüft und durch eine Meldung angezeigt werden soll, ob zu der Akte oder den ihr zugeordneten Schriftstücken noch Wiedervorlagen oder aktuelle, unerledigte Mails vorliegen.
Wie wird die Prüfung und Meldung gesetzt?

Feld	Bedeutung
Beim Setzen des Status eine entsprechende Abfrage anzeigen, wenn...	Setzen Sie diese Markierung, um das Prüfen und Melden von Wiedervorlagen und/oder aktuellen, unerledigten Mails für Akten/Vorgänge und/oder zugeordnete Schriftstücke einzuschalten.
zur Akte/Vorgang noch Wiedervorlagen eingetragen sind zu zugeordneten Schriftstücken noch Wiedervorlagen eingetragen sind zur Akte/Vorgang noch aktuelle, unerledigte Mails/Wiedervorlagen existieren zu zugeordneten Schriftstücken noch aktuelle, unerledigte Mails/Wiedervorlagen existieren	Wählen Sie aus diesen Möglichkeiten aus, für welchen "Fall" Sie eine Prüfung und Meldung wünschen.

• Ist das Modul Mail/Wiedervorlage nicht eingebunden, werden die entsprechenden Felder deaktiviert.
• Geben Sie im Reiter Übertragen an, ob und welcher Bearbeitungsstatus auf untergeordnete Akten/Vorgänge bzw. auf zugeordnete Schriftstücke übertragen werden soll. Hierbei können Sie auch Ausnahmen festlegen.
  
Wie wird die Übertragung gesetzt?

Feld	Bedeutung
Bearbeitungsstatus untergeordneter Akten/Vorgänge setzen	Setzen Sie diese Markierung, wenn Sie den Bearbeitungsstatus für untergeordnete Akten/Vorgänge setzen wollen, und wählen Sie im darunter liegenden Listenfeld aus, welcher Bearbeitungsstatus gesetzt werden soll.
Bearbeitungsstatus zugeordneter Schriftstücke setzen	Setzen Sie diese Markierung, wenn Sie den Bearbeitungsstatus für zugeordnete Schriftstücke setzen wollen, und wählen Sie im darunter liegenden Listenfeld aus, welcher Bearbeitungsstatus gesetzt werden soll.
Jedoch Bearbeitungsstatus nicht ändern, wenn folgender gesetzt ist	Wählen Sie in diesen Listenfeldern den Bearbeitungsstatus aus, der unverändert beibehalten werden soll. Auch eine Mehrfachauswahl ist hier möglich.

• Geben Sie im Reiter Untergeordnete Objekte an, ob Sie das Anlegen untergeordneter Objekte verhindern wollen.
  
Wie wird das Anlegen untergeordneter Objekte verhindert?

Feld	Bedeutung
Anlegen von untergeordneten Akten/Vorgängen verhindern	Ist diese Markierung gesetzt, können zu Akten/Vorgängen mit diesem Bearbeitungsstatus keine untergeordneten Akten/Vorgänge neu angelegt werden.
Anlegen von Schriftstücken verhindern	Ist diese Markierung gesetzt, können zu Akten/Vorgängen mit diesem Bearbeitungsstatus keine Schriftstücke neu angelegt werden. Ebenso können vorhandene Schriftstücke nicht mehr nachträglich diesen Akten/Vorgängen zugeordnet werden.

• Geben Sie im Reiter Einschränkungen an, inwieweit Sie das Setzen des Bearbeitungsstatus einschränken wollen.
  
Wie wird eine Einschränkung gesetzt?

Feld	Bedeutung
Bearbeitungsstatus darf nicht manuell gesetzt werden	Ist diese Markierung gesetzt, kann ein Benutzer diesen Bearbeitungsstatus keiner Akte zuordnen. Lediglich entsprechende Funktionen (wie z.B. Aussonderungsfunktion, Altregistratur-Übergabe, Schnittstellen) können diesen Bearbeitungsstatus setzen.
Gesetzter Bearbeitungsstatus darf nicht manuell geändert werden	Ist diese Markierung gesetzt und der Bearbeitungsstatus ist bei einer Akte eingetragen, dann kann ein Benutzer manuell keinen anderen Bearbeitungsstatus auswählen. Lediglich entsprechende Funktionen (wie z.B. Aussonderungsfunktion, Schnittstellen) können den Bearbeitungsstatus ändern.

• Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
  • Das Dialogfenster wird geschlossen und Ihre Eingaben werden gespeichert.
    Die Status-Funktionen sind ab sofort aktiviert!
  • Damit neu angelegte Akten/Vorgänge auch einen Bearbeitungsstatus erhalten (sonst greifen die definierten Status-Funktionen nicht), sollten Sie einen Standard-Status in den System-Einstellungen der Akten-/Vorgangsverwaltungfestlegen unter Vorgabe Bearbeitungsstatus.
  • Beispiele zur Definition von Status-Funktionen finden Sie unter Beispiele von Status-Funktionen.
  • Sobald Sie Status-Funktionen für einen Bearbeitungsstatus definiert haben, können Sie diese nicht mehr vollständig löschen, sondern nur noch "deaktivieren". Wie das geht, erfahren Sie unter Funktionen für Bearbeitungsstatus löschen.