Verteiler-Menü verwenden

Die Organisationsstruktur Verteiler stellt Ihnen alle Befehle zur Verfügung, die Sie zur Bearbeitung und Verwendung von Verteilern in regisafe benötigen. Die wichtigsten Befehle werden direkt in der Menüleiste angezeigt, die vollständige Liste der Befehle wird dagegen angezeigt, wenn Sie in der Menüleiste auf Alle Befehle klicken.

Um das Verteiler-Menü sehen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Verteilerverwaltung | Menü für Verteiler anzeigen verfügen.

Die folgende Abbildung zeigt die verfügbaren Verteiler-Befehle im Start-Menü:

Ein Teil der Befehle wird nur angeboten, wenn
n in einem Listen-Fenster ein Verteiler markiert ist (z.B. Ändern oder Löschen).
n entsprechende Anwendungsmodule eingesetzt werden
n Sie die entsprechende Berechtigung von Ihrem Administrator erhalten haben.

Die folgende Abbildung zeigt die verfügbaren Verteiler-Befehle in der Symbolleiste eines Listen-Fensters:

Funktion der einzelnen Befehle

Die folgende Liste enthält eine kurze Erklärung der einzelnen Befehle im Verteiler-Menü.
Bei den meisten Befehlen verweist die Kurzbeschreibung außerdem auf eine ausführliche Anleitung.

Folgende Befehle stehen zur Bearbeitung von Verteilern zur Verfügung:

Befehle zur Bearbeitung von Verteilern finden Sie in regisafe in Kontextmenüs, Menüleisten, Reitermenüs und dem Start-Menü. Die untenstehende Tabelle listet alle dort vorkommenden Befehle alphabetisch auf.

Symbol	Funktion
	Abonnements Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Abonnieren Abonniert die markierten Verteiler. Abonnement beenden Beendet Ihr Abonnement der markierten Verteiler. Abonnenten anzeigen Öffnet den Detailreiter Abonnenten des markierten Verteilers. Sofern vorhanden, wird darin Ihr eigenes Abonnement markiert. Mehr dazu: Reiter "Abonnenten" verwenden Meine Abonnements Öffnet den Reiter Abonnements im regisafe-Programmfenster. Mehr dazu: Abonnements ansehen
	Ändern Öffnet den Verteiler-Reiter im editierbaren Modus zur Änderung eines bestehenden Verteilers. Mehr dazu: Verteiler ändern
	Alle Befehle Zeigt eine Liste aller Befehle an, die in der Menüleiste für Verteiler zur Verfügung stehen. Damit sind auch solche Befehle aufrufbar, die aufgrund einer eingeschränkten Fensterbreite nicht mehr in der Menüleiste angeboten werden können.
	Als E-Mail senden Sendet Verteiler-Verweise als E-Mail über Ihr externes Mail-System (z.B. Outlook). Der Empfänger erhält den regisafe-Verteiler in Form eines Verweises. Aus diesem Grund ist das Senden von Verteilern nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf die gesendeten Verteiler hat. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie über die Berechtigung Verteiler als E-Mail senden verfügen. Wird das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, lautet die Berechtigung Neue Mail / Neue Wiedervorlage. In diesem Fall befindet sich der Befehl im Untermenü Mail/Wiedervorlage oder er ist deaktiviert.
	Anzeigen Zeigt die Verteiler-Reiter an. Änderungen können in dieser Ansicht nur mithilfe der Schaltfläche Ändern gemacht werden. Mehr zum Inhalt des Reiters: Verteiler neu anlegen oder ändern
	Drucken Öffnet ein Untermenü mit dem folgenden Befehl: Aktuelle Anzeige (Liste) drucken Druckt, je nach Auswahl, unterschiedliche Inhalte von der gesamten Verteiler-Trefferliste oder von Teilen daraus.
	Einstellungen Verteilerverwaltung... Öffnet die Benutzer-Einstellungen, wobei die Gruppe Verteilerverwaltung vorausgewählt ist. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Einstellungen vornehmen. Mehr zu den Benutzer-Einstellungen: Einstellungen für Verteiler
	Erweiterte Suche Öffnet die "erweiterte Suche" nach Verteilern. Im Vergleich zur Schnellsuche erlaubt die erweiterte Suche die Angabe zusätzlicher Kriterien. Mehr dazu: Erweiterte Suche - Verteiler
	Favoriten Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Zu den Favoriten hinzufügen Fügt den markierten Verteiler zu den Favoriten hinzu und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Aus den Favoriten entfernen Entfernt den markierten Verteiler aus den Favoriten und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Verteiler-Favoriten anzeigen Zeigt die Verteiler-Favoriten als Trefferliste an Außerdem werden im Untermenü Favoriten die Favoriten der jeweils verfügbaren Organisationsstrukturen angeboten. Im Start-Menü gibt es pro Organisationsstruktur stattdessen den Befehl Favoriten anzeigen.
	Kopieren Verwendet den markierten Verteiler als Vorlage für einen neuen Verteiler. Mehr zum Ändern oder Neuanlegen von Verteilern: Verteiler neu anlegen oder ändern
	Löschen Löscht die markierten Verteiler. Sie benötigen dazu die Berechtigung Verteiler löschen.
	Mail/Wiedervorlage (Modul Mail/Wiedervorlage) Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Neue Mail... Öffnet das Fenster Adressübernahme zur Auswahl aller oder einzelner Adressen in das Empfänger- oder Zur-Kenntnis-Feld der neuen Mail. Über die Schaltfläche ...als Anlage, kann der gesamte Verteiler oder einzelne Adressen daraus als Verweis in einer Mail an andere regisafe-Benutzer gesendet werden; an externe Adressen können Verteiler nicht versendet werden! Grund: Der Empfänger erhält den regisafe-Verteiler in Form eines Verweises. Daher ist das Senden von Verteilern nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf die gesendeten Verteiler hat. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird. Neue Wiedervorlage Sendet Verteiler-Verweise an einem bestimmten Tag als Erinnerung in Form einer Mail an regisafe-Benutzer. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird.
	Menüleiste anpassen Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Menüleiste nach Ihren Wünschen konfigurieren können.
	Neu anlegen... In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl zunächst ein Menü zur Auswahl des Objekt-Typs, also z.B. Akte/Vorgang, Schriftstück, Adresse etc. Sofern es zu dem Objekt-Typ mehrere Objekt-Arten bzw. Vorlagen gibt, werden diese in einem Untermenü zur Auswahl angeboten. Wenn es zu dem ausgewählten Objekt-Typ nur eine Art gibt, öffnet sich sofort ein leerer Objektreiter. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen öffnet dieser Befehl direkt ein Untermenü zur Auswahl der Objekt-Art bzw. Vorlage. Mehr dazu: Verteiler neu anlegen
	Sicherheit Öffnet ein Untermenü mit dem folgenden Befehl: Aktivitätsprotokoll Zeigt das Aktivitätsprotokoll an, in dem alle Vorfälle zum markierten Objekt enthalten sind (z.B. Änderungen usw.). Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Aktivitätsprotokoll eingesetzt wird. Mehr dazu: Aktivitätsprotokoll anzeigen
	Suche Verteiler Öffnet die Schnellsuche. Die Schnellsuche ist automatisch auf Verteiler eingestellt (Verteiler ist im linken Feld markiert). Durch die Angabe eines Suchbegriffs und/oder einer Verteilerbezeichnung kann die Suche eingegrenzt werden. Mehr dazu: Verteiler suchen
	Verlauf Öffnet ein Auswahlmenü der verschiedenen Objekt-Typen. Nach Auswahl des Objekt-Typs wird dessen Verlauf in der Trefferliste angezeigt. Die maximale Anzahl der im Verlauf angezeigten Objekte richtet sich nach der Benutzer-Einstellung Anzahl der [Objekt-Typ] im Verlauf in der Einstellungsgruppe für den jeweiligen Objekt-Typ. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen zeigt dieser Befehl den Verlauf in der Trefferliste an. Mehr zur Anzeige von Verteilern in Listen: Verteiler anzeigen
	Verweis Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Verweisdatei in Zwischenablage kopieren Kopiert eine Verweisdatei (IQO-Datei) auf den Verteiler in die Zwischenablage. Von dort aus kann sie in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er den Verteiler durch einen Doppelklick auf die IQO-Datei in regisafe anzeigen, sofern er Zugriffsberechtigung darauf besitzt. Sie können auch mehrere Objekte des gleichen Typs, z.B. Schriftstücke, auf einmal markieren und dafür eine Verweisdatei erzeugen. Sie können Verweisdateien auf Objekte auch durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) aus Objektbäumen oder Objektlisten in externe Anwendungen einfügen. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen die Strg-Tasteund gleichzeitig die Alt-Taste gedrückt. Link in Zwischenablage kopieren Generiert einen Link (einen sog. Deeplink) zum markierten Verteiler und kopiert diesen in die Zwischenablage. Von dort aus kann er in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt und versendet werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er der Verteiler in seinem regisafe anzeigen, indem er den Link in seinen Browser kopiert und aufruft. Der Browseraufruf startet eine Suche nach dem Verteiler im regisafe-Client des Empfängers und zeigt das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen in einer neuen Trefferliste an. Falls der Link-Empfänger keine Zugriffsberechtigung auf den Verteiler besitzt, wird eine Meldung Keine Ergebnisse gefunden angezeigt.
	Workflow starten Dieser Befehl wird nur angezeigt, sofern das Modul Workflow lizenziert ist und die System-Einstellung Verteilerverwaltung \| Workflow verfügbar eingeschaltet ist. Öffnet ein Untermenü, in dem bis zu 20 Workflows angeboten werden, die für Verteiler zur Verfügung stehen. Dabei werden zunächst die zuletzt verwendeten Workflows angeboten, danach, durch einen Trennstrich getrennt, die übrigen zur Verfügung stehenden Workflows in alphabetischer Reihenfolge. Stehen mehr als 20 Workflows zur Verfügung, wird zusätzlich ein Menüpunkt Weitere Workflows angeboten, welcher ein Dialogfenster öffnet, in dem ohne Begrenzung der Anzahl alle zur Verfügung stehenden Workflows angeboten werden. Wenn der ausgewählte Workflow zu dem Verteiler bereits läuft oder in Vergangenheit bereits durchlaufen wurde, wird eine entsprechende Abfrage angezeigt. Ansonsten wird der Workflow ohne weitere Abfrage sofort gestartet. Wenn mehrere Verteiler markiert sind, wird der Workflow zum ersten Verteiler gestartet und die weiteren Verteiler als zusätzliche Verteiler dem Workflow-Durchlauf hinzugefügt, wobei maximal 5 markierte Verteiler zulässig sind.
	Zuordnungen Öffnet ein Untermenü in dem die zugeordneten und unter-/übergeordneten Objekte aufgerufen werden können. Dieselben Zuordnungen werden im Reiter Finden & Wissen auch im Teilfenster Zuordnungen angezeigt. Im Kontextmenü von Verteilern werden die verfügbaren zugeordneten Objekte auch direkt ohne Untermenü angezeigt.