Aktenzeichen-Menü verwenden

Im Start-Reitermenü stellt Ihnen regisafe unter Aktenzeichen alle Befehle zur Verfügung, die Sie zur Bearbeitung und Verwendung des Aktenplans benötigen.
Die wichtigsten Befehle werden Ihnen auch in den Menüleisten der regisafe-Reiter und -Fenster angeboten; die vollständige Liste der Befehle einer Menüleiste wird Ihnen angezeigt, wenn Sie in der Menüleiste auf Alle Befehle klicken oder die Taste F10 drücken.
Außerdem stellt Ihnen regisafe Befehle auch im Kontextmenü von Aktenzeichen zur Verfügung, die Sie in regisafe-Listen oder im Ordnungsbaum des Reiters Finden & Wissen markiert haben.

Die in den Menüs angebotenen Befehle varieren, je nachdem, ob
n in einer Liste oder im Ordnungsbaum ein Aktenzeichen markiert ist (z.B. Ändern oder Löschen).
n entsprechende Anwendungsmodule eingesetzt werden.
n Sie die entsprechende Berechtigung von Ihrem Administrator erhalten haben.

Sie können die Menüleiste nach Ihren Wünschen anpassen. Wählen Sie dazu unter Alle Befehle den Befehl Menüleiste anpassen.

Funktion der einzelnen Befehle

Die folgende Liste enthält eine kurze Erklärung der einzelnen Befehle im Aktenzeichen-Menü.
Bei den meisten Befehlen verweist die Kurzbeschreibung außerdem auf eine ausführliche Anleitung.

Folgende Befehle stehen zur Bearbeitung von Aktenzeichen zur Verfügung:

Befehle zur Bearbeitung von Aktenzeichen finden Sie in regisafe in Kontextmenüs, Menüleisten, Reitermenüs und dem Start-Menü. Die untenstehende Tabelle listet alle dort vorkommenden Befehle alphabetisch auf.

Symbol	Funktion
	Abonnements Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Abonnieren Abonniert die markierten Aktenzeichen. Abonnement beenden Beendet Ihr Abonnement der markierten Aktenzeichen. Abonnenten anzeigen Öffnet den Detailreiter Abonnenten des markierten Aktenzeichens. Sofern vorhanden, wird darin Ihr eigenes Abonnement markiert. Mehr dazu: Reiter "Abonnenten" verwenden Meine Abonnements Öffnet den Reiter Abonnements im regisafe-Programmfenster. Mehr dazu: Abonnements ansehen
	Ändern... Öffnet den Aktenzeichen-Reiter im editierbaren Modus zur Änderung eines bestehenden Aktenzeichens. Mehr dazu: Aktenzeichen ändern
	Alle Befehle Zeigt eine Liste aller Befehle an, die in der Menüleiste für das Aktenzeichen zur Verfügung stehen. Damit sind auch solche Befehle aufrufbar, die aufgrund einer eingeschränkten Fensterbreite nicht mehr in der Menüleiste angeboten werden können.
	Als E-Mail senden Sendet Aktenzeichen-Verweise als E-Mail über Ihr externes Mail-System (z.B. Outlook). Der Empfänger erhält die regisafe-Aktenzeichen in Form eines Verweises. Aus diesem Grund ist das Senden von Aktenzeichen nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf das gesendete Aktenzeichen hat. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie über die Berechtigung Aktenzeichen als E-Mail senden verfügen. Wird das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, lautet die Berechtigung Neue Mail / Neue Wiedervorlage. In diesem Fall befindet sich der Befehl im Untermenü Mail/Wiedervorlage oder er ist deaktiviert.
	Als Standard-Vorlage definieren Legt das markierte Aktenzeichenals Vorlage für ein neues Aktenzeichen fest. Die Standard-Vorlage wird verwendet, wenn der Befehl Neu anlegen \| Aktenzeichen verwendet wird. Gibt es mehr als eine Standard-Vorlage wird eine Auswahl angeboten. Mehr dazu: Aktenzeichen als Standard-Vorlage definieren
	Anzeigen Zeigt den Aktenzeichen-Reiter an. Änderungen können in dieser Ansicht nur mithilfe der Schaltfläche Ändern gemacht werden. Mehr zum Inhalt des Reiters: Aktenzeichen ändern
	Drucken Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Aktuelle Anzeige (Liste) drucken Druckt, je nach Auswahl, unterschiedliche Inhalte von der gesamten Aktenzeichen-Trefferliste oder von Teilen daraus. Mehr dazu: Aktuelle Anzeige drucken. Aktenzeichen drucken Druckt Teile des Aktenplans, einzelne Aktenzeichen oder Bereiche innerhalb einer Hierarchie-Ebene (z.B. für Inhaltsverzeichnisse oder auch Deckblätter) Steht nur zur Verfügung, wenn der Hierarchiedruck aktiviert ist. Mehr dazu: Aktenzeichen drucken
	Einstellungen Aktenplanverwaltung Öffnet die Benutzer-Einstellungen, wobei die Gruppe Aktenplanverwaltung vorausgewählt ist. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Einstellungen vornehmen. Mehr zu den Benutzer-Einstellungen: Einstellungen für die Aktenplanverwaltung
	Erweiterte Suche Öffnet die "erweiterte Suche" nach Aktenzeichen. Im Vergleich zur Schnellsuche erlaubt die Erweiterte Suche die Angabe zusätzlicher Kriterien. Mehr dazu: Erweiterte Suche - Aktenzeichen
	Favoriten In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Zu den Favoriten hinzufügen Fügt das markierte Aktenzeichen zu den Favoriten hinzu und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Aus den Favoriten entfernen Entfernt das markierte Aktenzeichen aus den Favoriten und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Aktenzeichen-Favoriten anzeigen Zeigt die Aktenzeichen-Favoriten als Trefferliste an In der Menüleiste bietet dieser Befehl eine Auswahl der verfügbaren Objekt-Typen. Im Start-Menü gibt es pro Objekt-Typ stattdessen den Befehl Favoriten anzeigen.
	Kopieren Verwendet das markierte Aktenzeichen als Vorlage für ein neues Aktenzeichen. Mehr zum Kopieren von Aktenzeichen: Aktenzeichen kopieren
	Löschen Löscht das markierte Aktenzeichen. Standardmäßig können Sie nur dann ein Objekt löschen, wenn es keine hierarchisch untergeordneten Objekte besitzt. Nur Ihr Administrator kann diese System-Einstellung ändern. Außerdem benötigen Sie dazu die Berechtigung Aktenzeichen löschen.
	Mail/Wiedervorlage (Modul Mail/Wiedervorlage) Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Neue Mail... Sendet Aktenzeichen-Verweise als Mail an andere regisafe-Benutzer; an externe Adressen können solche Verweise nicht versendet werden! Grund: Das Senden von Verweisen ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf das Objekt hat, auf das verwiesen wird. Bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage wird davon ausgegangen, dass für alle Nutzer derselben regisafe-Installation eine interne Mail-Adresse besteht. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird. Neue Wiedervorlage Sendet Aktenzeichen-Verweise an einem bestimmten Tag als Erinnerung in Form einer Mail an regisafe-Benutzer. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird.
	Menüleiste anpassen Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Menüleiste nach Ihren Wünschen konfigurieren können.
	Neu anlegen... In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl zunächst ein Menü zur Auswahl des Objekt-Typs, also z.B. Akte/Vorgang, Schriftstück, Adresse etc. Sofern es zu dem Objekt-Typ mehrere Objekt-Arten bzw. Vorlagen gibt, werden diese in einem Untermenü zur Auswahl angeboten. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen öffnet dieser Befehl direkt ein Untermenü zur Auswahl der Objekt-Art bzw. Vorlage. Mehr dazu: Aktenzeichen neu anlegen
	Sicherheit Öffnet ein Untermenü mit dem folgenden Befehl: Aktivitätsprotokoll Zeigt das Aktivitätsprotokoll an, in dem alle Vorfälle zum markierten Objekt enthalten sind (z.B. Änderungen usw.). Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Aktivitätsprotokoll eingesetzt wird. Mehr dazu: Aktivitätsprotokoll anzeigen. Dort können auch Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll eingetragen werden, die regisafe nicht automatisch speichert (z.B. ein Telefonat). Mehr dazu: Eintrag in das Aktivitätsprotokoll vornehmen
	Suche Aktenzeichen Öffnet die Schnellsuche. Sie ist automatisch auf Aktenzeichen eingestellt (Aktenzeichen ist im linken Feld markiert). Durch die Angabe eines Suchbegriffs und/oder Aktenzeichens kann die Suche eingegrenzt werden. Mehr dazu: Aktenzeichen suchen
	Verlauf Öffnet ein Auswahlmenü der verschiedenen Objekt-Typen. Nach Auswahl des Objekt-Typs wird dessen Verlauf in der Trefferliste angezeigt. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen zeigt dieser Befehl den Verlauf in der Trefferliste an. Mehr zur Anzeige von Aktenzeichen in Listen: Aktenzeichen anzeigen
	Verweis Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Verweisdatei in Zwischenablage kopieren Kopiert eine Verweisdatei (IQO-Datei) auf das Aktenzeichen in die Zwischenablage. Von dort aus kann sie in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er das Aktenzeichen durch einen Doppelklick auf die IQO-Datei in regisafe anzeigen, sofern er Zugriffsberechtigung darauf besitzt. Sie können auch mehrere Objekte des gleichen Typs, z.B. Schriftstücke, auf einmal markieren und dafür eine Verweisdatei erzeugen. Sie können Verweisdateien auf Objekte auch durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) aus Objektbäumen oder Objektlisten in externe Anwendungen einfügen. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen die Strg-Taste und gleichzeitig die Alt-Taste gedrückt. Link in Zwischenablage kopieren Generiert einen Link (einen sog. Deeplink) zum markierten Aktenzeichen und kopiert diesen in die Zwischenablage. Von dort aus kann er in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt und versendet werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er das Aktenzeichen in seinem regisafe anzeigen, indem er den Link in seinen Browser kopiert und aufruft. Der Browseraufruf startet eine Suche nach dem Aktenzeichen im regisafe-Client des Empfängers und zeigt das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen in einer neuen Trefferliste an. Falls der Link-Empfänger keine Zugriffsberechtigung auf das Aktenzeichen besitzt, wird eine Meldung Keine Ergebnisse gefunden angezeigt.
	Workflow starten Dieser Befehl wird nur angezeigt, sofern das Modul Workflow lizenziert ist und die System-Einstellung Aktenplanverwaltung \| Workflow verfügbar eingeschaltet ist. Öffnet ein Untermenü, in dem bis zu 20 Workflows angeboten werden, die für Aktenzeichen zur Verfügung stehen. Dabei werden zunächst die zuletzt verwendeten Workflows angeboten, danach, durch einen Trennstrich getrennt, die übrigen zur Verfügung stehenden Workflows in alphabetischer Reihenfolge. Stehen mehr als 20 Workflows zur Verfügung, wird zusätzlich ein Menüpunkt Weitere Workflows angeboten, welcher ein Dialogfenster öffnet, in dem ohne Begrenzung der Anzahl alle zur Verfügung stehenden Workflows angeboten werden. Wenn der ausgewählte Workflow zu dem Aktenzeichen bereits läuft oder in Vergangenheit bereits durchlaufen wurde, wird eine entsprechende Abfrage angezeigt. Ansonsten wird der Workflow ohne weitere Abfrage sofort gestartet. Wenn mehrere Aktenzeichen markiert sind, wird der Workflow zum ersten Aktenzeichen gestartet und die weiteren Aktenzeichen als zusätzliche Aktenzeichen dem Workflow-Durchlauf hinzugefügt, wobei maximal 5 markierte Aktenzeichen zulässig sind.
	Zuordnungen Öffnet ein Untermenü, in dem die zugeordneten und unter-/übergeordneten Objekte aufgerufen werden können. Dieselben Zuordnungen werden im Reiter Finden & Wissen auch im Teilfenster Zuordnungen angezeigt.