Word-Schriftstücke individuell anpassen

Word-Schriftstücke können standardmäßig in regisafe erstellt und bearbeitet werden. Bei Verwendung des Moduls Microsoft-Word-Integration bietet regisafe darüber hinaus speziell auf Word ausgerichtete Spezialfunktionen an, die auch komplexere Aufgaben erledigen helfen.

Die Microsoft-Word-Integration verfügt standardmäßig über folgende Funktionen:

• Zuordnung von Vorlage-Schriftstück und Vorlage-Design
  Für regisafe-Standard-Vorlagen, deren Bezeichnung das Wort "Word" enthält ("Word", "Word Serienbrief", "Word-Autotext") können variable Elemente und unveränderliche Elemente in unterschiedlichen Schriftstück-Dateien angelegt und gepflegt werden.
  Diese Schriftstücke können anschließend der Standard-Vorlage als sogenanntes Vorlage-Schriftstück bzw. Vorlage-Design zugeordnet werden.
  Bei Erstellung eines neuen Schriftstücks auf Grundlage der Standard-Vorlage werden die Elemente aus Vorlagen-Schriftstück und Vorlage-Design zusammengeführt.
  
  Näheres dazu finden Sie unter: Arbeiten mit Design-Vorlagen
• Datenübergabe von regisafe an Word-Dateien
  Fill-in- und Textformularfelder können zur automatischen Übergabe variabler regisafe-Daten in Word-Dateien eingefügt werden. Zu den übergebenen Daten gehören z.B.: Aktenzeichen, Text (Betreff), Benutzer-Zusatzdaten usw.
  Darüber hinaus können auch Barcodes übergeben werden. Diese Möglichkeiten werden sinnvollerweise zur Erstellung von Vorlagen eingesetzt.
  • Eine Anleitung zur Verwendung von Word-Vorlagen in regisafe finden Sie unter Word-Vorlagen verwenden.
    Eine Anleitung zum Erstellen von Word-Vorlagen finden Sie in der Administrator-Dokumentation unter Office-Dateien vorbereiten.
    Dort ist auch beschrieben, wie Fill-in- und Textformularfelder sowie Barcodes zur automatischen Übergabe variabler regisafe-Daten in Word-Vorlagen eingefügt werden können.
• Übergabe von Adressen
  Bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung können Adressdaten automatisch an Word-Dateien übergeben werden. Dazu werden diese, wie sonstige regisafe-Daten auch, mithilfe von Textformularfeldern in Word-Vorlagen eingetragen.
  Sind in der Adresse mehrere Ansprechpartner oder Anschriften enthalten, werden diese zur Auswahl angeboten. Dasselbe gilt auch, wenn mehrere Adressen, Anschriftenformate oder Briefanreden zugeordnet sind.
  Eine Anleitung zur Verwendung von Word-Vorlagen in regisafe finden Sie unter Word-Vorlagen verwenden.
• Erstellen von Serienbriefen
  Bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung können Serienbriefe auf Basis von regisafe-Adressen erstellt werden. Bei Verwendung eines Adressverteilers können zusätzlich auch verteilerabhängig erfasste, individuell festzulegende Adressdaten an Serienbriefe übergeben werden.
  Serienbriefe auf Basis von externen Datenquellen sind auch ohne die Adressverwaltung möglich.
  Eine Anleitung dazu finden Sie unter Serienbriefe erstellen.

Optionale Erweiterungen erlauben außerdem:

• Verwenden von Autotexten
  Wiederkehrende Textpassagen und Standard-Formulierungen können in regisafe abgelegt werden und stehen anschließend zum Einfügen in beliebigen Word-Dateien zur Verfügung.
  Anleitungen hierzu finden Sie unter Autotexte definieren und Autotexte einfügen.
• Interaktive Übergabe von regisafe-Daten an Word-Schriftstücke
  Die Akten-/Vorgangskennung aus regisafe kann während der Bearbeitung von Word-Dateien interaktiv eingefügt werden.
  Eine Anleitung zum Einfügen der Akten-/Vorgangskennung finden Sie unter regisafe-Daten auslesen.
  
  Bei der Erstellung von Vorlagen können darüber hinaus zahlreiche weitere Daten zur Übergabe eingerichtet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Administrator-Dokumentation unter regisafe-Formularfelder in Word einfügen.
• Übernehmen von Word-Dateien in regisafe
  Word-Dateien, die außerhalb von regisafe erstellt wurden, können bequem an regisafe zur Ablage oder zum Versand per Mail/Wiedervorlage übergeben werden.
  Anleitungen dazu finden Sie unter Speichern in regisafe und Übernehmen in Mail.
• Ablegen von Serienbriefen
  In regisafe erstellte Serienbriefe können für die Ablage automatisiert in Einzeldokumente umgewandelt werden.
  Eine Anleitung dazu finden Sie unter Serienbriefe als Einzeldokumente speichern.