Akten/Vorgänge anzeigen

Die Trefferliste des Reiters Finden & Wissen dient auch zur Anzeige von Akten/Vorgängen. Die enthaltenen Akten/Vorgänge werden jeweils auf verschiedene Art und Weise zusammengestellt, abhängig davon, aus welchem Zusammenhang die Akten-Trefferliste geöffnet wird.
Mithilfe der Befehle, die im Start-Menü, in den Reitermenüs, in der Menüleiste und im Kontextmenü zur Verfügung stehen, können Akten/Vorgänge unter anderem gesucht, neu angelegt, gelöscht, gedruckt oder als Favorit gespeichert werden.

Befehle für angezeigte Akten/Vorgänge ausführen

In einer Akten-Trefferliste stehen eine Reihe von Befehlen zur Bearbeitung der angezeigten Akten/Vorgänge zur Verfügung.

Verfügbare Befehle zu Akten/Vorgängen

Befehle zur Bearbeitung von Akten/Vorgängen finden Sie in regisafe in Kontextmenüs, Menüleisten, Reitermenüs und dem Start-Menü. Die untenstehende Tabelle listet alle dort vorkommenden Befehle alphabetisch auf.

Symbol	Funktion
	Abonnements Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Abonnieren Abonniert die markierten Akten/Vorgänge. Abonnement beenden Beendet Ihr Abonnement der markierten Akten/Vorgänge. Abonnenten anzeigen Öffnet den Detailreiter Abonnenten der markierten Akte. Sofern vorhanden, wird darin Ihr eigenes Abonnement markiert. Mehr dazu: Reiter "Abonnenten" verwenden Meine Abonnements Öffnet den Reiter Abonnements im regisafe-Programmfenster. Mehr dazu: Abonnements ansehen
	Ändern Öffnet den Akten-Reiter im editierbaren Modus zur Änderung einer bestehenden Akte. Mehr dazu: Akte/Vorgang ändern
	Alle Befehle Zeigt eine Liste aller Befehle an, die für die Akte zur Verfügung stehen. Damit sind auch solche Befehle aufrufbar, die aufgrund einer eingeschränkten Fensterbreite nicht mehr in der Menüleiste angeboten werden können.
	Als E-Mail senden Sendet Akten-Verweise als E-Mail über Ihr externes Mail-System (z.B. Outlook). Der Empfänger erhält die regisafe-Akten/Vorgänge in Form eines Verweises. Aus diesem Grund ist das Senden von Akten/Vorgängen nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf die gesendete Akte hat. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie über die Berechtigung Aktenzeichen als E-Mail senden verfügen. Wird das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, lautet die Berechtigung Neue Mail / Neue Wiedervorlage. In diesem Fall befindet sich dieser Befehl im Untermenü Mail/Wiedervorlage oder er ist deaktiviert.
	Als Standard-Vorlage definieren Legt die markierte Akte als Standard-Vorlage zur Erstellung neuer Akten/Vorgänge fest. Die Standard-Vorlage wird verwendet, wenn der Befehl Neu anlegen \| Akte/Vorgang verwendet wird. Gibt es mehr als eine Standard-Vorlage, wird eine Auswahl angeboten. Mehr dazu: Akte/Vorgang als Standard-Vorlage definieren
	Anzeigen Zeigt den Akten-Reiter an. Änderungen können in dieser Ansicht nur mithilfe der Schaltfläche Ändern gemacht werden. Ob Ihnen die Schaltfläche Ändern zur Verfügung steht, ist abhängig von Ihren Benutzerrechten. Mehr zum Inhalt des Reiters: Akten/Vorgänge ändern
	Aussonderung Sondert Akten/Vorgänge aus, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Je nachdem, ob Akten/Vorgänge als archivwürdig oder als zu vernichten gekennzeichnet sind, werden diese durch die Aussonderung gelöscht oder dauerhaft archiviert. Ob Ihnen dieser Befehl zur Verfügung steht, ist abhängig von Ihren Benutzerrechten. Mehr dazu: Akten/Vorgänge aussondern
	Drucken Öffnet ein Untermenü mit dem folgenden Befehl: Aktuelle Anzeige (Liste) drucken Druckt, je nach Auswahl, unterschiedliche Inhalte von der gesamten Akten-Trefferliste oder von Teilen daraus. Mehr dazu: Aktuelle Anzeige drucken.
	Einstellungen Akten-/Vorgangsverwaltung Öffnet die Benutzer-Einstellungen, wobei die Gruppe Akten-/Vorgangsverwaltung vorausgewählt ist. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Einstellungen vornehmen. Mehr zu den Benutzer-Einstellungen: Einstellungen für die Akten-/Vorgangsverwaltung
	Erweiterte Suche Öffnet die "erweiterte Suche" nach Akten/Vorgängen. Im Vergleich zur Schnellsuche erlaubt die Erweiterte Suche die Angabe zusätzlicher Kriterien. Mehr dazu: Erweiterte Suche - Akten/Vorgänge
	Favoriten In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Zu den Favoriten hinzufügen Fügt die markierte Akte zu den Favoriten hinzu und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Aus den Favoriten entfernen Entfernt die markierte Akte aus den Favoriten und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Akte/Vorgang-Favoriten anzeigen Zeigt die Akten-Favoriten als Trefferliste an. In der Menüleiste bietet dieser Befehl eine Auswahl der verfügbaren Objekt-Typen. Im Start-Menü gibt es pro Objekt-Typ stattdessen den Befehl Favoriten anzeigen.
	Kopieren Verwendet die markierte Akte als Vorlage für eine neue Akte. Mehr zum Kopieren von Akten/Vorgängen: Akte/Vorgang kopieren
	Löschen Löscht die markierten Akten/Vorgänge. Grundsätzlich können Sie nur dann ein Objekt löschen, wenn es keine hierarchisch untergeordneten Objekte besitzt. Außerdem benötigen Sie dazu die Berechtigung Akten/Vorgänge löschen.
	Mail/Wiedervorlage (Modul Mail/Wiedervorlage) Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Neue Mail... Sendet Akten-Verweise als Mail an andere regisafe-Benutzer; an externe Adressen können Akten/Vorgänge nicht versendet werden! Grund: Der Empfänger erhält die regisafe-Akten/Vorgänge in Form eines Verweises. Daher ist das Senden von Akten/Vorgängen nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf die gesendete Akte hat. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird. Neue Wiedervorlage Sendet Akten-Verweise an einem bestimmten Tag als Erinnerung in Form einer Mail an regisafe-Benutzer. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird.
	Menüleiste anpassen Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Menüleiste nach Ihren Wünschen konfigurieren können.
	Neu anlegen In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl zunächst ein Menü zur Auswahl des Objekt-Typs, also z.B. Akte/Vorgang, Schriftstück, Adresse etc. Sofern es zu dem Objekt-Typ mehrere Objekt-Arten bzw. Vorlagen gibt, werden diese in einem Untermenü zur Auswahl angeboten. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen öffnet dieser Befehl direkt ein Untermenü zur Auswahl der Objekt-Art bzw. Vorlage. Mehr dazu: Akte/Vorgang neu anlegen
	Sicherheit Öffnet ein Untermenü mit dem folgenden Befehl: Aktivitätsprotokoll Zeigt das Aktivitätsprotokoll an, in dem alle Vorfälle zum markierten Objekt enthalten sind (z.B. Änderungen usw.). Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Aktivitätsprotokoll eingesetzt wird. Mehr dazu: Aktivitätsprotokoll anzeigen. Dort können auch Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll eingetragen werden, die regisafe nicht automatisch speichert (z.B. ein Telefonat). Mehr dazu: Eintrag in das Aktivitätsprotokoll vornehmen
	Suche Akten/Vorgänge Öffnet die Schnellsuche. Sie ist automatisch auf Akten/Vorgänge eingestellt (Akten/Vorgänge ist im linken Feld markiert). Durch die Angabe eines Suchbegriffs, Aktenzeichens oder einer Akten-/Vorgangskennung kann die Suche eingegrenzt werden. Mehr dazu: Akten/Vorgänge suchen
	Verlauf Öffnet ein Auswahlmenü der verschiedenen Objekt-Typen. Nach Auswahl des Objekt-Typs wird dessen Verlauf in der Trefferliste angezeigt. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen zeigt dieser Befehl den Verlauf in der Trefferliste an. Mehr zur Anzeige von Akten/Vorgängen in Listen: Akten/Vorgänge anzeigen
	Verweis Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Verweisdatei in Zwischenablage kopieren Kopiert eine Verweisdatei (IQO-Datei) auf die Akte in die Zwischenablage. Von dort aus kann sie in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er die Akte durch einen Doppelklick auf die IQO-Datei in regisafe anzeigen, sofern er Zugriffsberechtigung darauf besitzt. Sie können auch mehrere Objekte des gleichen Typs, z.B. Schriftstücke, auf einmal markieren und dafür eine Verweisdatei erzeugen. Sie können Verweisdateien auf Objekte auch durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) aus Objektbäumen oder Objektlisten in externe Anwendungen einfügen. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen die Strg-Tasteund gleichzeitig die Alt-Taste gedrückt. Link in Zwischenablage kopieren Generiert einen Link (einen sog. Deeplink) zur markierten Akte und kopiert diesen in die Zwischenablage. Von dort aus kann er in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt und versendet werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er die Akte in seinem regisafe anzeigen, indem er den Link in seinen Browser kopiert und aufruft. Der Browseraufruf startet eine Suche nach der Akte im regisafe-Client des Empfängers und zeigt das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen in einer neuen Trefferliste an. Falls der Link-Empfänger keine Zugriffsberechtigung auf die Akte besitzt, wird eine Meldung Keine Ergebnisse gefunden angezeigt.
	Workflow starten Dieser Befehl wird nur angezeigt, sofern das Modul Workflow lizenziert ist und die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung \| Workflow verfügbar eingeschaltet ist. Öffnet ein Untermenü, in dem bis zu 20 Workflows angeboten werden, die für Akten/Vorgänge zur Verfügung stehen. Dabei werden zunächst die zuletzt verwendeten Workflows angeboten, danach, durch einen Trennstrich getrennt, die übrigen zur Verfügung stehenden Workflows in alphabetischer Reihenfolge. Stehen mehr als 20 Workflows zur Verfügung, wird zusätzlich ein Menüpunkt Weitere Workflows angeboten, welcher ein Dialogfenster öffnet, in dem ohne Begrenzung der Anzahl alle zur Verfügung stehenden Workflows angeboten werden. Wenn der ausgewählte Workflow zu der Akte bereits läuft oder in Vergangenheit bereits durchlaufen wurde, wird eine entsprechende Abfrage angezeigt. Ansonsten wird der Workflow ohne weitere Abfrage sofort gestartet. Wenn mehrere Akten/Vorgänge markiert sind, wird der Workflow zur ersten Akte gestartet und die weiteren Akten/Vorgänge als zusätzliche Akten/Vorgänge dem Workflow-Durchlauf hinzugefügt, wobei maximal 5 markierte Akten/Vorgänge zulässig sind.
	Zuordnungen Öffnet ein Untermenü, in dem die zugeordneten und unter-/übergeordneten Objekte aufgerufen werden können. Dieselben Zuordnungen werden im Reiter Finden & Wissen auch im Teilfenster Zuordnungen angezeigt.

So führen Sie Befehle zu den angezeigten Akten/Vorgängen aus:

Markieren Sie eine Akte (oder auch mehrere Akten/Vorgänge), indem Sie mir der linken Maustaste in die entsprechende Zeile klicken.
- Die Zeile wird hervorgehoben.
Wählen Sie den gewünschten Befehl im Start-Menü, in einem Reitermenü, in der Menüleiste oder im Kontextmenü.

Der Befehl wird ausgeführt.

Unter Mit regisafe-Trefferlisten arbeiten finden Sie Grundlagen-Informationen zur Arbeit mit Menüs, Fenstern, Listen und Befehlen.

Zugeordnete Objekte anzeigen

regisafe bietet für die Anzeige zugeordneter Objekte die folgenden Möglichkeiten:

Markieren Sie eine Akte in der Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü Zugeordnete <Objektname> z.B. Zugeordnete Schriftstücke. Alternativ können Sie in der Menüleiste Zuordnungen | Zugeordnete <Objektname> wählen. Um alle Befehle der Menüleiste anzuzeigen, klicken Sie auf Alle Befehle oder drücken Sie die Taste F10.
- Die gewählten zugeordneten Objekte werden als Trefferliste angezeigt.
Markieren Sie eine Akte in der Trefferliste und wählen Sie im Teilfenster Zuordnungen den Link auf die zugeordneten Objekte, die Sie anzeigen möchten, z.B. Schriftstücke zu Akte/Vorgang 021.10:Ehrenamt 2009-001.
- Die gewählten zugeordneten Objekte werden als Trefferliste angezeigt.
Markieren Sie eine Akte in der Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste den Befehl Anzeigen oder Ändern, sodass sich der Akten-Reiter öffnet, der sich in mehrere Detailreiter untergliedert. Wählen Sie anschließend den Detailreiter der gewünschten zugeordneten Objekte. Bei hierarchischen Strukturen wird ein Detailreiter für die eigene Struktur angeboten, in dem auf über- und untergeordnete Objekte zugegriffen werden kann. Sollte dieser Detailreiter nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.

Akten-Favoriten anzeigen

regisafe bietet für die Anzeige der Akten-Favoriten als Trefferliste die folgenden Möglichkeiten:

Markieren Sie eine Akte in der Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü Favoriten | Akte/Vorgang-Favoriten anzeigen. Alternativ können Sie in der Menüleiste Favoriten | Akten/Vorgänge wählen. Um alle Befehle der Menüleiste anzuzeigen, klicken Sie auf Alle Befehle oder drücken Sie die Taste F10.
Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Favoriten anzeigen.
Klicken Sie im Reiter Start im Start-Element Favoriten auf den Eintrag Akten/Vorgänge .
Klicken Sie im Reiter Suchen unter der Suchart Akten/Vorgängeauf den Eintrag Favoriten.

Abhängig von den System-Einstellungen und den aktuellen Benutzer-Einstellungen kann die Anzeige der Akten/Vorgänge variieren.
Eine Zusammenstellung aller vorhandenen Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für die Akten-/Vorgangsverwaltung.