Akte/Vorgang neu anlegen

Zum Neuanlegen von Akten/Vorgängen wird der Objektreiter  Neu-Akte/Vorgang verwendet.

• Um neue Akten/Vorgänge vom Typ "Allgemein" (leere Vorlage) anlegen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge neu anlegen (Allgemein) verfügen. Die Vorlagen-Arten des Kommunalpaketes (z.B. Hundesteuerakte, Fundakte) verfügen jeweils über eine eigene Berechtigung zum Anlegen dieser Akten/Vorgänge (z.B. Akten/Vorgänge neu anlegen vom Typ 'Bauakte') und werden, sofern das Kommunalpaket installiert ist, entsprechend den gesetzten Berechtigungen ebenfalls zur Auswahl angeboten.
  Um neue Akten/Vorgängen aus einer anderen Akten-Vorlage erstellen zu können, müssen Sie über die jeweilige Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge neu anlegen vom Typ '<Vorlagenname>' verfügen

Anleitung

So legen Sie neue Akten/Vorgänge an:

• Überlegen Sie, unter welchem Aktenzeichen und ggf. unter welcher Akte die neue Akte angelegt werden soll.
  • regisafe unterstützt Sie bei Ihren Überlegungen wie folgt:
    Öffnen Sie den Programmreiter Finden & Wissen, navigieren Sie im Ordnungsbaum zu dem Objekt (Aktenzeichen oder Akte/Vorgang), unter dem Sie eine neue Akte anlegen wollen und markieren Sie es.
    Hintergrund:
    Die Zuordnungen des markierten Objekts erhalten Sie später für eine Übernahme in den Akten-Reiter angeboten, sofern es sich nicht um spezielle Akten handelt, für die bereits ein Aktenzeichen voreingestellt ist.
• Wählen Sie im Kontextmenü Neu anlegen | Akten/Vorgänge.
  
  Welche alternativen Möglichkeiten gibt es?

  • Im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objekts im Ordnungsbaum oder in einer Trefferliste  Neu anlegen |  Akte/Vorgang wählen.
  • Im Programmreiter Start im Start-Menü  Akten/Vorgänge |  Neu anlegen wählen.
  • Ein Untermenü mit Akten-/Vorgangs-Arten öffnet sich.

    • Im Untermenü werden zuoberst die in letzter Zeit verwendeten Arten/Vorlagen angeboten, sofern diese nicht eine bestimmte Anzahl übersteigen. Danach folgen weitere Arten/Vorlagen, die zu dem aktuell markierten Objekt aufgrund der definierten Abhängigkeiten verfügbar sind. 
      

      Sollte die gewünschte Vorlage nicht dabei sein, wählen Sie Weitere Arten und Vorlagen. Damit wechseln Sie in den Reiter Neu anlegen, in dem Sie nach allen verfügbaren Arten und Vorlagen suchen können. 
      

      Ist die Anzahl der Arten/Vorlagen zu groß und daher unübersichtlich, können Sie im Reiter Neu anlegen oberhalb der Liste in das Feld Suchen einen Begriff eingeben, der im Namen der Objektart/Vorlage vorkommt. Es werden dann nur noch die Arten/Vorlagen angezeigt, die Ihrem Suchkriterium entsprechen. 

    • Ist die gewünschte Art/Vorlage immer noch nicht dabei, setzen Sie am unteren Rand der Liste die Markierung Auch Vorlagen anzeigen, die aufgrund der Abhängigkeit von Aktenzeichen derzeit nicht zur Verfügung stehen. Hatten Sie zuvor im Feld Suchen einen Begriff eingegeben, zu dem in den zunächst angezeigten Vorlagen kein "Treffer" erzielt wurde, wird diese Markierung automatisch gesetzt.  
  • Falls nur eine Vorlage zur Verfügung steht, wird sofort der Akten-Reiter geöffnet. Fahren Sie in diesem Fall mit Schritt 6 dieser Anleitung fort.
• Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
  • Ein leerer Akten-/Vorgangs-Reiter auf Basis der ausgewählten Vorlage wird im Hintergrund angezeigt und es öffnet sich der Zuordnungsdialog. Er zeigt Ihnen alle Zuordnungen der zuvor im Reiter Finden & Wissen markierten Akte bzw. des markierten Aktenzeichens zur Übernahme an.
• Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Zuordnungen nach Ihren Wünschen. Mehr dazu: Zuordnungsdialog bearbeiten.
  1. Der Reiter Akten/Vorgänge gelangt in den Vordergrund.
     Auch zugeordnete Objekte und bestimmte Funktionen (z.B. Verknüpfungen und Aktivitätsprotokoll) haben einen eigenen Detailreiter, den Sie über die Detailreiterliste anzeigen können. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
• Tragen Sie in jedem Fall die zwingend erforderlichen Informationen zu Ihrer Akte im Detailreiter Allgemein ein. Diese werden farbig hinterlegt angezeigt, solange sie noch nicht bearbeitet sind (Details siehe unter: Reiter Allgemein).
• Die Akten-/Vorgangs-Art kann nachträglich im unteren Teil des Reiters Allgemein unter Akte/Vorgangs-Art geändert werden. Dazu öffnen Sie die Detailreiterliste mit einem Klick auf das -Symbol. Wählen Sie die gewünschte Akten-/Vorgangs-Art aus. Hierzu müssen Sie zuvor die Systemeinstellungen zum Ändern der Akten-/Vorgangs-Art aktiviert haben.
• Geben Sie in den übrigen Detailreitern bei Bedarf weitere Informationen ein.
  Anleitungen zur Verwendung der weiteren Detailreiter finden Sie unter:
  Reiter Aufbewahrung
  Reiter TR RESISCAN
  Reiter Extras
  

Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.

• Speichern Sie die Akte mit OK.
  • regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein.
    Danach legt regisafe die neue Akte an.
    
    
    

• In den Benutzer-Einstellungen der Gruppe Akten-/Vorgangsverwaltung haben Sie viele Möglichkeiten, persönliche Einstellungen vorzunehmen.
  So können Sie z.B. festlegen, dass nach dem Neuanlegen einer Akte sofort ein neuer, leerer Objektreiter angezeigt wird, um eine weitere, neue Akte anzulegen.
  Eine vollständige Aufstellung der Benutzer-Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für die Akten-/Vorgangsverwaltung.