Schriftstücke-Menü verwenden
Im Start-Menü und im Start-Reitermenü stellt Ihnen regisafe unter Schriftstücke Befehle zur Verfügung, die Sie zur Bearbeitung und Verwendung von Schriftstücken benötigen.
Die wichtigsten Befehle werden Ihnen auch in den Menüleisten der regisafe-Reiter und -Fenster angeboten; die vollständige Liste der Befehle einer Menüleiste wird Ihnen angezeigt, wenn Sie in der Menüleiste auf Alle Befehle klicken oder die Taste F10 drücken.
Außerdem stellt Ihnen regisafe Befehle auch im Kontextmenü von Schriftstücken zur Verfügung, die Sie in regisafe-Listen markiert haben.
- Die in den Menüs angebotenen Befehle varieren, je nachdem, ob
n Sie sich im Detailreiter Datei eines Schriftstück-Datensatzes befinden
n in einer Liste ein Schriftstück markiert ist (z.B. Ändern oder Löschen).
n entsprechende Anwendungsmodule eingesetzt werden
n Sie die entsprechende Berechtigung von Ihrem Administrator erhalten haben.
- Sie können die Menüleiste nach Ihren Wünschen anpassen. Wählen Sie dazu unter
Alle Befehle den Befehl Menüleiste anpassen.
Funktion der einzelnen Befehle
Die folgende Liste enthält eine kurze Erklärung der einzelnen Befehle, die für die Bearbeitung von Schriftstücken zur Verfügung stehen.
Bei den meisten Befehlen verweist die Kurzbeschreibung außerdem auf eine ausführliche Anleitung.
Folgende Befehle stehen zur Bearbeitung von Schriftstücken zur Verfügung:
Befehle zur Bearbeitung von Schriftstück-Datensätzen und Schriftstück-Dateien finden Sie in Kontextmenüs, Menüleisten, der Funktionsleiste, Reitermenüs, dem Start-Menü und im Detailreiter Datei. Die untenstehende Tabelle listet alle dort vorkommenden Befehle alphabetisch auf.
Symbol | Funktion |
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Abonnements
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Ändern
Öffnet den Schriftstück-Reiter im editierbaren Modus zur Änderung des markierten Schriftstücks. Mehr dazu: Schriftstück ändern |
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Alle Befehle
Zeigt eine Liste aller Befehle an, die für das Schriftstück zur Verfügung stehen. Damit sind auch solche Befehle direkt im Fenster aufrufbar, die aufgrund einer eingeschränkten Fensterbreite nicht mehr in der Menüleiste angeboten werden können. |
Als Standard-Vorlage definieren
Zeigt eine Auswahlliste der bestehenden Vorlagenarten an. Legt das markierte Schriftstück als Standard-Vorlage zur Erstellung neuer Schriftstücke auf der Grundlage der ausgewählten Vorlagenart fest. Die Standard-Vorlage wird verwendet, wenn der Befehl Schriftstücke | Neu anlegen verwendet wird. Gibt es mehr als eine Standard-Vorlage, wird eine Auswahl angeboten. Mehr dazu: Schriftstück als Standard-Vorlage definieren |
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Zeigt den Schriftstück-Reiter an. Änderungen können in dieser Ansicht nur mithilfe der Schaltfläche Ändern gemacht werden. |
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Aussonderung
Sondert Schriftstücke aus, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Je nachdem ob Schriftstücke als archivwürdig oder als zu vernichten gekennzeichnet sind, werden diese durch die Aussonderung gelöscht oder dauerhaft archiviert. Mehr dazu: Akten/Vorgänge und Schriftstücke aussondern |
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Datei Befehle, die für die Bearbeitung von Schriftstück-Dateien zur Verfügung stehen.
Öffnet die Datei im Anwendungsprogramm zur Bearbeitung. Mehr dazu: Datei öffnen
Datei öffnen und aktualisieren
Mehr dazu: Schriftstück ändern
Öffnet abhängig von den Benutzer-Einstellungen die Datei-Vorschau in der Trefferliste oder den Detailreiter
Mehr dazu: Schriftstück-Datei-Integrität prüfen
Löschen und neu anlegen
Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl von Dateien aus einem Windows-Verzeichnis. Die ausgewählten Dateien werden dem Schriftstück hinzugefügt. Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner
Bestehende Datei zuordnen
Kopieren in Windows-Ordner
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Drucken
Druckt, je nach Auswahl, unterschiedliche Inhalte von der gesamten Akten-Trefferliste oder von Teilen daraus. Mehr dazu: Aktuelle Anzeige drucken. |
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Einfügen
Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl von Dateien aus einem Windows-Verzeichnis. Die ausgewählten Dateien werden dem Schriftstück hinzugefügt. Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner |
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Einstellungen
Schriftgutverwaltung
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Elektronische Unterschrift
Öffnet das Dialogfenster zum Anfordern einer neuen Unterschrift. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen.
Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau mit speziellen Unterschriftsfunktionen in der rechten Seitenleiste vorausgewählt ist. In der rechten Seitenleiste werden die vorhandenen Unterschriften angezeigt und Sie können Ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. oder die Unterschrift eines anderen Sachbearbeiters anfordern. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen. |
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E-POST
Sendet, nach Auswahl eines E-POST-Kontos, ausgewählte Schriftstücke zum Versand an die E-POST. Wenn der Empfänger ebenfalls über ein E-POST-Konto verfügt, wird die Post auch digital zugestellt.
Diese Befehle und dieses Untermenü stehen nur zur Verfügung, wenn die Schnittstelle zu E-POST eingesetzt wird und Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Versenden über E-POST bzw. zum Abfragen des Sendestatus haben. |
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Erweiterte Suche
Öffnet die "erweiterte Suche" nach Schriftstücken. Im Vergleich zur Schnellsuche erlaubt die Erweiterte Suche die Angabe zusätzlicher Kriterien. Mehr dazu: Erweiterte Suche - Schriftstücke |
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Favoriten
In der Menüleiste bietet dieser Befehl eine Auswahl der verfügbaren Objekt-Typen. |
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Gelöschte Schriftstücke wiederherstellen
Kann gelöschte Schriftstücke wiederherstellen, die innerhalb der letzten 90 Tage gelöscht wurden. Dazu öffnet der Befehl ein Suchfenster, mit dessen Hilfe Sie gelöschte Dateien gezielt suchen können. Mehr dazu: Gelöschte Schriftstücke wiederherstellen. |
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Kopieren
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Löschen
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Mail/Wiedervorlage (Modul Mail/Wiedervorlage) Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:
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Menüleiste anpassen
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In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl zunächst ein Menü zur Auswahl des Objekt-Typs, also z.B. Akte/Vorgang, Schriftstück, Adresse etc. Sofern es zu dem Objekt-Typ mehrere Objekt-Arten bzw. Vorlagen gibt, werden diese in einem Untermenü zur Auswahl angeboten. Wenn es zu dem ausgewählten Objekt-Typ nur eine Art gibt, öffnet sich sofort ein leerer Objektreiter.
Mehr dazu: Schriftstück neu anlegen |
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Notizen und Stempel
Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:
Öffnet das Dialogfenster Notiz, in dem Sie Notizen zum markierten Schriftstück hinzufügen können. Für die einzelnen Notizen können Sie dort im Reiter Extras festlegen, welche Hintergrundfarbe die Notiz haben soll (abhängig von der entsprechenden System-Einstellung), ob sie unveränderbar sein soll und wer sie sehen darf.
Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau vorausgewählt ist und vorhandene Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel eingeblendet sind. Dort können Sie über die entsprechenden Befehle in der Funktionsleiste neue Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel hinzufügen, Ihre bestehenden Notizen ändern sowie Ihre bestehenden Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel anzeigen oder löschen. |
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Sicherheit
Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Integrität vorausgewählt ist. Dort wird die Integritätsprüfung ausgeführt. Dort wird geprüft, ob die aktuelle Version der Datei mit der original gespeicherten Version übereinstimmt. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt.
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Stapel scannen
Bietet die Möglichkeit, einen aus beliebig vielen Dokumenten bestehenden Stapel einzuscannen. Die eingescannten Dokumente werden als Stapel gespeichert und können anschließend oder auch später regisafe-Schriftstücken zugeordnet werden. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Schriftgut-Scanner eingesetzt wird. |
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Stapel zuordnen
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Suche
Schriftstücke
Öffnet die Schnellsuche. Sie ist automatisch auf Schriftstücke eingestellt (Schriftstücke ist im linken Feld markiert). Durch eine Angabe unter Suchbegriff Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Sitzungskennung, Adresskennung oder Verteilerbezeichnung kann die Suche eingegrenzt werden. Mehr dazu: Schriftstücke suchen |
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Öffnet ein Auswahlmenü der verschiedenen Objekt-Typen. Nach Auswahl des Objekt-Typs wird dessen Verlauf in der Trefferliste angezeigt. Die maximale Anzahl der im Verlauf angezeigten Objekte richtet sich nach der Benutzer-Einstellung Anzahl der [Objekt-Typ] im Verlauf in der Einstellungsgruppe für den jeweiligen Objekt-Typ.
Mehr zur Anzeige von Schriftstücken in Listen: Schriftstücke anzeigen |
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Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:
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Volltext-Suche in Datei-Inhalten
Öffnet das Fenster Volltext-Suche, mit dessen Hilfe Sie Schriftstücke nicht nur nach den Angaben der Datensatzmaske suchen können, sondern auch nach dem Inhalt der Dateien. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Volltext-Recherche eingesetzt wird und Sie die entsprechende Berechtigung Volltext-Suche besitzen. Mehr dazu: Volltext-Suche in Datei-Inhalten |
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Öffnet ein Untermenü, in dem bis zu 20 Workflows angeboten werden, die für Schriftstücke zur Verfügung stehen. Dabei werden zunächst die zuletzt verwendeten Workflows angeboten, danach, durch einen Trennstrich getrennt, die übrigen zur Verfügung stehenden Workflows in alphabetischer Reihenfolge.
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Zuordnungen
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