Abonnements
Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Abonnieren
Abonniert die markierten Schriftstücke.

Abonnement beenden
Beendet Ihr Abonnement der markierten Schriftstücke.

Abonnenten anzeigen
Öffnet den Detailreiter Abonnenten des markierten Schriftstücks. Sofern vorhanden, wird darin Ihr eigenes Abonnement markiert.
Mehr dazu: Reiter "Abonnenten" verwenden

Meine Abonnements
Öffnet den Reiter Abonnements im regisafe-Programmfenster.
Mehr dazu: Abonnements ansehen

Anzeigen

Zeigt den Schriftstück-Reiter an. Änderungen können in dieser Ansicht nur mithilfe der Schaltfläche Ändern gemacht werden.
Mehr zum Inhalt des Reiters: Schriftstück ändern.

Datei

Befehle, die für die Bearbeitung von Schriftstück-Dateien zur Verfügung stehen.

 Datei öffnen

Öffnet die Datei im Anwendungsprogramm zur Bearbeitung.

Mehr dazu: Datei öffnen

Datei öffnen und aktualisieren
Nach Änderungen im Schriftstück-Datensatz werden mit diesem Befehl Daten aktualisiert, die zuvor aus einem Objektreiter in die Schriftstück-Datei übernommen wurden.

Mehr dazu: Schriftstück ändern

Datei anzeigen

Öffnet abhängig von den Benutzer-Einstellungen die Datei-Vorschau in der Trefferliste oder den Detailreiter Datei eines Schriftstück-Datensatzes.
Mehr dazu: Datei

Datei drucken
Drucken von Schriftstücken zusammen mit dem Inhalt zugehöriger Dateien und mit allen sonstigen Daten, die regisafe für Schriftstücke speichert, z.B. Notizen und Stempel.
Mehr dazu: Datei drucken

Datei-Integrität prüfen
Öffnet den Objektreiter des Schriftstücks, wobei der Detailreiter Datei-Integrität vorausgewählt ist. Dort wird geprüft, ob die aktuelle Version der Datei mit der original gespeicherten Version übereinstimmt. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt.

Mehr dazu: Schriftstück-Datei-Integrität prüfen

Löschen und neu anlegen
Löscht das markierte Schriftstück und legt es anschließend neu an. Die Schriftstück-Daten, die in den Original- Datensatzmaske enthalten sind, bleiben erhalten und werden an das neue Schriftstück übergeben.
Mehr dazu: Löschen und neu anlegen

Einfügen aus Windows-Ordner

Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl von Dateien aus einem Windows-Verzeichnis. Die ausgewählten Dateien werden dem Schriftstück hinzugefügt.

Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner

Bestehende Datei zuordnen
Öffnet das Fenster Datei zuordnen, mit dessen Hilfe Dateien als Schriftstück abgelegt werden können, die außerhalb von regisafe erstellt wurden. Dieser Befehl ist nur über das Startmenü Schriftstücke | Datei erreichbar.
Mehr dazu: Bestehende Datei zuordnen

Kopieren in Windows-Ordner
Kopiert eine oder mehrere Dateien des markierten Schriftstücks aus dem regisafe-Dateispeicher in einen beliebigen Windows-Ordner. Dabei können Sie die gewünschten Dateien des Schriftstücks auswählen.
Mehr dazu: Kopieren in Windows-Ordner

Drucken
Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Datei drucken
Druckt das markierte Schriftstück. Dabei können Sie auswählen, welche Bestandteile des Schriftstücks gedruckt werden sollen und welchen Drucker Sie verwenden wollen. Mehr dazu: Datei drucken

Aktuelle Anzeige (Liste) drucken

Druckt, je nach Auswahl, unterschiedliche Inhalte von der gesamten Akten-Trefferliste oder von Teilen daraus. Mehr dazu: Aktuelle Anzeige drucken.

Einfügen
Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Einfügen aus Zwischenablage
Fügt den Inhalt aus der Zwischenablage dem Schriftstück hinzu.
Mehr dazu: Einfügen aus Zwischenablage

Einfügen aus Windows-Ordner

Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl von Dateien aus einem Windows-Verzeichnis. Die ausgewählten Dateien werden dem Schriftstück hinzugefügt.

Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner

Einstellungen Schriftgutverwaltung
Öffnet die Benutzer-Einstellungen, wobei die Gruppe Schriftgutverwaltung vorausgewählt ist. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Einstellungen vornehmen.
Mehr zu den Benutzer-Einstellungen: Einstellungen für die Schriftgutverwaltung

Elektronische Unterschrift
Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Unterschreiben
Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau mit speziellen Unterschriftsfunktionen in der rechten Seitenleiste vorausgewählt ist. Gleichzeitig wird das Dialogfenster zum Unterschreiben geöffnet. Hier können Sie Ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die entsprechende Berechtigung Elektronisch unterschreiben besitzen.

Unterschrift anfordern

Öffnet das Dialogfenster zum Anfordern einer neuen Unterschrift. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen.

Unterschriften anzeigen

Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau mit speziellen Unterschriftsfunktionen in der rechten Seitenleiste vorausgewählt ist. In der rechten Seitenleiste werden die vorhandenen Unterschriften angezeigt und Sie können Ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. oder die Unterschrift eines anderen Sachbearbeiters anfordern. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen.

E-POST
Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Über E-POST senden

Sendet, nach Auswahl eines E-POST-Kontos, ausgewählte Schriftstücke zum Versand an die E-POST. Wenn der Empfänger ebenfalls über ein E-POST-Konto verfügt, wird die Post auch digital zugestellt.
Mehr dazu: Über E-POST senden

E-POST-Sendestatus abfragen
Zeigt den Sendestatus ausgewählter Schriftstücke an.

Diese Befehle und dieses Untermenü stehen nur zur Verfügung, wenn die Schnittstelle zu E-POST eingesetzt wird und Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Versenden über E-POST bzw. zum Abfragen des Sendestatus haben.
Mehr dazu: E-POST-Sendestatus abfragen

Favoriten
In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Zu den Favoriten hinzufügen
Fügt das markierte Schriftstück zu den Favoriten hinzu und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft.

Aus den Favoriten entfernen
Entfernt das markierte Schriftstück aus den Favoriten und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft.

Schriftstück-Favoriten anzeigen
Zeigt die Schriftstück-Favoriten als Trefferliste an.

In der Menüleiste bietet dieser Befehl eine Auswahl der verfügbaren Objekt-Typen.
Im Start-Menü gibt es pro Objekt-Typ stattdessen den Befehl  Favoriten anzeigen.

Kopieren
Verwendet das markierte Schriftstück als Vorlage für ein neues Schriftstück.
Wenn mehrere Dateien im ausgewählten Schriftstück enthalten sind, können Sie auswählen, welche davon in das neue Schriftstück übernommen werden sollen.
Mehr zum Kopieren von Schriftstücken: Schriftstück kopieren

Löschen
Löscht die markierten Schriftstücke. Sie benötigen dazu die Berechtigung Schriftstücke löschen.

• Löschen in den Detailreitern des Reiters Schriftstücke:
  Beim Löschen eines Schriftstücks mit mehreren Dateien werden können Sie die zu löschenden Dateien auswählen oder auch das gesamte Schriftstück löschen. Im Detailreiter Datei wird die gerade angezeigte Datei zum Löschen angeboten. Alternativ können Sie zuvor die zu löschenden Dateien markieren.

Mail/Wiedervorlage (Modul Mail/Wiedervorlage)

Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Neue Mail...
Sendet Schriftstücke-Verweise als Mail an andere regisafe-Benutzer; an externe Adressen können solche Verweise nicht versendet werden!
Grund: Das Senden von Verweisen ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf das Objekt hat, auf das verwiesen wird. Bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage wird davon ausgegangen, dass für alle Nutzer derselben regisafe-Installation eine interne Mail-Adresse besteht.
Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird.

Neue Wiedervorlage
Sendet Schriftstücke-Verweise an einem bestimmten Tag als Erinnerung in Form einer Mail an regisafe-Benutzer.
Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird.

Als Serien-Mail versenden...
Schriftstücke, die mit einer Vorlage für Word oder Word Serienbrief erstellt wurden und mit Adressen und/oder Verteilern aus der Adressverwaltung verknüpft sind, können über diesen Befehl als Serien-Mail an die jeweiligen Empfänger versendet werden. Beim Senden von Serienbriefen werden aus dem Serienbrief Einzeldokumente erstellt und an die entsprechenden Empfänger versandt. Nach dem Versand öffnet sich im Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage der Sendebericht zur Prüfung.
Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird und es für den Versand von Serien-Mails eingerichtet wurde.

Als E-Mail senden (Outlook)
Ihr Administrator kann über die System-Einstellung Befehl 'Als E-Mail senden' festlegen, ob und wenn ja in welcher Form Sie Schriftstücke versenden können. Zur Auswahl können stehen: Verweise, Kopien und Konvertierungen. Der Befehl sendet Schriftstücke in der ausgewählten Form als E-Mail über Ihr externes Mail-System (z.B. Outlook) an andere regisafe-Benutzer. Der Versand als Verweis ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf die gesendeten Schriftstücke hat.
Näheres zu diesem Befehl finden Sie hier: Als E-Mail senden.
Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie über die Berechtigung Schriftstücke als E-Mail senden verfügen. Wird das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, lautet die Berechtigung Neue Mail / Neue Wiedervorlage. In diesem Fall befindet sich dieser Befehl im Untermenü Mail/Wiedervorlage oder er ist deaktiviert.

Menüleiste anpassen
Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Menüleiste nach Ihren Wünschen konfigurieren können.

Neu anlegen

In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl zunächst ein Menü zur Auswahl des Objekt-Typs, also z.B. Akte/Vorgang, Schriftstück, Adresse etc. Sofern es zu dem Objekt-Typ mehrere Objekt-Arten bzw. Vorlagen gibt, werden diese in einem Untermenü zur Auswahl angeboten. Wenn es zu dem ausgewählten Objekt-Typ nur eine Art gibt, öffnet sich sofort ein leerer Objektreiter.

• Im Start-Menü zu den Objekt-Typen öffnet dieser Befehl direkt ein Untermenü zur Auswahl der Objekt-Art bzw. Vorlage.

Mehr dazu: Schriftstück neu anlegen

Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Neue Notiz

Öffnet das Dialogfenster Notiz, in dem Sie Notizen zum markierten Schriftstück hinzufügen können. Für die einzelnen Notizen können Sie dort im Reiter Extras festlegen, welche Hintergrundfarbe die Notiz haben soll (abhängig von der entsprechenden System-Einstellung), ob sie unveränderbar sein soll und wer sie sehen darf.
Mehr dazu: Schriftstück-Notizen verfassen, ändern und anzeigen

Neuer Stempel
Öffnet ein Untermenü zur Auswahl eines Stempels. Der ausgewählte Stempel wird dem Schriftstück hinzugefügt.
Mehr dazu: Bearbeitungsnotizen-Stempel verwenden

Notizen und Stempel anzeigen

Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau vorausgewählt ist und vorhandene Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel eingeblendet sind. Dort können Sie über die entsprechenden Befehle in der Funktionsleiste neue Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel hinzufügen, Ihre bestehenden Notizen ändern sowie Ihre bestehenden Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel anzeigen oder löschen.

Sicherheit
Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Datei-Integrität prüfen

Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Integrität vorausgewählt ist. Dort wird die Integritätsprüfung ausgeführt. Dort wird geprüft, ob die aktuelle Version der Datei mit der original gespeicherten Version übereinstimmt. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt.

Aktivitätsprotokoll
Zeigt das Aktivitätsprotokoll an, in dem alle Vorfälle zum markierten Objekt enthalten sind (z.B. Änderungen usw.). Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Aktivitätsprotokoll eingesetzt wird. Mehr dazu: Aktivitätsprotokoll anzeigen.
Dort können auch Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll eingetragen werden, die regisafe nicht automatisch speichert (z.B. ein Telefonat). Mehr dazu: Eintrag in das Aktivitätsprotokoll vornehmen

Versionen
Zeigt Ihnen die Versionen des markierten Schriftstücks, die im Verlauf der Bearbeitung bisher abgespeichert wurden.
Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Versionskontrolle eingesetzt wird.
Mehr dazu: Versionen anzeigen

Stapel zuordnen
Bietet die Möglichkeit, einen eingescannten Stapel regisafe-Schriftstücken zuzuordnen.
Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Schriftgut-Scanner eingesetzt wird.

Verlauf

Öffnet ein Auswahlmenü der verschiedenen Objekt-Typen. Nach Auswahl des Objekt-Typs wird dessen Verlauf in der Trefferliste angezeigt.

Die maximale Anzahl der im Verlauf angezeigten Objekte richtet sich nach der Benutzer-Einstellung Anzahl der [Objekt-Typ] im Verlauf in der Einstellungsgruppe für den jeweiligen Objekt-Typ.

• Im Start-Menü zu den Objekt-Typen zeigt dieser Befehl den Verlauf in der Trefferliste an.

Mehr zur Anzeige von Schriftstücken in Listen: Schriftstücke anzeigen

Verweis

Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen:

Verweisdatei in Zwischenablage kopieren
Kopiert eine Verweisdatei (IQO-Datei) auf das Schriftstück in die Zwischenablage.
Von dort aus kann sie in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er das Schriftstück durch einen Doppelklick auf die IQO-Datei in regisafe anzeigen, sofern er Zugriffsberechtigung darauf besitzt.

• Sie können auch mehrere Objekte des gleichen Typs, z.B. Schriftstücke, auf einmal markieren und dafür eine Verweisdatei erzeugen.
• Sie können Verweisdateien auf Objekte auch durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) aus Objektbäumen oder Objektlisten in externe Anwendungen einfügen. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen die Strg-Tasteund gleichzeitig die Alt-Taste gedrückt.

Link in Zwischenablage kopieren
Generiert einen Link (einen sog. Deeplink) zum markierten Schriftstück und kopiert diesen in die Zwischenablage. Von dort aus kann er in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt und versendet werden.
Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er das Schriftstück in seinem regisafe anzeigen, indem er den Link in seinen Browser kopiert und aufruft.
Der Browseraufruf startet eine Suche nach dem Schriftstück im regisafe-Client des Empfängers. Sofern das gefundene Schriftstück nur eine Datei besitzt, wird diese entweder im Schriftstück-Viewer angezeigt oder im Anwendungsprogramm geöffnet, je nach Einstellung Schriftgutverwaltung | Doppelklick in Schriftstück-Listen. Ansonsten wird das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen in einer neuen Trefferliste angezeigt.
Falls der Link-Empfänger keine Zugriffsberechtigung auf das Schriftstück besitzt, wird eine Meldung Keine Ergebnisse gefunden angezeigt.

Workflow starten

• Dieser Befehl wird nur angezeigt, sofern das Modul Workflow lizenziert ist und die System-Einstellung Schriftgutverwaltung | Workflow verfügbar eingeschaltet ist.

Öffnet ein Untermenü, in dem bis zu 20 Workflows angeboten werden, die für Schriftstücke zur Verfügung stehen. Dabei werden zunächst die zuletzt verwendeten Workflows angeboten, danach, durch einen Trennstrich getrennt, die übrigen zur Verfügung stehenden Workflows in alphabetischer Reihenfolge.
Stehen mehr als 20 Workflows zur Verfügung, wird zusätzlich ein Menüpunkt Weitere Workflows angeboten, welcher ein Dialogfenster öffnet, in dem ohne Begrenzung der Anzahl alle zur Verfügung stehenden Workflows angeboten werden.

• Wenn der ausgewählte Workflow zu dem Schriftstück bereits läuft oder in Vergangenheit bereits durchlaufen wurde, wird eine entsprechende Abfrage angezeigt.
  Ansonsten wird der Workflow ohne weitere Abfrage sofort gestartet.
• Wenn mehrere Schriftstücke markiert sind, wird der Workflow zum ersten Schriftstück gestartet und die weiteren Schriftstücke als zusätzliche Schriftstücke dem Workflow-Durchlauf hinzugefügt, wobei maximal 5 markierte Schriftstücke zulässig sind.

Zuordnungen
Öffnet ein Untermenü, in dem die zugeordneten und unter-/übergeordneten Objekte aufgerufen werden können. Dieselben Zuordnungen werden im Reiter Finden & Wissen auch im Teilfenster Zuordnungen angezeigt.