Datei-Vorschau (Schriftstück-Viewer)

Um zum Anzeigen der Datei-Inhalte von Schriftstücken nicht immer das Anwendungsprogramm öffnen zu müssen, bietet das Anwendungsmodul Schriftstück-Viewer eine schnelle und komfortable Alternative.

Die Datei-Vorschau bietet folgende Vorteile: 

Allgemeine Funktionen

Aufruf der Datei-Vorschau

Sie können in der Datei-Vorschau Dateien ein oder mehrere Schriftstücke öffnen/bearbeiten: 

Rechts erscheint wie in allen Datensatz-Reitern die Funktionsleiste, über die Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel und bei Einsatz des Moduls Elektronische Signatur auch Signaturen angezeigt und erstellt werden können. Nähere Informationen zu den Signatur-Funktionen finden Sie in der Online-Dokumentation zur Elektronischen Signatur.

 

Miniaturansichten

Enthält ein Schriftstück auch Dateien mit Miniaturansichten, werden im Vorschau-Fenster zunächst von allen Dateien Miniaturen angezeigt. Für Dateien, die keine Miniaturansicht haben, wird stattdessen das Dateiformat-Symbol des zugehörigen Anwendungsprogramms angezeigt.
In der Seitenleiste wird das -Symbol angeboten, mit dem die Anzeige der Miniaturansichten ein- bzw. ausgeblendet werden kann. Sind die Miniaturen ausgeblendet, erscheinen die Dateinamen in der Seitenleiste.
Enthält das Schriftstück nur eine Datei, so wird diese sofort angezeigt. Sind dagegen mehrere Dateien enthalten, werden diese zunächst zur Auswahl in der Miniaturansicht angezeigt.

 

Archivdateien, PDF und Passwortschutz

Inhalte von Archivdateien (ZIP etc.) und Anlagen von PDF werden in der Baumansicht zur Auswahl angeboten.
Besteht ein Schriftstück nur aus einer Archiv-Datei, werden auch bei zugeklappter Dateiauswahl die im Archiv enthaltenen Dateien in der Seitenleiste angeboten.

Da das Öffnen und Durchsuchen von Archiven viel Zeit in Anspruch nehmen kann, wird es im Hintergrund durchgeführt. Die Anzeige der enthaltenen Dateien kann daher verzögert sein.

Bei Passwort-geschützten Dateien wird das Passwort abgefragt und bei korrekter Eingabe des Passworts die entschlüsselte Datei angezeigt.

 

Allgemeine Befehle in der Standard-Symbolleiste (oben) des Detailreiters Datei

Folgende Befehle stehen im Reiter Datei zur Verfügung:

Symbol

Funktion

 

Eine Datei zurückblättern / Eine Datei vorblättern
"Blättert" nacheinander durch die einzelnen Dateien eines Schriftstücks.
Wenn der Viewer für ein Schriftstück in einer Liste geöffnet wurde, können Sie darüber hinaus auch durch die Dateien der benachbarten Schriftstücke blättern!

Neben den speziellen Befehlen der Datei-Vorschau stehen in der oberen Menüleiste auch alle sonstigen Befehle zu den Dateien und dem Schriftstück zur Verfügung.

  1. Werden nicht alle Befehle angezeigt, können Sie eine Liste aller Befehle über Alle Befehle oder durch die Taste F10 aufrufen.

Spezielle Befehle zur Bearbeitung von Dateien in der Menüleiste der Dateivorschau (unten)

In der Datei-Vorschau können Sie Befehle ausführen, mit denen Sie die Anzeige des Datei-Inhalts individuell anpassen und einzelne Dateien verwalten und bearbeiten können.

Folgende Befehle stehen zur Bearbeitung von einzelnen Datei-Seiten zur Verfügung:

Symbol

Funktion

Ganzer Bildschirm
Vergrößert die angezeigte Seite auf die volle Bildschirmgröße.
Erneutes Verwenden des Befehls oder der Esc-Taste stellt die ursprüngliche Größe wieder her.

Ansicht

Öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen:

 

Seitenansicht
Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts, so dass die Seite inklusive Seitenrand optimal eingepasst wird.

 

Normalansicht
Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts, sodass der Seiten-Inhalt ohne Seitenrand optimal eingepasst wird

 

Schrift vergrößern / Schrift verkleinern

Ändert die Schriftgröße des enthaltenen Texts.

Vergrößern / Verkleinern

Vergrößert bzw. verkleinert die Anzeige des Datei-Inhalts jeweils stufenweise.

Dieselbe Funktionalität steht auch durch Drücken der Plus- bzw. Minus-Taste sowie durch Drücken und Drehen des Mausrads zur Verfügung.

Zoomfaktor:
Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts. Sie müssen dazu einen vorgegebenen Vergrößerungsfaktor aus dem Untermenü auswählen. Der Zoom-Faktor bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Größe des Fensters ändern oder eine andere Seite anzeigen lassen.

 

Optimale BreiteOptimale Höhe

Passt den Datei-Inhalt optimal an die momentane Breite oder Höhe des Datei-Vorschau-Fensters an.

  • Bei der Anzeige von TIFF- und PDF-Dateien wird die zuletzt verwendete Einstellung gemerkt und beim nächsten Mal automatisch wiederverwendet, es sei denn, es ist in der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung | Datei-Vorschau: Optionen ein Zoomfaktor eingestellt.

 

 

Drehen im Uhrzeigersinn / Drehen gegen den Uhrzeigersinn

Dreht den Datei-Inhalt jeweils um 90° nach rechts, um 90° nach links.

  • Ein Befehl zum Drehen um 180° (Umdrehen) befindet sich im Menü Bearbeiten.

Bearbeiten

Öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen zur Bearbeitung von Dateien:

 

Ränder entfernen
Entfernt oben, unten, links und rechts weiße und schwarze Ränder.
Diese Funktion ändert die Papiergröße so, dass nur noch der eigentliche Inhalt übrig bleibt. Die Ränder werden mit einer "elektronischen Schere" abgeschnitten.
Als Rand werden nur vollständig weiße bzw. schwarze Flächen angesehen. Wenn diese Flächen auch nur kleinste Punkte (z.B. durch Unreinheiten des Scanners) enthalten, werden sie nicht abgeschnitten.
Dieser Befehl steht Ihnen nur bei Schwarz/Weiß-Seiten zur Verfügung.

 

Seite gerade richten
Richtet Seiten, die z.B. beim Scannen schief eingezogen wurden, wieder gerade. Die Funktion erkennt selbstständig, in welchem Winkel die Seite schief steht, und dreht sie automatisch um diesen Winkel.
Alle ausgewählten Seiten werden durch diese Funktion gerade gerichtet.

 

Seite invertieren
Invertiert die Farbflächen einer Seite, z.B. wenn diese "weiß auf schwarz" statt "schwarz auf weiß" angezeigt wird.

 

Bereinigen
Entfernt kleine Flecken in einfarbigen Flächen.

 

Stanzlöcher entfernen
Entfernt schwarze runde Flecken, die von einem Locher stammen (die Flecken haben dadurch eine bestimmte Größe und einen bestimmten Abstand). Dieser Befehl steht Ihnen nur bei Schwarz/Weiß-Seiten zur Verfügung und dort auch ausschließlich für schwarze Flecken.

 

Schärfen
Schärft die Konturen in farbigen Dateien oder Graustufen-Dateien. In Schwarz/Weiß-Scan-Dateien hat der Befehl keine Auswirkung.

 

Weichzeichnen
Zeichnet die Konturen in allen Arten Dateien "weich". Bei Schwarz/Weiß-Dateien werden die schwarzen Elemente i.d.R. einfach "dicker". Bei farbigen Dateien wird das Bild i.d.R. unschärfer, dadurch verschwinden aber auch störende Flecken/Streifen.

 

Umdrehen

Dreht die Seite um 180°

Anmerkungen hinzufügen

Öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen:

 

Notiz oder geometische Formen
Fügt der Datei eine Notiz oder geometrische Form entsprechend der Auswahl hinzu.

 

Anmerkung ein-/ausblenden

Blendet Anmerkungen ein- oder aus, sofern sie noch nicht eingebrannt wurden.

 

Einbrennen

Brennt alle vorhandenen Anmerkungen in das Dokument ein. Danach können die Anmerkungen nicht mehr editiert, verschoben, gelöscht oder ein-/ausgeblendet werden.

  • Es können nur alle Anmerkungen auf einmal eingebrannt werden.
    Da das Einbrennen nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, erscheint eine Sicherheitsabfrage in der Sie bestätigen müssen, dass Sie die Anmerkungen einbrennen wollen.

Stempeln

  • Dieser Befehl wird nur angezeigt, sofern in der Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung | Stempel (in TIFF/PDF-Dateien) Stempel für definiert wurden.

Öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen:

 

Namen der definierten Stempel
Versieht die Datei mit dem als Stempel festgelegten Text.

.

 

Stempel ein-/ausblenden

Blendet Stempel ein- oder aus, sofern sie noch nicht eingebrannt wurden.

 

Einbrennen

Brennt alle vorhandenen Stempel in das Dokument ein. Danach können die Stempel nicht mehr verschoben, gelöscht oder ein-/ausgeblendet werden.

  • Es können nur alle Stempel auf einmal eingebrannt werden.
    Da das Einbrennen nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, erscheint eine Sicherheitsabfrage in der Sie bestätigen müssen, dass Sie die Stempel einbrennen wollen.

Schwärzen

Öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen:

 

Bereich schwärzen
Verwandelt den Mauszeiger in ein Kreuz und schwärzt den anschließend mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste markierten Bereich der Datei. Nach dem Loslassen der Maustaste öffnet sich ein Dialogfenster, in dem für die Schwärzung eine Zugriffsberechtigung festgelegt werden kann, sodass nur berechtigte Benutzer den unter der Schwärzung liegenden Teil der Datei einsehen können.

 

Geschwärzte Bereiche ein-/ausblenden

Blendet berechtigungsabhängig Schwärzungen ein- oder aus.

Kopieren

 

Abhängig vom Dateiformat steht dieser Befehl allein und kopiert den markierten Bereich in die Zwischenablage (s.u.) oder er öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen:

 

Kopieren in die Zwischenablage

Kopiert abhängig vom Dateiformat den Inhalt eines markierten Bereichs oder die markierten Seiten in die Windows-Zwischenablage. Der kopierte Inhalt kann somit in anderen Windows-Anwendungen mit dem entsprechenden Befehl der jeweiligen Anwendung (z.B. mit der Tastenkombination Strg-V) eingefügt werden, aber auch mit dem Befehl Einfügen in andere Dateien.

Text-Formate:
Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Text markieren.
Grafik-Formate:
Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Ohne Markierung wird die Grafik komplett in die Windows-Zwischenablage kopiert.

 

Kopieren als neues Schriftstück

Kopiert die aktuelle Seite bzw. mehrere markierte Seiten und öffnet ein neues Schriftstück-Datensatzfenster, um aus den Seiten ein neues Schriftstück zu erstellen.

Die Original-Datei wird dadurch nicht geändert.

Der Schriftstück-Datensatz ist bereits mit den Angaben aus dem Quell-Schriftstück vorausgefüllt.

  • Die in der System-Einstellung Felder beim Kopieren nicht übernehmen festgelegten Felder werden hierbei jedoch nicht übernommen.

Ausschneiden

Öffnet ein Menü mit folgenden Befehlen:

 

Ausschneiden in Zwischenablage
Schneidet den aktuellen Bereich / die aktuelle Seite bzw. mehrere ausgewählte Seiten aus. Dies bedeutet: Sie werden aus der aktuellen Datei entfernt und in die Windows-Zwischenablage übernommen, von wo sie an beliebiger anderer Stelle, auch in andere Dateien, mit dem Befehl Einfügen eingefügt werden können.

Text-Formate:
Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Text markieren.
Grafik-Formate:
Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Ohne Markierung wird die Grafik komplett in die Windows-Zwischenablage kopiert.

Sie steht so in anderen Anwendungsprogrammen zur Verfügung (meistens über den Befehl Bearbeiten | Einfügen oder Strg+V).

 

Ausschneiden als neues Schriftstück

Schneidet die aktuelle Seite bzw. mehrere markierte Seiten aus und öffnet ein neues Schriftstück-Datensatzfenster, um aus den Seiten ein neues Schriftstück zu erstellen.

Die ausgeschnittenen Seiten werden aus der Original-Datei gelöscht, wenn Sie die Änderungen dort speichern.

Der Schriftstück-Datensatz ist bereits mit den Angaben aus dem Quell-Schriftstück vorausgefüllt.

  • Die in der System-Einstellung Felder beim Kopieren nicht übernehmen festgelegten Felder werden hierbei jedoch nicht übernommen.

Einfügen

Fügt Seiten, die vorher z.B. mit dem Befehl Ausschneiden oder Kopieren in die Windows-Zwischenablage übernommen wurden, an der Einfügeposition ein. Die Funktion greift auf die Windows-Zwischenablage zu, wodurch Sie folgende Grafikformate und -Dateien in ein Dokument als neue Seiten einfügen können: PDF, TIF/TIFF, JPG/JPEG, JP2, BMP, RLE, DIB, EPS, GIF, PNG, TGA, IMG, DXF, PCX, DCX.

 

Um die Einfügeposition zu bestimmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Miniaturansicht auf der linken Seite (sofern mehrere Seiten vorhanden sind) zwischen die beiden Seiten, zwischen denen die Seiten aus der Zwischenablage eingefügt werden sollen.

 

Suchen

Öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen:

 

Suchen
Öffnet rechts oben ein verschiebbares Feld zur Eingabe des Suchbegriffs und sucht den eingegebenen Text im angezeigten Datei-Inhalt (Tastaturkürzel: Strg+F).

  • Erscheint der Suchbegriff im Eingabefeld in roter Schrift, kommt er im Dokument nicht vor.

Weitersuchen

Sucht das nächste Vorkommen eines Suchtextes im Datei-Inhalt. Wurde zuvor der Befehl Suchen nicht aufgerufen, öffnet dieser Befehl ebenfalls das Eingabefeld für den Suchbegriff.
(Tastaturkürzel: F3 vorwärts; Umschalt+F3 rückwärts)

  • Sofern Sie noch keine Suche im Viewer selbst durchgeführt haben, genügt es, den Befehl Weitersuchen (oder die F3-Taste) zu verwenden, um im Schriftstück-Viewer die Suche nach einem Begriff fortzusetzen, mit dem Sie zuvor z.B. eine Schnellsuche oder Volltext-Suche durchgeführt haben, sofern Sie noch keine Suche im Viewer selbst durchgeführt hatten.

Die Befehle funktionieren nur für PDF mit auslesbarem Text. Das Auslesen aus bearbeiteten PDF, d.h. auf die einer der Bearbeitungsbefehle wie z.B. Ränder entfernen angewendet wurden, funktioniert nicht mehr zuverlässig.

Scannen

  • Der Befehl wird nur angeboten, wenn an Ihrem PC ein Scanner angeschlossen ist.

Scannt eine oder mehrere neue Seiten. Wenn Sie die Einfügeposition gesetzt haben, werden die neuen Seiten an dieser Stelle eingefügt, ansonsten werden sie hinter der letzten Seite angefügt. Die gescannten Seiten werden automatisch markiert. Falls Sie feststellen, dass der Scan-Vorgang nicht erfolgreich war, können Sie die gescannten Seiten löschen und dann erneut einscannen.

Drucken

Öffnet ein Menü mit den folgenden Befehlen:

 

Drucken

Druckt das gesamte Dokument (= alle Seiten) auf dem unter Windows eingestellten Standard-Drucker aus und zwar mit allen Anmerkungen und Stempeln, die ihm hinzugefügt worden sind.

Falls eine Seite im Querformat angezeigt wird, der Drucker jedoch Hochformat druckt, wird die Seite automatisch gedreht.

Passt eine Seite nicht auf das Papier, wird sie automatisch verkleinert. Um ein ungewolltes Verkleinern einer Seite zu verhindern, wird das Verkleinern nicht durchgeführt, wenn die zu druckende Seite nur geringfügig größer ist als der Druckbereich. Ihr Drucker lässt den von ihm nicht druckbaren Bereich leer, druckt die Seite jedoch ansonsten 1:1 in der Originalgröße aus.

 

Drucken mit Auswahl

Zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie z.B. den Drucker, die zu druckenden Seiten, die Anzahl an Kopien oder den Druck von Anmerkungen auswählen können.

Nach Bestätigen dieses Dialogfensters wird der Druck durchgeführt.

  • Wenn Sie vor Verwendung des Befehls einen Bereich der angezeigten Datei mit gedrückter linker Maustaste markieren, können Sie auch nur diesen Teil der Datei drucken (mit der Option Markierung im Druck-Dialogfenster).

Drucken...
Zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie z.B. den Drucker, die zu druckenden Seiten, die Anzahl an Kopien oder den Druck von Anmerkungen auswählen können.

Nach Bestätigen dieses Dialogfensters wird der Druck durchgeführt.

  • Wenn Sie vor Verwendung des Befehls einen Bereich der angezeigten Datei mit gedrückter linker Maustaste markieren, können Sie auch nur diesen Teil der Datei drucken (mit der Option Markierung im Druck-Dialogfenster).

Löschen

Löscht die "aktuelle Seite" oder mehrere markierte Seiten.

  • Vor dem Löschen wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt, die Sie bestätigen müssen. Erst dann werden die Seiten tatsächlich gelöscht.
    Gelöschte Seiten können nicht wiederhergestellt werden!

    Nach dem Löschen wird die Einfügeposition an die Stelle gesetzt, an der sich die gelöschten Seiten befanden.

PDF-Anlagen anzeigen
Öffnet für PDF-Dateien ein separates Vorschau-Fenster, falls die PDF-Datei eigene Anlagen enthält. Dieses Fenster zeigt die Anlagen an und bietet zusätzlich die Befehle Datei öffnen, Ablegen und In Windows-Ordner speichern.

 

Dieser Befehl steht nur für PDF-Dateien zur Verfügung.

Schaltflächen im Detailreiter Datei

Schaltfläche Funktion

Öffnen

Öffnet das angezeigte Schriftstück im Anwendungsprogramm.

Aktualisieren

Hierdurch wird die angezeigte Datei geschlossen, das Schriftstück im aktuellen Stand neu eingelesen und die Datei dann wieder angezeigt. Der Schalter Aktualisieren wird nicht angeboten, wenn noch ungespeicherte Änderungen in der Dateianzeige vorhanden sind.

Übernehmen

Diese Schaltfläche wird kontextsensitiv angezeigt, sobald eine regisafe-Funktion aufgerufen ist, in die ein Schriftstück übernommen werden kann, z.B. eine neue Mail, der das Schriftstück beigefügt werden soll. Beim Klick auf diese Schaltfläche wechselt regisafe in den Reiter der betreffenden Funktion.

OK

Speichert aktuelle Änderungen in der Datei-Vorschau (aller bearbeiteten Dateien) und wechselt in einen anderen Schriftstück-Reiter.

Abbrechen
oder
Schließen

Schließt die Datei-Vorschau, ohne Änderungen zu speichern.