Schriftstück neu anlegen

Beim Neuanlegen von Schriftstücken wird der Objektreiter  Neu-Schriftstück verwendet.

In diesen werden alle Angaben zum Schriftstück eingetragen. Daneben enthält ein Schriftstück meist eine oder mehrere Dateien, die in unterschiedlichen Anwendungsprogrammen bearbeitet werden können (z.B. Word-Dateien, Bilder, gescannte Dokumente usw.). Im Anschluss an die Bearbeitung des Objektreiters wird die zugehörige Datei automatisch im Anwendungsprogramm zur Bearbeitung geöffnet.

Es gibt folgende Möglichkeiten, um ein Schriftstück neu anzulegen:

• Schriftstücke über das Menü anlegen: Dieses Vorgehen beschreibt den Standardweg, den Sie hauptsächlich zum Anlegen von Schriftstücken verwenden sollten (siehe unten).
  
• Schriftstücke mit Dateien aus Windows-Ordner anlegen: Wenn Sie viele Dateien in Ihrem Netzwerk gespeichert haben, unterstützt Sie regisafe dabei, diese schnell mit dem Reiter Dateien zuordnen aus Windows in regisafe-Schriftstücke zu überführen. Dieses Vorgehen hat bei Einsatz des Moduls Schriftstück-Viewer den Vorteil, dass Sie die Dateien vor der Zuordnung in einer Vorschau anzeigen und bearbeiten können .
  Mehr dazu finden Sie unter Bestehende Datei zuordnen .
• Der Reiter Dateien zuordnen unterstützt Sie auch, wenn Sie Schriftstücke mit Dateien aus einem Windows-Ordner per Drag & Drop anlegen möchten. Mehr dazu finden Sie unter Einfügen aus Windows-Ordner .
  
• Einzelne Seiten oder Dateien aus einem bestehenden Schriftstück kopieren/ausschneiden und daraus ein neues Schriftstück erstellen:
  Diese Vorgehensweise bietet sich insbesondere an, um die Zuordnung von Dateien zu Schriftstücken zu reorganisieren. Mehr dazu finden Sie unter Dateien kopieren und ausschneiden als neues Schriftstück .

• Um neue Schriftstücke zumindest als Datensatz anlegen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke neu anlegen (Allgemein) verfügen.
  Um neue Schriftstücke eines bestimmten Schriftstück-Typs (z.B. Word, Excel, usw.) inklusive entsprechender Schriftstück-Dateien aus einer Vorlage erstellen zu können, müssen Sie über die jeweilige Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke neu anlegen vom Typ '<Schriftstück-Typ>' verfügen.

Anleitung

So legen Sie neue Schriftstücke über das Menü an:

1. Markieren Sie in der Trefferliste die Akte, unter der das Schriftstück abgelegt werden soll.

   1. Hintergrund: Anders als bei der Vorgehensweise ohne regisafe fangen Sie nicht sofort mit dem Schreiben an, sondern legen zunächst die Ablagekriterien fest. Suchen Sie mit den Möglichkeiten der Aktenplanverwaltung das entsprechende Aktenzeichen und die gewünschte Akte. Sind zu diesem Aktenzeichen Akten/Vorgänge angelegt bzw. möchten Sie eine Akte anlegen, können Sie die Funktionen der Akten-/Vorgangsverwaltung nutzen.
      Die Zuordnungen des markierten Objekts erhalten Sie später für eine Übernahme in den Schriftstück-Reiter angeboten.
      Dies erfordert auch ein Umdenken beim Diktieren: Vor dem eigentlichen Text muss z.B. der Betreff, im Idealfall sogar schon das richtige Aktenzeichen (das evtl. ja bereits auf der Akten-Mappe steht, die der Sachbearbeiter während des Diktierens vor sich liegen hat) diktiert werden.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Neu anlegen | Schriftstück.
   

Welche alternativen Möglichkeiten gibt es?

• Im Ordnungsbaum des Programmreiters Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objekts (z.B. Akte oder Aktenzeichen)  Neu anlegen |  Schriftstück wählen.
• Im Programmreiter Start im Start-Menü  Schriftstücke |  Neu anlegen wählen.
• Im Programmreiter Neu anlegen im linken Teilfenster die Kategorie Schriftstücke wählen und auf die Schriftstück-Art doppelklicken.

• Falls nur eine Vorlage zur Verfügung steht, wird sofort der Schriftstück-Reiter geöffnet. Machen Sie in diesem Fall weiter bei Schritt 4 dieser Anleitung.
  
  Falls mehrere Schriftstück-Arten oder Vorlagen zur Verfügung stehen, werden sie in einem weiteren Untermenü des Kontextmenüs angezeigt.
  

  • Im Untermenü werden zuoberst die in letzter Zeit verwendeten Arten/Vorlagen angeboten, sofern diese nicht eine bestimmte Anzahl übersteigen. Danach folgen weitere Arten/Vorlagen, die zu dem aktuell markierten Objekt aufgrund der definierten Abhängigkeiten verfügbar sind. 
    

    Sollte die gewünschte Vorlage nicht dabei sein, wählen Sie Weitere Arten und Vorlagen. Damit wechseln Sie in den Reiter Neu anlegen, in dem Sie nach allen verfügbaren Arten und Vorlagen suchen können. 
    

    Ist die Anzahl der Arten/Vorlagen zu groß und daher unübersichtlich, können Sie im Reiter Neu anlegen oberhalb der Liste in das Feld Suchen einen Begriff eingeben, der im Namen der Objektart/Vorlage vorkommt. Es werden dann nur noch die Arten/Vorlagen angezeigt, die Ihrem Suchkriterium entsprechen. 

  • Ist die gewünschte Art/Vorlage immer noch nicht dabei, setzen Sie am unteren Rand der Liste die Markierung Auch Vorlagen anzeigen, die aufgrund der Abhängigkeit von Aktenzeichen derzeit nicht zur Verfügung stehen. Hatten Sie zuvor im Feld Suchen einen Begriff eingegeben, zu dem in den zunächst angezeigten Vorlagen kein "Treffer" erzielt wurde, wird diese Markierung automatisch gesetzt.
  • Mit der Schriftstück-Art Schriftstück (Karteikarte) können Sie einen Schriftstück-Datensatz anlegen, ohne eine Datei hinzuzufügen. So können Sie Schriftstücke in Ihrer Registratur in regisafe als Karteikarte anlegen, um z.B. gezielt nach dem Standort suchen zu können.
  
  
• Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
  • Im Vordergrund öffnet sich der Zuordnungsdialog.
    In Hintergrund öffnet sich ein leerer Schriftstück-Reiter auf Basis dieser Vorlage.
    
• Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Zuordnungen nach Ihren Wünschen. Mehr dazu: Zuordnungsdialog bearbeiten.
  • Der Schriftstück-Reiter gelangt in den Vordergrund. regisafe hat das Aktenzeichen und die Akten-/Vorgangskennung automatisch in die entsprechenden Felder des Schriftstück-Reiters Allgemein eingetragen.
    Der Schriftstück-Reiter untergliedert sich in mehrere Detailreiter. Auch zugeordnete Objekte und bestimmte Funktionen (z.B. Verknüpfungen und Aktivitätsprotokoll) haben einen eigenen Detailreiter, den Sie über die Detailreiterliste anzeigen können. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
    
• Tragen Sie in jedem Fall die zwingend erforderlichen Informationen zu Ihrem Schriftstück im Reiter Allgemein ein. Diese werden farbig hinterlegt angezeigt, solange sie noch nicht bearbeitet sind. (Details siehe unter: Reiter Allgemein).
  • Die Schriftstück/Vorgangs-Art kann nachträglich im unteren Teil des Reiters Allgemein unter Schriftstück/Vorgangs-Art geändert werden. Dazu öffnen Sie die Detailreiterliste mit einem Klick auf das -Symbol. Wählen Sie die gewünschte Schriftstück/Vorgangs-Art aus.
• Geben Sie in den übrigen Detailreitern bei Bedarf weitere Informationen ein.
  Anleitungen zur Verwendung der weiteren Reiter finden Sie unter:
  Reiter Aufbewahrung
  Reiter TR RESISCAN
  Reiter Extras
  

Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.

• Speichern Sie das Schriftstück mit OK
  • regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein.
    Danach legt regisafe den Schriftstück-Datensatz an.
    Falls in der Datei-Vorlage Formularfelder zur Übernahme von Daten aus dem Schriftstück-Datensatz enthalten sind, werden diese automatisch nach dem Öffnen aktualisiert.
    regisafe öffnet, je nach gewählter Vorlage, eine Schriftstück-Datei im zugehörigen Anwendungsprogramm zur Bearbeitung.
  • Auf der rechten Seite aller Datensatz-Reiter des Schriftstücks erscheint nach dem ersten Sichern durch Klicken auf OK die Funktionsleiste, über die Sie dem Schriftstück z.B. Notizen hinzufügen können (siehe auch: Schriftstück-Notizen verfassen, ändern und anzeigen .
    
    
  Welche Möglichkeiten stellt die Funktionsleiste zur Verfügung?

  Symbol	Funktion
  	Aufklappen/Zuklappen Klappt die Anzeige von Details zu den Funktionen auf bzw. zu.
  	Elektronische Signatur vorhanden Zeigt vorhandene Signaturen mit ihrem jeweiligen Prüfstatus an: Signatur ist OK Prüfung der Signatur ergab Fehler Diese Symbole werden nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronische Unterschriften anzeigen angezeigt.
  	Neue Notiz erfassen Öffnet das Dialogfenster zum Erfassen einer Notiz.   Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
  	Neuen Stempel anbringen Zeigt die definierten Bearbeitungsnotizen-Stempel zur Auswahl an. Wenn in einer regisafe-Installation keine Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert sind, werden folgende Stempel als Vorgabe eingerichtet: - Fehlerhaft - Genehmigt - Geprüft - Ungültig Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei ausgeblendet.
  	Unterschreiben Öffnet das Dialogfenster zum Unterschreiben. Dieses Symbol wird nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronisch unterschreiben angezeigt. Es steht nur im Detailreiter Datei nach Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen zur Verfügung und tritt dann an die Stelle der Symbole und .
  	Nach oben scrollen, Nach unten Scrollen Werden eingeblendet, sobald mehr Bearbeitungsnotizen und -Stempel vorhanden sind, als angezeigt werden können. Scrollen innerhalb der Funktionsleiste.

  • Wenn Sie die Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Reiter nach OK schließen auf Ein setzen, wird der Schriftstück-Reiter automatisch geschlossen
    
• Bearbeiten Sie die Schriftstück-Datei nach Bedarf.
  • Die Schriftstück-Datei basiert in der Regel auf einer speziell vorbereiteten Vorlage, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation abgestimmt ist.
    Die Erstellung oder Änderung von Vorlagen ist meist nur regisafe-Administratoren oder bestimmten Benutzern erlaubt.
    Diese können auch Auskunft geben, falls bei der Bearbeitung von Schriftstück-Dateien Fragen auftauchen.
    
• Schließen Sie die Schriftstück-Datei, nachdem Sie die Bearbeitung beendet haben.
  • Das Anwendungsprogramm wird geschlossen und regisafe speichert die Schriftstück-Datei automatisch als Bestandteil des neuen Schriftstücks.
• Falls der Schriftstück-Reiter noch angezeigt wird (im Lesemodus), schließen Sie diesen mithilfe der Schaltfläche Schließen.
  • In den Benutzer-Einstellungen der Gruppe Schriftgutverwaltung haben Sie viele Möglichkeiten, persönliche Einstellungen vorzunehmen.
    So können Sie z.B. festlegen, dass nach dem Neuanlegen eines Schriftstücks sofort ein neuer, leerer Objektreiter angezeigt wird, um ein weiteres, neues Schriftstück anzulegen.
    Eine vollständige Aufstellung der Benutzer-Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für die Schriftgutverwaltung.