Aktionen

In einem Workflow-Diagramm werden verschiedene Workflow-Schritte miteinander kombiniert. Je nachdem, was mit der Workflow-Definition erreicht werden soll, können für die Workflow-Schritte unterschiedliche Aktionen festgelegt werden.

Folgende Aktionskategorien gibt es:

Kategorie Beschreibung

Akten/Vorgänge, Adressen etc.

Diese Aktionskategorie dient der Anlage/Aktualisierung und Suche von regisafe-Objekt-Typen sowie dem Einlesen und Ändern von Datensatzfeldern.

 

Zur Definition einer solchen Aktion siehe:

Bedingungen und Ablaufsteuerung

Diese Aktionskategorie dient der Konfiguration von Bedingungen und Ablaufsteuerung innerhalb des Workflow-Diagramms.

Diese Aktionen sind:

  • Abbrechen
    An dieser Stelle wird der Workflow direkt abgebrochen. Im Workflow-Diagramm wird dies über einen Abbruchpunkt dargestellt.
    • Wird ein Abbruchpunkt in einem parallelen Workflow-Zweig erreicht, wird der Workflow-Durchlauf vollständig abgebrochen, auch wenn sich der Abbruchpunkt in einem Workflow-Zweig befindet, auf den nicht gewartet wird.
  • Bedingung
    An dieser Stelle wird geprüft, ob eine festgelegte Bedingung erfüllt ist. Anschließend wird von der Bedingung abhängig, die weitere Verarbeitung entweder in einem "Ja"-Zweig oder in einem "Nein"-Zweig fortgeführt.
  • Ende
    An dieser Stelle wird der Workflow ordnungsgemäß beendet, weitere Workflow-Schritte werden nicht mehr ausgeführt. Im Workflow-Diagramm kann hierdurch ein zusätzlicher Endpunkt entstehen.
    • Das Erreichen eines Endpunkts führt nicht zum Abbrechen des Workflow-Durchlaufs und somit auch nicht zum Abbrechen von noch offenen Aufgaben zu Workflow-Schritten, auf deren Durchführung nicht gewartet wurde.
  • Keine Aktion
    An dieser Stelle im Workflow erfolgt nichts, es wird sofort mit dem nächsten Workflow-Schritt fortgefahren.
    Diese Aktion kann z.B. verwendet werden, wenn in einer Bedingung nur im "Ja"-Zweig etwas geschehen soll, nicht im "Nein" -Zweig.
  • Springen zu anderem Workflow
    An dieser Stelle im Workflow kann zu einem anderen Workflow gesprungen werden und dort mit der Ausführung fortgesetzt werden.
    Es werden nur die Workflows zur Auswahl angeboten, welche sich unterhalb der aktuell bearbeiteten Workflow-Definition im Detailreiter Workflows befinden.
    • Die Durchführung des aktuellen Workflows wird durch diesen Sprung beendet.

      Befindet sich der Ziel-Workflow nach dem aktuellen Workflow, werden alle Workflows dazwischen in den Status Abgeschlossen versetzt und dadurch übersprungen.

      Befindet sich der Ziel-Workflow vor dem aktuellenWorkflow, werden alle Workflows dazwischen in den Status Noch nicht aktiv zurückversetzt und dadurch nach Abschluss des Workflows, zu dem gesprungen wurde, erneut durchgeführt.

      Im Workflow-Diagramm erfolgt die Darstellung eines solchen Sprungpunkts in ähnlicher Form wie bei der Aktion Springen zu Workflow-Schritt, jedoch in der Farbe eines Endpunkts, um deutlich zu machen, dass durch diesen Sprungpunkt der aktuelle Workflow beendet wird.
    • Innerhalb eines Workflow-Zweigs, auf dessen Durchführung nicht gewartet werden soll, kann nicht zu einem anderen Workflow gesprungen werden.
  • Springen zu Workflow-Schritt
    An dieser Stelle im Workflow kann zu einem anderen festzulegenden Workflow-Schritt gesprungen werden und dort mit der Ausführung fortgesetzt werden.
  • Warten auf Fristablauf
    Nähere Informationen zum Setzen dieser Aktion, siehe: Dialogfenster "Frist" bearbeiten/Aktion "Warten auf Fristablauf"
  • Wiederholen
    Zur Definition einer solchen Aktion siehe: Dialogfenster "Wiederholen" bearbeiten

Benutzer-Arbeitsschritte

In dieser Aktionskategorie generieren Sie einen Workflow-Schritt welcher im Gegensatz zu allen anderen vom Benutzer und nicht vom System durchgeführt wird.
Bei der Durchführung des Workflows wird ein Benutzer-Arbeitsschritt dem jeweiligen Benutzer als Aufgabe zur Bearbeitung übergeben.

 

Nähere Informationen zur Erstellung eines Benutzer-Arbeitsschritts, siehe: Aktion "Benutzer-Arbeitsschritte" erstellen

Metadaten aufbereiten

Diese Aktionskategorie dient dazu, dass ein Workflow-Schritt Listeneinträge ausliest oder Metadatenfelder setzt.

 

Nähere Informationen zum Auslesen von Listeneinträgen, siehe: Dialogfenster "Listeneintrag auslesen" bearbeiten

Nähere Informationen zum Setzen von Metadatenfeldern, siehe:Dialogfenster "Metadatenfeld setzen" bearbeiten

  • Sofern Sie das Modul Posteingangsassitent (KI) lizenziert und eingerichtet haben, sehen Sie die Aktion "Daten ermitteln (KI)".
    Mehr dazu, siehe: KI-gestützte Aktionen verwenden.

Schriftstück

Diese Aktionskategorie dient der Aktion rund um das abzulegende Schriftstück.

 

Zur Definition dieser Aktionen siehe:

Zugriffsberechtigung

Diese Aktionskategorie dient der Aktion rund um der Vergabe von Zugriffsberechtigungen.

 

Folgende Aktionen gibt es:

  • Aktion "Zugriff setzen/anpassen"
  • Aktion "Temporären Zugriff vergeben"
  • Aktion "Temporäre Zugriffe entfernen"
    Dieser Workflow-Schritt benötigt keine Konfiguration.

    Grundsätzlich werden dabei alle bis zu diesem Zeitpunkt in dem Workflow-Durchlauf vergebenen temporären Zugriffe aller betroffenen Objekte entfernt.
    Bei Bedarf können anschließend über einen weiteren Workflow-Schritt der Aktion Temporären Zugriff vergeben erneut temporäre Zugriffe vergeben werden.